电子发票报销入账归档问题初探

王维山 张 迪 杨 梅

2015年12月11日，财政部和国家档案局联合修订了《会计档案管理办法》（财政部%国家档案局令第79号），修订后的办法完善了电子会计档案的管理，确定了哪些属于会计电子档案，并对怎样保存、查阅、销毁期限等方面做了统一的要求。2020年3月23日，财政部和国家档案局联合印发了《关于规范电子会计报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），又进一步明确了电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，以及对如何保管电子会计档案做出明确要求。

一、电子会计档案有何意义

对于如何实施电子会计报销入账归档等具体操作层面的规范性问题，一直缺乏具体规定，因此，《通知》承认了电子会计凭证的法律效力，提出电子会计凭证报销入账归档全流程电子化的要求，通过政策引导，助力国家经济发展，电子会计凭证应运而生。随着电子发票等电子会计凭证的试点推广，逐步暴露出基层单位在应用电子会计凭证中存在的一些不规范的问题，其中直接并仅将电子会计凭证（主要是电子发票）纸质打印件作为单位报销入账归档的唯一凭证现象大量存在。由于电子会计凭证的纸质打印件具有易篡改、易复制且难察觉等特点，增加了会计人员查验会计凭证的难度，一旦单位或个人重复报销、虚假入账、篡改信息，出现财务造假、偷逃税款等行为，而在实际工作中又难以发现，严重地干扰和影响单位正常的会计工作秩序。因此《通知》提出不具备相关条件的单位开展电子会计凭证报销入账归档方案，加强对会计、档案工作领域的具体指导。可见一个单位是否具备了接收外部各类电子会计凭证，是否能够查验其真实性以及合法性，而且在传输过程中能够确保传输安全可靠，是决定电子会计凭证存储方式的关键因素。这就要求我们必须建立一套完整的存储电子会计凭证系统，并能够查验其真实性以及合法性，以保证电子会计凭证在传输过程中的安全可靠。系统的建立及完善将会逐渐取缔纸质会计凭证的存在，也将为我国环境保护做出巨大贡献。如从纸质会计凭证逐步向电子会计凭证过渡，最后实现全电子档案入账模式，将会从源头上减少纸质档案的存在，必将大幅减少每年用纸量。从国家档案局的数据中可以看出，我国仅2018年开具出的电子发票就有14亿多张，节省了打印耗材及相关人工成本约4亿元，可见全面推广普及电子会计凭证的重要意义。

二、如何提取一张电子发票

随着社会的进步，微信和支付宝等支付工具逐渐普及，人们的生活也在发生着翻天覆地的变化，如何利用好这些工具，并为我们生活提供便利也是人们不断研究的对象，其中提取电子发票就位于其中，销售方只需提供发票提取二维码，购买方只需一台手机填写出单位名称、税号即可随时随地提取电子发票，或者销售方将电子发票以电子邮件的形式发送给购买方，由此可见获取电子发票途径多种多样，无论通过什么途径终将获得电子发票，可是提取后的电子发票如何报销，财务人员报销入账后怎样存储电子会计凭证都值得研究。

三、财务报销平台与电子发票报销软件相对接

为了解决电子发票的存储，首先我们可以开发一款微信小程序，利用此款小程序读取电子发票，并能够做到联网查验电子发票的真伪，查看发票是否与电子发票一致，是否有篡改的痕迹。将此款小程序后台与本单位的财务报销平台相连接，这样就能做到数据互通互联，经过数据传输，电子发票可直接进入报销平台，可为日后实现无纸化报销奠定基础，目前我们仅能做到将电子发票与纸质发票同步保存，下面仅对此种情况进行分析。前面提到过如何提取一张电子发票，那么提取后的电子发票将如何报销才是最终目的，下面以微信提取电子发票为例，微信提取后的电子发票一般会进入到个人微信卡包中，在卡包中选择将要报销的电子发票，然后点击提交，此时一张电子发票就会进入小程序中，然后通过电子发票二维码记录此发票的代码、发票号、发票名称、数量、种类、金额等信息，因微信小程序与单位的财务报销平台相连接，此时仅需点击提取后的电子发票，即可将电子发票数据发送至财务报销平台，随后将电子发票进行联网验真，如果验真无误发票将自动保存在财务报销平台中，等待报销人的下一步操作，如果此时因报销人疏忽造成此发票是已报销的，那么系统将提醒发票重复，无法报销，如果是未报销的发票，报销人可通过内部报销平台进行下一步报销手续，同时电子数据发送至财务人员手中，财务人员将报销人已发送的数据与打印的纸质版电子发票进行比对，无问题后生成记账凭证，此时核算软件中出现凭证编号，根据凭证编号数据传回报销平台，自动在电子发票中生成会计凭证编号，方便日后调阅电子发票使用，这样既保存了发票号码，又保存了凭证编号，为日后全面实行电子会计档案的存储与报销奠定坚实的基础。

四、如何存储电子发票

《通知》中要求，如果目前无法完全实现仅电子凭证归档的单位，既要保存电子凭证档案又要将电子凭证档案打印存档，相信目前我国大多数单位也是选择了此种存储方式，此种存储方式将面临着如何将报销的电子凭证归档，怎样归档，又如何确保存储的安全性等一系列问题。前面已经讨论了如何报销的问题，后续将面临如何将电子发票存档的问题，面临着更严密、更加安全的会计档案保存方法。电子数据稍有不慎将全面丢失，数据丢失后很难恢复，如何存储电子档案，以及怎样防止电脑黑客攻击，都将给财务人员带来巨大挑战。建议选择云存储，因为云存储服务器可以随着数据量增加而不断扩充，计算速度也可以随时改变，云服务遍布全球，可以有效防止数据丢失，同时还可以将云数据下载导入移动备份工具中，这样以确保数据安全，做到万无一失。

会计档案的存储与系统的维护不能仅靠财务一个部门负责，这样既不符合规定也会给财务人员带来巨大工作量，那么就要求各部门之间职责明确，合理优化管理流程，确保各项管理工作落实，具体而言，财务部门负责日常会计档案电子化归档管理工作，负责待归档会计文件材料移交前收集、鉴定、装订的部分工作，并积极配合档案部门工作。档案部门负责会计档案保管，统筹各环节业务工作，积极开展并监督、指导业务部门档案系统的使用，信息职能部门负责规划、建设、优化有关会计电子化运行系统和平台，定期将电子会计档案备份，并做好计算机环境日常维护工作。

五、电子发票入账归档的利与弊

随着互联网革新，电子发票逐渐成为新形势下的主流形式，越来越多的企业探寻快速开出电子发票的方法，以节省开发票时间和人工成本，从而提高了工作效率。

电子发票的优点：节约成本，减少资源浪费，电子发票的出现通过“互联网+”模式建立平台，降低纸质发票、打印机、发票税控机的数量和维护成本，减少传统纸质发票邮寄、粘贴、报销、录入等费用支出，降低人力和物力成本，不仅减少纸质发票的购买数量，还减少了购买发票费用，避免发票数量过多导致的管理混乱，节省报销工作时间，节约社会公共资源；升级办税效率，在电子发票应用之前，财务人员的任务复杂又琐碎，耗费大量的时间和人力成本，当系统自动生成电子发票之后，对于信息的导入与传递十分方便，加强发票的便捷性与准确性。电子发票通过互联网与电子信息技术的应用，贯彻了绿色环保节能的理念。由于电子发票应用时间较短，造成各平台服务参差不齐，存在一定的审核风险。科学的发票报销工作应依据国家标准建立唯一、统一的电子发票监管平台，不能仅靠税收管理部门监督，应加强各部门之间的互通，形成数据共享模式，此外建立的平台应接受社会监督，以保证社会交易的安全性。

电子发票的缺点：增加财务人员工作量，财务人员将要进行双重比对，既要查看电子发票，又要查看纸质发票，还要标记电子发票所在的凭证编号，一旦其中一个环节出现错误，修改报销凭证将给财务人员带来困难，因为每一个环节都要进行修改，大大增加了财务人员工作量；伪造电子发票、随意修改发票内容等情况频繁出现，很大程度上对电子发票报账工作顺利开展造成影响。为了能够有效地解决这一问题，应该建立信息化系统，然而建立一套完善的系统对于很多业务量不算多的单位必将带来负担，目前的存档方式既要储存电子档案又要保留纸质档案，这让电子发票的优势很难体现出来。

最终电子发票的改革必将成为最终目标，随着电子商务的普及以及大数据时代的到来，电子发票和人工智能必将成为未来的发展趋势，相信在不久的将来必会实现全面电子信息化，大大提高现有工作效率。