数字时代基层单位人事档案的现代化建设

王进

【摘要】数字时代到来，使基层单位人事档案管理面临前所未有挑战的同时，也给其带来了新机遇，促使其逐渐向数字化方向发展。本文主要对基层单位人事档案数字化建设的重要性进行分析，明确其不仅可确保档案管理规范化，而且便于档案信息查询，提升服务效能。同时，在这一基础上对数字时代基层单位人事档案的现代化建设路径进行分析，如更新管理理念、加强对信息化人事档案的管理、构建先进的业务系统等，以期积极推进人事档案数字化建设，促使管理模式升级，提高档案管理成效，为关注此类话题的人们提供参考。

【关键词】数字时代;人事档案;信息化管理;管理理念;人员素质

在科学技术水平日益提高的今天，数字化技术、信息化技术日趋成熟和完善，在多个领域得到了应用，并取得了较为理想的应用效果。因此，为了推动基层单位人事档案现代化建设和发展，需要借助先进的技术，实现人事档案的数字化管理。创新管理模式，增加管理技术含量，以完善的人事档案信息化管理体系，促使管理工作高效开展，增强服务效能，为基层单位长远发展注入生机。因此，在新时期，对数字时代基层单位人事档案管理问题开展探讨具有重要的现实意义。

一、基层单位人事档案数字化建设的重要意义

随着科技的进步，数字化人事档案建设成为档案管理发展的主要方向之一。同时，数字化等技术有较高的技术含量，其优势凸显，为人事档案建设提供了新机遇，对其发展产生了重要的推动作用。

开展基层单位人事档案数字化建设有利于提高档案信息的安全性。传统的档案管理模式存在很大的弊端，如受纸质材料影响，比较容易出现字迹模糊、纸张损坏的问题，降低了档案的存储质量。同时，在长时期的使用与查阅过程中，也会造成严重磨损。而实现信息化、数字化档案管理，可有效避免此问题，确保档案信息的安全。主要是因为将档案资料转化为数字化资料，避免了档案资料受损的问题，通过数字加密、信息储存的手段，能够在整体上提升人事档案信息安全性。另外，实现档案信息化建设，还便于查询。在档案信息管理系统的运行下，通过输入关键词，可快速地对档案信息进行查询，提高了查询效率。此外，借助相关信息化系统可实现对档案的数字化规范储存，提高了档案管理规范化，不管是对信息的查询还是信息的使用都是有帮助的，对最终管理成效增强也具有重要意义。

二、数字时代基层单位人事档案的现代化建设策略

（一）构建相关业务系统。在数字时代，借助先进的数字化技术进行基层人事档案建设，需要融合其他现代化技术，进行先进业务系统的创建，为人事档案管理工作开展提供便利。1.需要建立健全现代化管理系统。主要是因为在新时期，工作调整依据众多，相关数据分析与处理较为繁琐。在此方面，建立先进的管理系统，可对信息进行集中管理。如结合待遇数据信息、任职文件数据信息等建立相关系统，可为日后管理工作创造有利条件。2.应该建立具备计划性特点的系统。为了实现基层单位长远发展，需要以强大的人事档案管理系统作为支持，对相关数据信息进行有效收集和处理。同时，还需要注重完善文件系统，从根本上提升人事档案管理效率和质量。并且还可在此系统上设置管理权限，提升档案数据信息的安全性，同时在完善的管理系统运行中，有利于快速获得各类资料和信息，可实现预期管理效果，推动基层人事档案快速实现数字化建设，为其后续发展提供助力。

（二）树立数字化管理理念。意识对人的行为具有指导作用。在数字時代，应该及时更新人事档案管理理念，不断深化人事档案数字化管理意识，为日后的档案数字化建设提供新思路。这就需要促使档案管理人员思想转变，从潜意识中强化其科技化、信息化意识，使其了解先进技术对人事档案管理与建设的重要意义。与此同时，还需要促使档案管理人员及时从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，使其能够有意识地对管理模式进行优化，对计算机等先进技术加以运用，进而降低工作强度，提高工作质量。另外，还应该要求人事档案管理人员将工作重心转移到为知识经济服务，紧跟时代发展步伐，借助现代化科学技术建立周到的服务体系，让员工能够对档案资料进行便捷的查询，进而促进基层人事档案管理真正实现信息化、数字化，与时代发展相适应，满足社会发展需求。

（三）数字人事档案信息管理标准一致。基层单位的发展，需要多个部门协调工作，但由于部门不同，所以其管理模式也存在差异性。因此，在开展人事档案数字化建设的过程中，需要从各部门的实际出发。要想推动人事档案管理工作顺利开展，实现良好的建设效果，需要确保档案信息管理标准一致，以便减少异议出现，提高管理质量。这就需要在表格绘制、档案记载等方面制定统一的标准，确保其格式一致，为人事档案管理工作开展创造便利条件，减少不必要的工作流程，进而提升管理效果，实现质的飞跃。

（四）完善管理流程。在基层单位人事档案现代化建设过程中，科学合理的管理流程有助于为其建设提供良好条件，促使相关管理工作有序进行，提高建设有效性。因此，在数字化时代，在树立正确工作观念的基础上，还需要做到与时俱进，结合实际，对人事档案管理流程进行完善。其一，应该明确具体的范围，提升人事档案管理的针对性、目的性。与此同时，还需要注重对各类数据信息进行调整，为人事档案数字化建设奠定基础，增强数据管理工作效果。其二，在人事档案管理量与管理难度逐渐加大的今天，还需要建立多元化的工作体系，突破以往单一工作模式的弊端，并明确各方面的内容，促使各环节工作良好衔接、协调发展，进而在整体上提高工作质量。其三，在健全管理流程中，还需要对内部控制体系进行优化，使其能够满足数字化时代人事档案管理的需求，实现动态化管理，及时掌握人事档案数字化建设动态，并做好相关的维护工作。例如，在科技环境下，可借助先进技术进行归档方面的建设，确保各类数据信息的可靠性，减少不必要的问题出现。其四，为了对人事档案进行有效的保护，还需设置相关人员的权限，如设置登录密码等，以免造成信息泄露等不良现象的发生。

（五）强化人事档案信息化管理。虽然现阶段逐渐进入了数字化时代，基层单位也逐渐提高了对人事档案数字化建设的重视。但从实际情况来看，其尚未实现完全信息化，限制了档案管理质量的提升。因此，为了促使基层单位实现良好发展，不被时代所淘汰，还应该进一步强化人事档案信息化管理，在强大技术支持下，对档案信息化检索方式进行优化与创新，促使其逐渐实现智能检索，提升档案管理有效性，并且在此基础上，促使人事档案信息传递实现网络化，推动档案管理网络化、数字化建设进程。

此外，注重大力发展数字档案。在以往基层人事档案管理中，主要是以纸质档案管理方式为主，不仅工作量大，缺少环保性，而且不易保存，容易丢失和损坏，严重阻碍了基层人事档案管理效果的增强。因此，在开展人事档案信息化管理的过程中，应该积极进行数字档案的建设，不仅可给档案查询带来便利，而且便于保存，降低了相关人员的工作量。另外，针对数字档案，还能够实现对档案内容的快速修改，在网络的支持下，可进行快速传递，实现信息共享，大幅提高档案利用率，并避免档案损坏的现象发生，以免造成不必要的损失。

（六）提升管理人员综合素质。人是基层单位人事档案建设与管理的主体，其综合素质与专业能力对管理质量具有直接影响。在数字时代背景下，对人事档案管理提出了新要求，要想实现预期管理效果，促使其实现现代化建设，应该注重提高管理人员综合素质。

首先，应该注重对人事档案管理人员进行思政教育，帮助其树立正确的职业道德观，使其能够明确人事档案管理的重要意义，坚守职业道德，严格落实此项工作，以较强的责任心保质保量完成本职工作，为人事档案管理数字化建设奠定基础。

其次，需要进行广泛学习。为实现预期的基层单位人事档案建设效果，应该具备多方面的知识。如，档案编辑保护学，做好档案保护工作;掌握档案学、文学，不断提升档案管理水平。在掌握相关先进知识的基础上，能够更好地胜任基层单位人事档案建设工作，促使其逐渐朝着规范化、先进化发展。

最后，应该学习并掌握现代化信息管理技术，加快基层人事档案数字化建设步伐。这就需要积极更新人事档案管理人员的管理理念，使其能够认识到先进技术的优势，进而学习计算机技术、数字化技术等，促使以往人事档案建设与管理方式的更新，借助现代化管理模式提升人事档案建设效率与质量，使计算机处理和档案管理不断完善，實现预期建设效果，进而推动基层单位朝着现代化方向发展。

三、结语

总而言之，人事档案管理是基层重要的工作内容之一，与单位整体发展是息息相关的。因此，在人事档案管理中，应该具有与时俱进的思想，积极树立数字化管理理念，对传统管理模式进行创新，实现人事档案的现代化，促进事业单位进步。在实际管理中，还需要提高管理人员专业素质，发挥人才作用，加大人事档案信息化建设力度，促使其逐渐向信息化、标准化方向发展，为基层单位的可持续发展奠定基础。

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