高校办公行政工作现状及改进策略探究

周剑

【摘要】本文主要围绕高校办公室行政工作展开研究，通过分析当前高校行政工作中存在的问题，结合办公行政工作优化方向，从疫情对高校办公行政工作造成的影响出发，探究做好办公行政工作的方法，不断提高办公行政工作质量。

【关键词】高校;办公;行政工作

高校办公需要做好高校各方面的管理工作，特别是在行政工作开展过程中，需要高校办公行政人员及时协调内外和左右之间的关系，这样才能保证各项工作顺利开展。新时期高校行政工作开展过程中仍存在一定的问题，通过推行精细化管理等管理方法，可以进一步提高行政工作质量，对保障学校各项工作顺利开展具有重要意义。

一、行政工作存在的问题

（一）师生重视程度不足。高校运行的核心部门之一即高校各类办公室，不同办公室共同合作，共同推动学校发展。在该过程中，高校行政人员承担着多方面的工作职责，对内除了要解决部门之间的沟通问题，为校领导和师生提供服务之外，也需要就学校各环节经费支出与办公用房调整及校内规划等进行商讨分析，得出满足师生要求、符合学校发展的决策;对外来说，高校行政人员需要综合学校的发展情况和社会对学校的认知，结合学校重点发展方向做出高校发展决策，并在综合师生和社会大众意见的基础上，对学校未来的发展方向做出规划。综上来看，高校行政工作并不轻松，且工作难度相对较大。但是许多师生并不能完全理解高校行政工作，在高校行政人员做出的决定与师生预期之间存在差异时，还有可能出現师生不尊重高校行政工作等现象，对其下发的任务也不能及时完成，这导致高校行政工作效率下降，原定计划并不能按预期开展，就造成了高校办公行政工作出现不同程度的滞后。

（二）规章制度了解不足。高校办公行政人员的流动性相对较大，而高校各项管理制度会随着科技发展而不断更新，可能出现行政人员学习不及时，对新规章制度了解不足等现象，导致行政工作开展过程中出现偏差，严重者还会导致行政工作出现问题。例如高校办公行政工作的重点——印章问题，不同部门对印章管理和使用的要求存在差异，在教学和科研领域的印章使用标准也有所不同，但是在高校教学工作组织过程中和科研、教学实践对接比较频繁的时间段，印章应用的数量会不断增加，同时还会出现印章适用范围扩大等现象，这就给印章管理工作提出了较大的挑战。为保证印章使用的规范性，高校会对印章使用制度等进行梳理优化，按照精细化管理方式开展印章管理工作，同时禁止非原则性的印章使用。但是当工作人员学习新制度不及时时，在高校办公行政工作中可能会出现新印章制度宣传不到位等现象，影响师生具体业务办理。同时部分师生可能会出于节约时间以及谋取个人利益等方式，利用行政人员规章制度的学习时间差，用不完善的材料来违规使用印章，甚至还有可能出现了“人情章”“熟人章”等现象，这将对高校办公行政工作质量产生不良影响，也会影响的行政办公形象，严重者还会损害学校利益。

（三）个体业务能力不足。高校行政办公的工作内容较多，不同办公室对行政人员的工作能力和工作内容要求等也会存在差异，行政人员需要应对多种类型的突发事件，这就对高校行政工作人员的工作能力提出了进一步的要求，需要其尽快结合领导给出的指示，综合事情的轻重缓急来有序解决各类问题，这样才能保障行政各项工作合理开展。从当前高校行政办公工作开展的过程中可以发现，部分行政人员的业务能力仍有较大的发展空间，在解决问题过程中会出现拖沓等现象，与其他同事之间的协调沟通也不能及时到位，将会严重影响问题的解决速度，甚至其常规工作也不能顺利开展。例如在会场布置过程中，行政人员必须具备会场布置和时间安排能力，才能保证会场正常使用，而不是出现“名不对人”等问题，如果在实际会场布置过程中仍需面对上述问题时，不仅影响其整体工作效率，也会对高校形象产生极为不利的影响。

（四）工作方式更新较慢。作为高校工作主力军，高校行政人员必须在协调各部门工作的同时，及时做好新事物和新制度推广等工作，这样才能为高校不断注入新的血液，推动高校在新时期实现更好的发展。随着国家建设能源节约型社会等理念的推广，高校行政办公过程中引入了更高级的办公系统，师生只需要通过网络即可完成业务办理，不仅节约了师生工作时间，也可以加快行政性事务处理效率。但是在新型办公系统推广过程中，部分工作人员会因为对办公系统认识不足等而产生排斥感，不愿意使用新方法开展工作，甚至坚持要求师生通过传统方式完成文件审批，这不仅会影响行政人员自身工作效率，也会对师生时间和精力等产生影响，导致师生对高校行政工作产生不好的印象。

二、做好高校行政工作的方法

（一）综合动员，增强服务意识。行政发展速度在一定程度上影响了高校教育改革等工作顺利开展，为此，行政管理人员必须加强对工作人员培训制度的重视。在国家规定和学校领导人发出建议的基础上，结合高校行政办公工作开展过程中存在的问题，积极推进改革创新，使得办公工作人员充分认识到行政工作的重要性，在坚持实事求是原则的基础上，用更为热情的方式服务师生，及时向师生和相关部门讲清楚关于学校某一规定的意义，引导师生和各部门明确对相关文件的态度。在此基础上，从维护学校利益的角度出发，各方积极配合完成高校行政办公人员安排的任务，可有效加快行政事务处理速度。行政人员也要加强对各方协调工作的重视，一切从大局出发，充分考虑各方利益，主动解决规章制度等执行过程中存在的矛盾，推动高校在新时期实现新发展。

（二）完善制度，组织全员学习。为解决行政工作开展过程中出现的工作人员学习不及时等问题，行政管理人员必须加强对全员学习解读工作的重视。在新规章制度出台之后，管理人员应当选择合适时间，组织行政人员集体学习规章制度，将新规章制度的应用范围、对象以及过程中的常见问题及解决对策等确定下来，引导工作人员在此基础上开展后续工作，其工作质量也会随之提高。同时，行政人员也应当加强对工作人员综合素质提高的重视，在学习新规章制度的基础上，引导工作人员充分学习了解其他的规章制度，严格按制度开展后续工作，明确制度中与国家政策和高校发展等相关的点，在此基础上设计制度执行方案，使工作过程中遇到的问题明显减少，工作人员的工作负担也明显减轻。同时，高校行政工作人员自身也应当加强对规章制度执行的重视，在集体学习之余，结合自身工作过程中的薄弱点进行针对性的学习，不断提高其工作质量。

（三）外出交流，提高工作能力。高校行政工作在开展过程中不能故步自封，应当借鉴高校科研工作开展经验，通过外出交流等方式，学习其他高校的先进管理经验，并结合学校实际情况，将其应用于本校管理过程中，这样才能真正实现提高行政工作能力的目的。以疫情为例，疫情的出现对高校行政工作产生了极大的影响，行政工作人员除了要解决学校日常教学和部门管理工作方式调整问题之外，还应当及时学习国家对高校疫情处理提出的各项要求，同时也要解决师生学习和生活出现的问题，工作难度较大，对行政工作人员的工作能力也提出了较高挑战。在该过程中，高校行政人员仅通过内部学习政策的方式，可能会出现理解偏差的问题，影响后续各项工作质量。通过借鉴在疫情中表现较好的高校管理方式，在保证高校各项工作正常开展的基础上，从行政工作人员的学习能力和实践能力等角度出发，选择优秀的行政工作人员，学习模范高校疫情期间的工作方法，并将其进行特色化修改，整合成能适应高校行政能力的新型工作方法，可以帮助高校行政部门在短时间内快速做出突发情况下的工作调整策略，并安排师生和其他部门学习，对提高其工作效率、解决师生问题等具有重要意义。在该过程中，高校也应当结合办公系统优化推广方法等，引导行政工作人员在特殊时期快速地学习新型办公系统的操作和使用方法，必要时通过网络授课和线上答疑等方式，定期回答行政工作人员工作过程中出现的问题，帮助其更好地掌握办公系统的操作方法，提升工作效率。高校行政部门在正常工作的同时，也应当通过安排工作人员到其他学校学习、邀请专家培训授课以及参加区域性讲座等方式，引导行政工作人员学习行政新方法，并在实践中应用新方法，带动整体行政人员工作能力提升。

（四）内外沟通，及时协调部门工作。行政工作过程中应当及时完成任务分配，做好各部门的协调工作，與外部相关部门做好沟通，这样才能推动问题快速地解决。以本次疫情举例，疫情期间需要做好学生返校工作。为保证顺利开学，高校行政人员应当及时向教育部门、卫生防疫部门等提出申请，及时解决各环节问题。在该过程中需要对学生的返校时间、返校方式、离校时间、请假情况以及学生返校和在校期间饮食、学习、生活等做出安排，这样才能保障学生安全，避免出现其他问题。而做好上述工作就需要高校行政工作人员在接站、学校至车站和飞机场的车辆租赁、学生核酸检测、在校防疫措施等方面做好安排，及时与安全防护部门、后勤监管部门、校内饮食控制部门、财务部门等进行协调沟通，这样才能保证各环节工作顺利开展，避免学生在回校过程中出现不适应等情况，对提高学校形象也具有重要作用。

三、结语

高校行政工作在不同时期需要面对多方面的问题，对工作人员的工作能力提出了很大挑战。行政工作人员应当从行政工作的实际情况出发，在做好日常各项工作的基础上，通过对外学习、内部培训等方式提高工作能力，保障各项工作顺利开展，为师生提供更为优质的服务。

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