办公自动化中的计算机技术应用探究

（1承德市人力资源和社会保障局；2承德市医保局，河北 承德 067000）

基于计算机技术的信息技术的发展为社会变革带来了新的机遇，并对社会和经济发展产生了深远的影响。计算机技术在企业办公自动化中的应用，使企业能够实现办公自动化管理，提高工作效率，降低成本，提供有力保证，为企业发展赢得竞争优势。

一、分析在办公自动化中应用计算机技术的重要意义

（一）有效降低企业办公成本

在以往的传统的办公模式中，需要大量的人力、物力和时间，办公成本较高，而且，随着工作量的增加，投资成本将成倍增加。随着计算机网络技术的发展及其在办公自动化中的深入应用，传统的办公流程（如信息交换，文件流转以及文档审阅和批准）可以基于网络实现“无纸化”办公。计算机技术的应用节省了大量人力、物力和时间支出，大大降低了办公效率和质量，从而大大降低了办公成本并实现了集中式办公。

（二）有效提升办公效率

在传统的办公模式中，文件编辑、数据搜索和统计分析方面都会占用大量人力和时间，而计算机技术在这方面具有非常明显的优势，可以大大提高企业的办公效率。同时，它可以及时提供有关文件审批和修改意见的反馈信息，减少了空间和时间限制，并大大提高了整个办公流程的效率和准确性。

（三）优化办公环境

近年来，伴随着计算机办公自动化技术的应用，文件的存储或备份只需要在本地计算机硬盘或网络上进行，大大减少了大量纸张使用，让整个办公环境既简单又现代化。因此，在现代企业中，计算机、打印机和网络已成为主流办公配置。此外，可以在剩余的办公空间中放置一些绿色盆景，以缓解单调而紧张的办公氛围并提高办公效率。

二、探究办公自动化中的计算机技术的具体应用

（一）实现无纸化办公

在传统的办公流程中，记录或传输信息时必须使用大量纸张，这有许多缺点：首先，在纸张上记录和传输信息的效率低下会影响办公的效率；其次，由于纸张本身的寿命限制，随着时间的流逝，它容易被损坏并且难以保存；最后，针对当前国家倡导的节能环保的发展理念，大量使用纸张显然不符合这一要求。而计算机信息传输技术的应用实现了无纸化办公，不仅大大方便了信息的记录、传输、存储和保存期限，更有利于节能和环保。因此，无论从哪个角度出发，计算机信息传输技术的无纸化办公都是现代办公自动化的必然发展趋势。

（二）实现网络视频会议

在现代企业中，经常需要召开各种类型的工作会议，特别是对于一些分公司众多的大型企业，还需要定期组织分公司召开会议。但是，由于其分公司位于不同的省份地区，甚至一些跨国公司在国外都设有分公司，因此每位高管都位于不同的地方。过去，如果组织会议非常麻烦，都是分公司派人到总部参加会议，这将花费大量时间和往返费用。随着计算机信息传输技术的出现，人们已经实现了网络视频会议，即他们只需要使用相关的网络视频软件就可以在网络条件下通过计算机、笔记本电脑和其他终端进行面对面的通信交流。因此，随着相关技术的不断进步，网络视频会议将成为办公自动化的主要发展方向。

（三）办公数据备份和数据恢复

在自动化办公中使用计算机，不正确的计算机操作将导致某些意外删除，并且某些意外因素将导致计算机无法使用，从而导致计算机数据丢失，使用数据备份可以有效解决此类问题。数据备份主要用于防止计算机意外故障无法使用或防止数据意外丢失，这也是确保计算机中的数据可以正常执行的有效管理方法。如果备份数据丢失，则可以使用数据库软件系统来实现数据恢复。使用备份的数据进行数据恢复是保持数据库数据正确，完整和一致的有效方法。当计算机数据库存储设备发生故障并且无法存储数据时，应让专业的数据库管理员来恢复数据。

（四）计算机数据密码保护技术

在网络时代，某些计算机数据库只是简单加密或不加密，这使某些非法分子可以轻松破解数据库密码并窃取用户信息，让企业造成重大损失，加强对计算机保护技术的应用，加强对数据的防护措施。因此，为了确保办公自动化的安全性并防止数据库信息的泄漏，计算机数据库的管理员使用更复杂的过程对数据库进行加密，设定好防火墙及加强计算机密码的复杂程度，增强计算机数据库的安全性。

结束语

综上所述，在现代社会中，人们各方面都离不开计算机技术。而在办公自动化中计算机技术的应用，它改变了传统在纸张上记录信息的工作方式，实现了人机结合的无张化办公方式，并为企业发展带来了新的挑战和机遇。因此，企业在不断增强计算机技术的应用的同时，不断加强计算机数据的安全防护，努力提高公司的整体工作效率、质量，为企业发展打下坚实的基础。