浅析如何做好人事档案管理工作

（北方魏家峁煤电有限责任公司，内蒙古 鄂尔多斯市 010308）

人事档案是记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位集中保存起来以备考察的文字、表格及其他形式的历史记录，是全面考察了解正确选拔人才的一个重要依据。

人事管理部门根据人事档案为职工提供身份认定和办理社会保险；为员工申报职称；调整工资；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、出具与人事档案有关的证明材料等等。

要充分认识到人事档案管理工作的重要性，加强对人事档案的管理，提高人事档案工作的管理水平，及时研究解决人事档案管理工作中遇到的问题，为人事管理工作提供保障和服务。

一、人事档案管理主要存在的问题

（一）人事档案管理重视程度不够

相当一部分人认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不能给单位创造经济效益，因此忽视人事档案管理工作，最终形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况。人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

（二）人事档案管理工作缺乏力度

一是少数管档部门没有形成自己的实施细则和制度，建立了制度也存在执行不严格现象，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面、不真实准确，人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的，一些鉴定、考核和评价材料大都是套话，内容形式相同，不能准确反映每个人的真实情况。三是人事档案用纸规格不一。人事档案材料须统一使用16开规格的办公用纸，但现行的办公材料大部分是A4纸，纸张的大小不同，在立卷归档时进行技术加工、折叠、剪裁及裱糊，使人事档案案卷很不美观。

（三）人事档案管理人员业务不熟

由于机构调整、科室重组、人员竞聘上岗等原因，原有的人事档案管理人员难免岗位变动，接任的管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解。日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

（四）档案室设备配备不齐全

大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段停留在较低的水平上。

（五）档案管理手段落后

目前人事档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，仅限于把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。由于反复调用原件，造成纸张发黄变脆、字迹褪色，直接影响到档案的完整与安全，这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

二、笔者关于人事档案管理的建议

（一）重视人事档案管理工作

单位领导将其纳入到议事日程，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

（二）提高人事档案管理工作水平

首先，进一步完善各项档案管理制度，狠抓落实。要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案整理工作细则，使人事档案的整理更加科学、全面、完整。其次，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备。

（三）加强人事档案管理人员队伍建设

首先选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事人事档案管理工作，教育培养他们了解管理档案的重要性，增强责任心。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，提高档案管理的技术水平。档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。

（四）更新档案管理设施

要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、整理室、阅档室和档案人员办公室应四室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。

（五）注重人事档案管理现代化建设

对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时，可以利用计算机网络技术进行人事档案管理创新，对不属于保密范围的档案信息实现有效共享。

总之，人事档案管理工作要从制度上更新，还要从观念上更新，积极采取有效措施，探索档案现代管理模式，走出目前人事档案所存在的困境，做到与时俱进，加快发展，更好地为企业的组织、人事工作服务。