机关事业单位办公自动化系统设计与实现探析

陆 志

中共毕节市委党校，贵州 毕节 551700

在当前的社会，由于信息技术的发展，人们对于机关事业单位的办事效率有了非常高的要求，因此国家对于机关事业单位办公自动化系统的建设非常的重视，近年来有许多的办事项目都逐渐使用办公自动化系统自主完成，所以对机关事业单位办公自动化系统的设计与实现进行探索研究和分析是十分必要的。

一、办公自动化系统的概念

办公自动化系统是利用先进的信息技术来实现传统机关事业单位办公流程，提高机关事业单位办事效率的一种系统，办公自动化系统通过网络技术实现各个相关单位办公设备的连接，达到协同办公的目的，减少信息传递的时间，提高办事的效率，这对于减少人民群众办事过程中的奔波具有十分现实的意义，也能够简化审批流程，提高办公效果。因此开发办公自动化系统，对于机关和事业单位的正常工作的开展是有很大帮助的。在机关事业单位的正常工作中使用办公自动化系统，对于促进机关事业单位的工作也具有非常现实的意义，主要体现在以下三点：

（一）使用办公自动化系统，可以加快信息的传递，利用办公自动化系统可以实现信息的实时传递，这对于减少审批时间、加快审批进程、促进办事效率有很大的帮助。

（二）使用办公自动化系统可以使传统的审批流程变得自动化，减少办事人员的劳动强度，促进办事效率的提升。

（三）使用办公自动化软件，可以改变以往办事效率低下的问题，因为办公自动化系统可以实现对办事过程的全程监控，对于超过规定时限的事项，系统会给予自动的提示，同时上级主管部门也可以实时监控，这对于机关事业单位的工作有很强的促进作用。

（四）使用办公自动化软件可以大幅降低办公成本，减轻机关事业单位在办公方面的支出。

二、办公自动化系统的设计和实现的特点

办公自动化系统的设计和实现，必须要根据机关事业单位的需求为导向进行研发，要认真分析机关事业单位的办事流程，然后根据流程进行科学的设计。只有这样才能保证办公系统的科学性和合理性，在办公自动化系统投入运营之后要不断的优化相关的流程，要根据实际操作中存在的问题，对办公系统进行改进，这样才能满足机关事业单位的办公要求。在办公自动化系统运行的过程中，要注意对用户权限的设置，要根据不同用户的职权，对他们的权限进行分配，只有这样才能提高他们的办事效率。在办公自动化系统设计和实现的过程中，一定要注意互动交流模块的设计，要保证办公自动化系统中有互动交流的模块，这样可以促进办公人员的交流及时，发现和解决工作中存在的问题，只有这样，才能使办公自动化系统的运行更加平稳，办事效率得到提升，从而促进机关事业单位全面工作的开展。要将办公自动化系统与先进的网络技术相结合，达到随时随地都能轻松的实现办公的目的，这样就能大幅提高机关事业单位的办事效率。

三、在办公自动化系统设计上应该注意的问题

首先，办公自动化系统由于结合了网络技术，因此对于增强办公系统使用人员的交流是很有帮助的，在办公自动化系统设计的过程中，必须要根据机关事业单位的实际需求对办公自动化系统进行改进。在办公自动化系统的设计过程中，一定要注意办公数据的传输，要保证办公数据的传输效率，只有这样才能促进机关事业单位的办事效率。在设备的选择上一定要做好调研，保证设备运行的平稳性，只有做好了这项工作，才能设计出符合机关事业单位办公需求的系统，促进机关事业单位办公自动化的效果的提升。将办公自动化系统与先进的网络技术相结合，可以充分利用网络的便捷性，增强机关事业单位办事的审批效率，在自动化系统设计上必须要和网络技术相结合，要充分利用先进的网络技术，为机关事业单位的决策提供充足的决策依据，这样才能使开发出来的办公自动化系统更加符合机关事业单位的需求。

其次，机关事业单位的办公有非常详细的办公流程，因此在进行办公自动化系统的设计过程中，一定要结合机关事业单位工作的现状，对办公系统进行设置。一定要满足机关事业单位的特殊要求，要为机关事业单位每个部门都设置不同的办公模块，这样才有利于促进机关事业单位的工作，也只有这样才能使办公自动化系统更加符合机关事业单位的发展实际。在办公自动化系统的设计过程中还要注意办公自动化系统的安全性和保密性。要通过公告系统、电子邮件系统为系统使用者提供完善的信息，促进机关事业单位工作效率的不断提升。

四、结束语

办公自动化系统由于能够帮助机关事业单位更加高效的处理繁重的行政审批任务，提高办事效率，减轻人民群众的奔波负担，因此得到了社会各界的高度重视，所以必须要对办公自动化系统的设计与实现进行深入的研究，从机关事业单位的实际出发进行设计，这样才能保证办公自动化系统在使用过程中能够很好的促进机关事业单位正常工作的开展。