档案管理信息化建设的必要性和途径探讨

2020-12-08

魅力中国 2020年5期

（黑龙江省黑河市残疾人劳动就业服务站，黑龙江黑河 164300）

一、档案管理信息化建设的必要性

在传统的档案管理工作模式下，不论是档案的收集、整理、保管还是鉴定、统计、利用，全部都需要人工亲力亲为地去完成，不过在真实的情况下，档案信息量和档案实体数量都非常之大，工作人员想要完成相关的档案管理工作，需要付出非常多的精力，而且容易出现错误，在档案的利用方面更是难以全面发挥出档案信息的价值，因为依靠人工很难从巨量的档案中全面提取、深层次挖掘有用的信息，出现遗漏是常有的事，档案信息的共享程度也非常低，这就最终造成了档案管理工作效率和质量过低的情况出现。而通过信息化的建设，我们则可以有效解决上述问题，不仅可以在很大程度上减少档案管理人员的工作压力，更能使档案管理不论是保存、查询、提取还是分析等都更加快速、全面、精确，同时还能实现大范围的高效数据信息共享，这样一来便可以显著提升档案管理工作的效率和质量，更好地发挥出档案价值，所以在当前加强档案管理信息化建设是非常必要的。

二、档案管理信息化建设的途径

（一）完善档案管理的信息化平台建设

档案管理的信息化建设首先需要的是一套健全的信息化平台，这是进行信息化档案管理的基础条件，因此我们需要完善档案管理的信息化平台建设，根据档案管理工作的具体内容、环节及其特点和需求，设计平台的结构，以模块化的平台设计，对应档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作，为档案管理提供完善的功能，以辅助档案管理工作有效开展。另外，档案管理信息化平台的建设还需要考虑到共享的问题，所以应当设计标准化的内、外部访问接口，以方便对档案信息的访问，提高档案的利用效率。

（二）强化档案管理信息化的安全建设

档案管理信息化的安全建设主要包括两个方面：第一个方面是环境安全建设，即要确保档案管理信息化平台所在服务器处于一个安全的环境当中，防止环境温度、湿度过高，或是发生火灾等意外情况，对服务器造成物理性破坏。第二个方面是要加强网络安全建设，通过访问控制、攻击监控、用户认证等机制，保护档案资料安全，防止外部的不法入侵，确保档案信息数据的完整性、可用性、保密性、可控性。另外，还应当施行定时备份机制，如果档案受到破坏，以便于恢复，尽量减少损失，档案备份应以异地备份为主要方式。

（三）积极推进档案管理信息化的标准体系建设

档案管理信息化决不仅仅是档案的录入、扫描和网络传输，每个步骤都应有其相应的标准，这样才能防止档案管理工作不够规范、统一所带来的一系列问题。所以，我们应当积极推进档案管理信息化的标准体系建设，确保信息化技术条件下的档案管理工作可以规范、有序的开展。具体来说，应对档案资料的归档、管理，档案信息的资源标识、描述、转化、存储、查询、交换与使用等过程制定统一的技术标准，如音频文件按照统一格式进行转化、扫描件要达到统一清晰度，以保障档案信息化工作有统一的工作规范可以依据，使档案信息化工作有章可循。

（四）重视档案管理信息化的人才队伍建设

虽然信息化的平台和技术条件可以减轻档案管理人员的压力，但是档案管理人员依然是影响档案管理质量、效率及其利用价值的决定性因素，所以我们必须重视档案管理信息化的人才队伍建设。为提高档案管理信息化人才队伍综合素质，有必要加强定向培训力度，加强对档案管理人员的继续教育工作，提高档案管理人员的专业知识、业务技能、档案管理信息化技术。可定期组织业务培训及专业技术培训，使档案管理人员掌握局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统等信息技术和档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史、档案管理学等档案专业知识，成为复合型的档案专业人才，同时要求档案管理人员具备良好的职业素养、较强的开拓创新意识。

除了上面所提到的几点之外，档案管理信息化建设还需要重点做到的是对档案信息的深度价值开发和利用，借助计算机的运算能力与专业的数据软件，对档案信息进行全面、深度的扫描、分析，重构档案数据信息之间的联系，从中提取有价值的信息资源。