原始发票与经济业务的真伪

宋玉芹 徐丛栋

发票是单位在购销商品、提供或接受劳务等经营活动所开具或取得的收付款凭证，发票的真实性及其所反映的经济活动的真实性，决定会计信息的真实性，必须加强对原始发票的审核。

发票是单位在购销商品、提供或接受劳务等经营活动所开具或取得的收付款凭证，是一项经济活动的主要原始凭证，也是编制会计记帐凭证的法律依据，因此原始发票的真实性及其所反映的经济活动的真实性，决定会计信息的真实性。假如发票是虚假的，那么由此而产生的会计信息的真实性将无从谈起。显然，加强原始发票管理，对于提高会计信息的质量至关重要。

一、日常工作中存在的问题：有的发票从面上看符合有关规定，手续也齐全，但是发票所反映的经济事项未必真实，这是我们在日常财务报销核算中经常会碰到的问题

有的购物发票，表面看似合格，但仔细观察、分析，联系相关的经济事项是否确实发生，仍能发现破绽。如有的单位发生了诸如餐费、礼品等招待费用，按照财务制度规定这部分费用不能超过公用经费的2%，更不能在教学科研经费开支，而单位自有资金（创收提成）不足以支付或者根本就不想在创收中支付，于是，有“聪明”人就打起了交通费的主意。因为目前社会上租车的发票比较容易取得，不同面值、不同样式的车票应有尽有，取得这种车票的成本很低，以用车费的形式把招待费从教学科研经费套取出来。还有的单位把在校外办班发生的用车费也在教学科研经费开支。因此一段时期内有的单位交通费猛增，明显超出正常交通方面的开支。虽然我们要求报销时提供一份用车明细表，把乘车人、出车地点、出车事由、批准人一一填列清楚，并加盖单位公章，但利益驱使有些用车单位和司机串通一气，所需手续一应俱全，仅凭会计人员的职权范围和精力，又拿不出有说服力的证据。针对这一现象，项目控制是一项比较有效的措施。即参考以往年度交通费开支，剔除各种非正常因素影响，根据各单位规模，按预算经费的一定比例，通过项目控制，按季度开支用车费，原则上不得突破指标，这一措施在一定程度上限制了交通费开支 。但在执行中也遇到一些问题，这个比例究竟占预算经费多少比较适宜，还有待于在实际工作中平衡、调整，有的还要因单位工作性质而异，具体问题具体分析，不能搞一刀切，既要达到节约的目的，又不能影响日常工作，实现会计的核算、监督职能，为学校理好财，为教学科研服好务。

办公经费中关于办公用品一项开支，原来包含的内容基本就是笔墨纸张等，随着时代的发展办公自动化程度的提高，报销范围扩展到硒鼓、墨盒之类的电脑耗材，这些用品比起传统的笔墨纸张往往金额较大，有的明明买的是个人日常生活消费品，发票却让商店开成办公用品。识别这类虚假会计事项，如果是在正规商店，只要看一下机打购物小票，就一目了然。如果这家商店信誉不好，法制观念淡薄，为了各自利益，发票应顾客要求随便开，这类问题要靠经验判断，日常积累很重要。假若你平时是个有心人，大体了解市场行情，一般常用硒鼓的价格范围，硒鼓作为办公用品在一般工作量下的使用寿命等……，如果某单位一次购多个，或短时间内相继报销这类用品，而依该单位的规模、工作性质不可能有如此大消耗，就要多问个为什么？不能说明原因就应拒绝受理。同时报帐员在编制记帐凭证时，摘要中注意加注“关键字词”，简明扼要反映主要经济活动内容，不要笼统使用“购办公用品”之类的词句，同时充分利用计算机信息技术，通过局域网随时查阅，掌握各单位大项经费开支内容。因此日常工作中要处处留心，注意收集、整理信息、积累经验，逐步提高职业判断能力。有的人去外地出差，带回购买办公用品的发票，尽管标明购买打印纸多少箱，明眼人一看就可断定是假的，为什么？因为在信息畅通、物资丰富、物流发达的今天，打印纸又不是什么紧俏商品，在我们这里何种品牌的打印纸买不到？你不至于千里迢迢坐汽车倒火车，从北京、上海买几箱背回来吧（当然特种仪器专用的另当别论，可单独备案）这种经济事项不合情理。

二、建议

1、加强思想道德教育和专业知识培养，提高全体人员的各项素质，本着勤俭节约办事的原则，不贪图蝇头小利而损公济私。（因为假如经手人、验收人甚至单位负责人串通一气，问题会隐藏的较深，不利于识别。）充分利用现代科学技术，经常举办各种形式的宣传、培训，普及法律知识、财经知识、财务法规，使我们的采购人员了解材料物资采购、验收、财务结算的程序要求，掌握这方面的专业知识，知道购物后如何索取票据，什么样的发票为正规发票，合格发票的具体内容等，使每一项经济业务都合理、合法，保证经济活动的真实完整。

2、充分发挥集中采购的优势。目前，大型仪器、设备、教材图书期刊实行政府集中招标采购，有效遏止了弄虚作假和违法行为的发生。不作为固定资产进行管理的小型办公用品，自主采购较多，缺乏监督力度。因此，对于大批、同类、消耗量较大的用品，也应建立集中采购供应制度，充分发挥物资供应中心（或采购中心）的作用，通过招标实行阳光采购，杜绝所购商品“物不美、价不廉”。供应中心本着全心全意为教学、科研服务的宗旨，与各单位经常沟通、联系，广泛征求大家意见，认真分析所反馈的信息，统计、汇总缺货，有针对性的采购，及时调剂、补充所缺商品，满足不同单位的需求，尽量避免不适用商品占压资金，造成新的浪费。各单位按需领用，定期内部转帐。这样既可以享受批量采购的优惠，又节省人力、物力，避免零星采购的弊端。对于少量特种专业用品，可根据实际需要由用货单位灵活采购。

3、加强自制原始凭证的审核，严格控制自制原始凭证的使用范围。生物系作为实验材料的农副产品，后勤锅炉点火用的劈材等，因直接在农贸市场购买，数量不多、金额小，农户不能提供正规发票，只能写一张具有卖货人姓名、详细地址、货物名称、数量、单价、金额，以及卖货日期的收到条，据此，报销单位填制一张财务处统一印制的“无法取得原始凭证”单子，作为自制的原始凭证，经手人、验收人、单位负责人签字盖章后，到财务处报销。通常这类单子数量少、使用频率也不高。而现在使用范围有扩大的趋势，“无法取得原始凭证”单子使用过滥。主要问题：1是不属于无法取得情况。有的原始发票丢失后，按照财务制度规定，应到供货单位开具证明，要注明原发票的编码、开票日期，所购货物名称、数量、单价、金额等并加盖公章。或复印当初所开发票的存根并加盖公章，然后经手人、验收人、单位负责人签字盖章并加以说明，财务处经查帐核实，确认未做支出方可报销。作为原发票丢失，不能算是无法取得。有人怕麻烦，不愿到原单位复印，而是填制一张这样的单子，这是不符和会计规范化要求的。2是不想取得。有的供货商，为逃避国家税收，寻找各种借口不开具正式发票，仅开一张所谓收据，甚至给点小恩小惠（当然不会超过应支付的税款），使得采购人员不再认真追讨正式发票。为了能到财务处结帐，也填制“无法取得原始凭证”单子，如果我们会计人员认可了这样的单子，就会间接造成国家税收流失，助长不正当竞争，扰乱正常市场秩序，也违犯有关财务制度规定。因此要严格把关，正确掌握“无法取得原始凭证”的使用范围，维护财务规章制度的严肃性。

总之，在日常工作中，作为财会人员要处处留心，积累经验，提高职业判断能力，炼就一双慧眼，透过发票上的蛛丝马迹，发现并堵塞漏洞，把问题消灭在萌芽状态。因为一旦过了报帐这一关后，再发现问题需要更正，往往会带来很多麻烦，资金的安全性也将受到威胁，我们的工作效率也会降低，所以尽量能在原始凭证的审查过程中就能发现问题，而不进入记帐凭证的制作，在这条流水线上的第一个环节就把问题截住。