浅谈公立医院如何做好新型冠状病毒肺炎疫情期间防控物资内控管理工作

范凌丽

2020年春节面对突发的新型冠状病毒肺炎疫情，各公立医院启动了应急机制。面对疫情的突发性和紧急性及疫情防控物资的紧缺局面，公立医院如何制定相应的内控管理制度，成为许多医院既关心又困惑的问题。本文分别从内控管理的意义、疫情物资内控执行的原则及执行的方式等方面进行深入分析，提出建议。

一、内控管理的意义

疫情当前，是否还需要内控管理？答案是肯定的。内部控制管理不仅体现“控制”的职能，更是一种“管理”的机制。疫情期间若失去内控管理，医院打的将会是一场乱仗，财务也将是一本乱账。内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。换言之，只要医院有运作，就有人财物的管理，有会计信息的反馈，有内控机制的存在。公立医院在疫情和非疫情期间的内控管理区别在于管控的侧重点不同。非疫情期间的内控管理侧重于确保会计信息质量而进行的全方位监督管理；疫情期间的内控管理则侧重于让应对疫情和执行管理张弛有度。比如：对非疫情时期的业务采取事前、事中、事后全方位监督控制；在疫情期间可以视业务的紧急程度适当简化事前监督程序，省略事中监督，加强事后监督等。各医院应根据自身的情况，制定出医院的应急内控管理机制，按照相应的流程执行内控管理。

二、疫情物资内控执行的原则

（一）简化审批流程

在非疫情期间，医院物资的采购，需要申请科室提出申请，采购科室审核，财务部门审核，审计部门审核，分管院领导审核，属于“三重一大”事项的要院领导班子或党委领导班子决议，符合政府采购的执行政府采购流程，满足公开招标条件的采用公开招标进行采购。原有的内控管理机制全面、规范，但难以满足疫情期间物资采购的突发性和紧急性需求。医院需要制定疫情物资采购的内控制度，简化审批流程。按照财政部办公厅《关于疫情防控采购便利化的通知》（财办库〔2020〕23号）要求：使用财政性资金采购疫情防控相关货物、工程和服务的，应以满足疫情防控工作需要为首要目标，建立采购“绿色通道”，可不执行政府采购法规定的方式和程序，采购进口物资无需审批；各采购单位应当建立健全紧急采购内控机制，在确保采购时效的同时，提高采购资金的使用效益，保证采购质量；各采购单位应当加强疫情防控采购项目采购文件和凭据的管理，留存备查。建立健全内控机制在执行“绿色通道”采购方式中起到风险防范的重要作用。比如：医院可成立疫情防控领导小组，规定疫情期间的防控物资采购由组长或相关组员签字审批，简化大部分审核环节，提高疫情物资采购效率等。

（二）优化审批形式

审批包括采购环节的审批和领用环节的审批。制定区别于非疫情物资的审批流程，并在信息化系统中增设疫情防控物资的采购审批流程和防控物资的领用审批流程。缩短纸质审批文件的传输时间，降低人与人接触而传染疾病的风险。紧急物资甚至可以通过QQ、电话等渠道来请示和审批。只要程序上有了专人把关，紧急时刻可以改变固有的形式。疫情期间防控物资领用环节的审批反而会严格起来。日常业务中防护物资的领用（如口罩、防护服等），只要科室在系统中申领，科室负责人审批，仓库人员就能配送。但面对疫情时期防控物资严重缺乏的现状，物资的领用需通过加强审批流程来实现医院的统筹安排，优先安排给风险系数高的一线医疗工作人员。通过内控管理，提高资源使用效益。

（三）增设专人保管特殊物资

接受捐赠和政府调配取得的物资，要有对应的内控管理模式。主要风险防控点是清点验收、单独建库和专人管理。取得、验收、入库、领用、数据上报等各个环节要有专人负责，数量要登记造册，资料要备案留存。在仓库管理信息系统中将捐赠和调配的物资单独建库管理，明确这些物资的入库和出库情况。捐赠物资按医院捐赠物资的管理规定执行，相关的捐赠协议可以简化，清点验收则必须指定专人执行。

（四）做好业务记录

因疫情防控伴有突发性和紧急性，很多程序和方式都是非同寻常的。如：因紧急而采用审批的形式特殊，因急用物资而出现紧急领用在先、入库在后的情况。所有的特殊情形，都以满足疫情防控的具体业务为优先，方式特殊或程序颠倒的，需要做好业务记录，资料留存备查。

三、公立医院疫情物资内控执行的方式

（一）设立专人管理疫情物资并制定相关的管理机制

疫情暴发后，医院可成立疫情防控领导小组，组员按分工设立专人管理疫情物资。对疫情物资的取得、保管和使用各个环节进行全面管理，并制定相应的审批流程。疫情防控物资的管理机制要体现既能够应对紧急需求，又可操作可执行可管控的优势。疫情期间公立医院仍然要开展正常的医疗业务，需要各部门兼顾疫情防控业务及日常医疗业务同时开展的双重职责，疫情相关的管理机制与医院原管理机制并行，两条管理路径齐开。既保障医院正常医疗业务的有序开展，又保障应对疫情而增设的医疗业务得以有效实施。如：医学装备管理科采购日常的医用耗材，按日常管理程序执行，报日常业务的审批领导进行审批，物资的管理执行日常物资管理规定；采购疫情防控物资，按疫情物资管理程序执行，报疫情防控领导小组成员审批，物资的管理执行疫情防控物资管理规定。

（二）设立总协调部门统筹协调原物资管理的各职能部门

日常业务中，具有采购职能的科室，有些医院是分散到医学装备管理科、总务科、药学部及信息科。物资的审批程序各不相同，对应的分管院领导也不同。在疫情期间，为了便于统筹安排和规划，防控物资的采购及管理可统一听从防控领导小组的指挥，审批的流程也可相应简化，做到管控流程简化而不缺失，执行程序高效而又合规。相应物资的采购和管理仍由原来的管理职能科室执行。但疫情期间的接收捐赠、物资调配、物资管理数据上报等工作，需要由总协调部门执行对接外部单位和总协调内部部门的工作。

（三）强化防控物资的取得、保管、领用及调配等环节的管理

物资的取得分为购入、接受捐赠和上级调配调入三种方式。在取得时，购入的按原有的审批入库程序执行。捐赠和上级调配调入取得的，需要单独成立验收小组人员，对物资进行清点验收确认。捐赠及调入物资的估值，由于情况紧急，可参照医院物资的采购价格或捐赠协议中的价格确认。购入的防控物资按日常的管理规定进行保管。捐赠和调入的防控物资在仓库管理系统中设立单独的子仓库，独立核算，实物单独存放，专人保管，造册登记备案，便于实时掌控接受捐赠和上级调入物资的数据信息、存储情况及使用情况。捐赠的物资由总协调部门按照医院接受捐赠物资的相关管理办法执行。防控物资的领用增加审批流程。部分物资的申领在科室中设立由专人负责。由于疫情防控物资的缺乏，医院只能统筹安排，根据轻重缓急原则，优先调配给一线的医护人员使用，以确保防控工作能正常开展并保障医护人员的人身安全。对上级征用的物资，调配出库时，做好台账记录。物资交接时做好交接时的签收工作。

（四）增加物资紧急领用的管理

医院会出现捐赠物资或调入物资成批到达医院的情况。物资到达后尚未来得及办理验收入库手续，但各科室防控工作急需该类物资，以优先满足防控工作为原则，设立紧急领用流程，并留存所有相关资料，造册备查。如：可规定由防控领导小组成员签字审批后，即可领取物资，并在领取时做好清点及签收工作，清点可由总协调部门2人及申领部门1人共同完成，签字确认，确保货品及数量准确。待验收入库工作完成后，再进行系统的出库领用操作。

四、结语

综上所述，疫情防控物资的内控管理要突显机制完善、决策快准、流程简化、管理到位的特征。公立医院在新冠肺炎疫情期间所担负的职责是重大的。防控物资的内控管理要快、狠、准地把控各环节的风险。公立医院根据各自的情况制定一套应急的内控管理机制并将其完善到医院的管理制度中，在面对突发疫情事件时能够从容应对，提高医院的综合管理水平。