中小企业外包的质量管理研究

卢黄丽

一、引言

近几年来，国家对中小企业大力扶持，使中小企业得到了迅速发展，但与此同时，保证产品质量和进度，就成了企业管理至关重要的问题。众所周知，企业销售了产品，才能回收利润，才能为进一步拓展打下坚实的基础。但是以中小企业自身能力，要想发展，就必须以外包作为战略管理措施，借助外部力量，为自己所用。外包不仅可以帮助企业摆脱因自身人员技能或设备能力不足造成的困境，还有利于控制成本，提高效率。

外包的范围极为广泛，有管理类、科研设计类、采购类、机械加工类、产品防护类、试验计量类等。文章针对产品外包过程中容易出现的主要问题做了分析并提出了对策。

二、产品外包的识别

产品外包过程是指委托方将产品形成的某个过程，交给具有该过程能力的承接方来完成的过程。一般有生产外包和科研外包两大类。

生产外包，是指由委托方提供设计文件(图样或表格)，由承接方按图生产合格的产品(零件、部件、整件)，有时，外包方只要求承接方完成部分加工工序，而不是制作一个完整的产品。

科研外包，是指由承接方按委托方提出技术要求，研制出合格的产品，一般情况下该产品应是具有独立功能的整件。该整件不分大小，如:大到一台射电望远镜，小到一个元器件。

三、外包方的考察、选择

对外包方的考察是选择合格外包方的前提。考察前由委托方的相关部门(技术、质量、生产等)提出申请，说明原因，组成考察组，对外包方企业进行考察。考察活动一般应到承接方现场。主要考察内容有:①法人资格:可查看工商管理部门发给其的营业执照，判断承接的任务是否在营业执照规定的范围内；②技术能力:到技术工艺部门，查看工程技术人员的数量和职称情况，判断完成承接外包任务的可行性；③生产加工能力:到车间工地，查看是否具有生产加工承接外包任务相应的机床设备及数量，判断能否按计划完成承接外包的任务；④质量管理能力:到质量管理部门，查看质量管理和检验人员的资质情况，查看质量管理文件(质量手册、程序文件及作业指导书等)，判断该企业的质量控制能力。如该企业已取得国家认证认可监督管理委员会批准的认证机构颁发的质量管理体系证书，就更好!

考察结束，由考察组长综合组员们的意见，填写考察表或写出考察报告，提出考察结论意见，上报企业最高管理层。一旦得到批准，该项考察、选择工作告一段落。视情况发展，必要时，可以进行二次考察。

四、与外包方的沟通

委托方与承接方的沟通是极其重要的。因为双方签订的合同、技术协议一般是纸质文件，不可能表达得非常清楚，因此，经常沟通是非常必要的，不仅可以及时消除双方疑虑，还能加快生产进度。在信息技术相当发达的今天，沟通的方式很多(电话、传真、邮件、微信等)，沟通的速度也极快。但是无论采取何种沟通方式，都必须记录备案，以防日后双方产生分歧时，可作为查证的依据。

五、对外包的控制

(一)生产外包

生产外包是委托方提供设计文件(图样或表格)，承接方完成产品的全过程。设计文件的质量由委托方全权负责，因此，设计文件一般须经过设计师拟制、专业技术负责人审核、分管技术负责人批准。必要时，还应经过工艺师或质量师会签。通过这些程序，才能保证设计质量。

提供给承接方的设计文件，应先归入技术档案室，再由档案员在设计文件上加盖一次性有明显标识的印章，然后发放给承接方档案室，并由双方当事人办理交接手续。

生产外包的过程控制应注意:①对首件进行自检和专检，合格后才能进行量产，对首件应做出明显而牢固的标识；②当工件形状复杂或生产过程工序较多时，应要求承接方提供生产过程的策划和加工工序记录；③当使用代用材料时，要经委托方书面签署同意；④当加工项目有环境条件要求时，承接方应保证基本的生产环境；⑤当加工项目涉及特殊过程时，如:表面化学处理(电镀、油漆、喷塑等)、热处理(淬火、退火、回火等)、焊接(电弧焊、氩弧焊、二氧化碳保护焊等)时，应与承接方商定控制要求，并在合同中做出明确规定；⑥承接方自加工开始到交付前，应对产品进行全过程防护(包括标识、搬运、包装、贮存和保护)；⑦承接方应对加工过程实施检验，并做好记录；⑧委托方可视不同情况，到现场监督，并在货物送达前进行最终检验，发现不合格品时，应按双方约定办法进行处置。

(二)科研外包

中小企业承接到新产品开发任务，可能会因为技术创新能力、研发进度要求、人力成本等因素，选择将研发活动外包给有能力的企业，这就是科研外包，它是由委托方提出技术要求，承接方完成产品实体的全过程。

产品科研活动有其特定规律，但近二三十年已被人们所掌握，即ISO9001规定的设计与开发程序。承接方应按此程序进行设计与开发策划，控制输入、输出、评审、验证、确认活动，以确保新产品的质量。

必须提醒，委托方提出的设计与开发输入要求，应准确、明了，避免含糊或产生歧义。为阐明技术要求，委托方应尽量用准确的图、表及文字说明的方法来表示，可以作为合同或技术协议的附件。另外，应要求承接方按策划的评审节点实施评审，必要时委托方可派出专家任评审组长。 评审应形成记录，委托方应在必要时对评审建议进行跟踪、落实。

六、对外包承接方的评价

委托方应制定外包评价管理办法，该办法应包括以下内容:评价原则、评价组织、评价范围、评价指标、评价周期、评价时间、评价方法、评价意见及反馈等。

委托方应成立外包评价组，按已建立的外包承接方名录，对其逐一评价。评价指标的建立是评价的关键，评价指标可按重要程度排列，产品质量、履约情况、服务质量、成本价格等。

中小企业评价方法一般采用分级分类法，即将产品按重要程度分为关键、重要、一般，分别制定评价细目，对各项目进行定性打分(如“优、良、中、差”)或定量打分(十分制或百分制)。

大型企业评价方法则采用了更先进和复杂的方法，如:运筹学类规划法、模糊集法、大数据分析法等。

为保持与外包承接方的良好合作关系，应将评价意见及时反馈给承接方。

七、与外包承接方利益共享

委托方与承接方是利益共同体，俗话说是“一根藤上的蚂蚱”，ISO9001标准称之为“互利原则”。

但在现实外包活动中，常会遇到委托方强行要求承接方缩短生产周期，并要求下调货款的情况。这是违背合同的恶劣行径，可能会导致承接方偷工减料、降低产品质量来顺应委托方的情况。因此，委托方一定要依据合同约定，处理好与承接方的关系，才能将伙伴关系建立牢固。只有维护承接方合理权益，他们才能全心全意、保质保量、按需按时交付外包产品，这对双方都有利。

八、结语

ISO9001标准自诞生以来，很快在全球得到推广，并被广泛认可，经过不断改进，总结经验，其最新版本强调了对外包活动和风险控制的要求，各行各业都应予以高度重视。

首先是委托方要积极地组织好选择承接方的考察工作，以确认保证承接方有能力按时保质地提供产品。其次是认真识别外包活动的风险，既要考虑外部风险因素，也要审视内部风险因素。外包风险贯穿于合同执行的全过程，合同周期越长，风险就越多。因此，委托方和承接方利益共享，精诚合作，共同控制风险是外包过程的重中之重。

外包产品虽然由承接方完成，但它只是最终产品一部分，交付顾客是整机产品。顾客在整机验收时，委托方对最终产品负全责，任何时候都不能推卸自己的责任，因此，委托方更要做好外包活动全过程的控制工作。