市场经济视域下文书档案管理手段探析

王燕

行政管理是指一个单位在业务开展过程中采取的具有强制性的措施，一般通过制度文件形式出现，而经济管理是指按照经济运营规律开展相关的业务活动。就文书档案管理而言，行政管理是一种直接、强制、效果明显的手段，而经济管理是一种相对温和的间接性手段，引导档案管理人员开展文书档案管理活动。行政手段和经济手段从不同角度对文书档案进行管理，二者相辅相成，共同推动文书档案管理工作的进一步发展。我国市场经济体制和改革开放政策正不断深化，市场经济规律在社会实践活动中的贯彻力度越来越强，经济手段的积极作用也逐渐凸显出来。本文重点强调经济手段在文书档案管理中的应用。

一、文书档案管理中经济手段的重要性

随着社会主义市场经济的不断进步和发展，经济手段在管理工作中的价值逐步凸显，将经济手段引入文书管理工作中具有十分重要的意义，最突出的就是有利于优化当前文书档案行政管理工作模式。我国行政事业单位的文书档案管理工作是通过从中央到地方、从上级到下级的行政组织系统进行维系的，文书档案资料的整理和管理接受的是自上而下的监督和指导。这种工作模式在维系行政系统正常运行中发挥了积极的作用，是文书档案管理工作最基础的手段。但是应认识到在经济快速发展的时代背景下，单纯的行政化手段发挥的作用是十分有限的，这主要是因为在大力推行政企改革的过程中传统的管理关系发生了改变，经济所有制改革使得政府部门不仅要管理单位内部文书档案资料，还应发挥文书档案在市场经济发展的作用。将经济手段和行政手段结合在一起的管理模式更适合于现阶段的经济发展需求。由于不同地区的实际情况存在一定的差异，文书档案管理不可避免地存在失衡现象，除了管理方式的因素，落后的经济发展也是极其重要的原因。以2018年GDP 为例，2018年上海GDP 为32679亿元，而成都GDP 为15342 亿元，上海GDP总量是成都的2 倍，若在两个地区同时使用传统的行政手段将难以满足不同地区档案管理的需求，因此有必要辅以一定的经济手段，加强文书档案管理经济基础，优化文书档案管理效果。

二、文书档案管理中经济手段的任务

(一)规范档案管理工作，发挥监督管理调节作用

文书档案管理中应用经济手段能有效规范档案管理工作，实现对档案管理工作监管和调节的目标。严格按照客观的经济发展规律以及政府部门相关的制度规定，在文书档案实践管理过程中对相关的工作内容进行预测和分析，同时根据单位实际情况科学规划文书档案管理经济活动。从资金使用角度看，在文书档案管理中应用经济手段，借助经济制度实现资金的科学合理运用，根据文书档案管理经济活动中反馈的数据信息及时有效地调整档案管理经济活动计划，使后期的档案管理工作效率更高，操作更合理，规范性更强。在经济制度监督管理和经济手段预测分析的双重作用下，文书档案管理经济监管调节会更全面，有利于完善档案管理制度，提升档案管理的科学性和合理性。

(二)遵循客观经济规律，提升经济效益

当前我国文书档案管理工作的实施依赖于财政拨款，社会经济的不断变化发展，单纯依靠财政拨款难以有效达到文书档案实践管理中的经费需求。在文书档案管理工作中应用经济手段，以客观的经济规律为基础，借助经济创造和提升经济效果，拓宽文书档案资金来源渠道，实现文书档案的自主化管理。文书档案管理系统具有明显的资源优势，特别是对于类似于行政事业单位等和公众生活息息相关的单位(例如供水、供电、燃气供应等)而言，必须要满足社会公众对档案资料查询的需求，借助经济手段可以对文书档案管理系统进行全面的分析设计，打造一条完善的文书档案管理经济链条，增加文书档案管理收入来源，同时降低文书档案管理活动成本，提升档案管理经济效益。

(三)合理分配档案管理人员，激发工作热情

受我国财政拨款制度的影响，行政手段长期以来是开展文书档案管理最主要的手段，这种体制中带有一定的平均主义，不利于文书档案管理工作的开展，如果档案管理人员的积极性不高，会影响公众对单位的信任度，将经济手段引入文书档案管理中，能打破这样的劣势，根据按劳分配原则，鼓励档案管理人员发挥自己的才能，调动他们的主观能动性，通过权责相统一的管理体系来指导文书档案管理实践工作。经济手段的引入促使档案管理人员发现文书档案管理经济效益和自身努力之间的正向关联，付出得越多收获得也就越多，提升档案管理人员分配的合理性，调动他们的工作积极性，服从单位领导安排，使他们在文书档案管理工作中投入更多的精力。

三、经济手段在文书档案管理中的应用策略

(一)实施经济预算核算，加大价格改革力度

文书档案管理中引入经济手段，应先制定和完善经济预算核算制度，改善传统的文书档案管理经济收支体系。统筹文书档案管理工作计划内的经费收支情况，全方位分析文书档案管理工作中的业务活动以及今后的发展方向，设计并实施更系统完善的收支计划，优化档案经济活动管理效率，打牢经济基础以便更好地实现文书档案管理计划。此外，还应记录好文书档案经济活动中的劳动成果和各类消耗，在参考相应记录的基础上进行分析和计算，全面核算预算指标、经济活动消耗以及对应的经济利益，在物质利益和经济责任之间取平衡点，进而提升文书档案管理计划的合理性，提高文书档案管理控制效果。对上海等经济发展较快的地区，可以以价格改革为切入点，提高收费标准，参考经济预算和事实核算结果，保障收费的合理性，不断提升文书档案管理的经济效益。

(二)落实经济利益原则，科学利用奖惩手段

随着市场经济的发展，出现经济效益为先的发展局面，同时经济体制也在不断完善。在这样的背景下，只有合理运用经济体制机制，贯彻落实相关的管理机制，才能确保最大化的经济效益。在文书档案管理中应用经济手段也应该严格遵循经济利益原则，在档案管理人员管理体系中增加奖惩机制。在文书档案管理经济效益和档案管理人员的工资、奖金等薪资福利之间建立联系，对完成了既定指标、积极为单位文书档案管理工作建言献策者，综合表现良好的人员一定精神和物质奖励，进行表彰；扣发懈怠消极、工作拖沓的人员奖金；对没有按时完成工作甚至造成单位经济和名誉损失的档案管理人员，可以实施一定的惩罚措施，严重的可以追究其经济责任。通过奖惩制度激活档案管理人员管理体制，在文书档案管理工作中发挥着积极的促进作用。

(三)推行经济责任制度，提升档案管理人员经济意识

在文书档案管理中除了运用奖惩制度，还应同步制定经济责任制度，切实落实档案管理人员的经济责任，解决档案管理部门与档案管理人员、档案管理人员与档案管理人员之间的责任和经济关系，提升两两之间的科学性和客观性。首先，应将岗位经济责任和档案管理部门经济责任融合在一起，摒弃传统的平均主义思想；其次，应明确档案管理部门的经济责任；最后，还可以项目承包、逐级承包等形式将档案管理部门的经济责任落实到档案管理人员头上，提升档案管理人员的责任意识和经济意识，优化档案管理经济运用体制，实现最大化的文书档案管理经济效益。

(四)制定经济竞争制度，强化市场调节成效

将经济竞争机制引入文书档案管理工作中，使其与奖惩和责任制度相匹配，最大限度地提升档案管理人员的竞争意识，激发他们对文书档案管理工作的主动性、积极性以及创造性。将竞争机制融入奖惩制度中，各类机制相互作用，强化其实用效果。引入并加强市场调节手段的应用，特别是市场经济发展中形成的优胜劣汰的经济规律，强化运行主体的导向性和自主性，使文书档案管理人员更好地融入市场环境中，丰富他们在文书档案经济开发和竞争市场中的档案管理经验。同时还应不断完善宏观调控制度，让文书档案进一步向社会开放，通过制定合理的档案信息收费标准，推动文书档案的健康、可持续发展。

四、结语

文书档案管理集合了行政手段和经济手段，要实现其长远发展必须顺应市场经济发展规律。在档案管理实践过程中应充分认识到经济手段的优势，不仅要合理应用经济预算核算手段，推动价格改革，还应在文书档案管理全过程贯彻经济利益原则，发挥奖惩制度在文书档案管理中的效用。此外，可以实施经济责任制度，提升档案管理人员的经济意识，辅以经济竞争制度，强化市场调节，提升文书档案管理的科学性，确保文书档案管理的长足发展。