新时期事业单位人事档案信息化管理分析

文/菏泽市人力资源和社会保障局 张晓燕

21世纪信息化已经得到了空前的发展，科技水平也得到了飞速提升。传统的人事档案信息管理方式都是通过纸质保存，一旦发生改变就要作废纸质档案重新打印，浪费时间、浪费纸张，工作效率大幅度下降。因此传统的管理模式已经完全不符合现如今事业单位的发展，很多企业已经开始对现如今的工作进行变革，原有的人事档案管理模式已经逐渐被抛弃，取代它的是信息化管理。这对于企业来说是一种新机遇，如果不及时做出改变就只能被时代抛弃。

一、事业单位人事档案信息化管理的意义

我国人事管理制度的重要特色之一就是采取了人事档案这一措施。档案分为很多种，人事档案只是其中一个重要的方面，有它本身独特的作用。人事档案主要收录员工的履历、考核、政治面貌、奖励和处分、工资等方面，员工的个人信息都会包括在里面，因此保密工作一定要做好，错误率也应该尽可能降低，这是对员工的一种安全保障，人事档案也可以作为选拔人才的重要依据。人事档案对于企业有很重要的意义，可以减少人员不合理分配的现象。人事档案管理如果与信息化相结合，可以更加方便快捷，方便更改和调动，大幅度提高管理效率。现代化的设备可以将纸质档案转化为图片或者电子版，可以随时随地打印和复印，快捷方便，同时可以有效保障员工个人信息的安全性，对于员工而言可以更放心，同时更全身心投入到自己的工作岗位中。

二、现代事业单位人事档案信息化管理存在的问题

（一）管理模式和手段单一落后。在传统的人事档案管理模式下，人事档案管理的主要工作就是对于档案的收集和保存，通常是通过纸质保存，在查找时一旦分类模糊就要花费很多时间去查找，浪费人力物力的同时工作效率也十分低下。我国信息化社会发展日益迅速，如果只依靠人的力量管理档案将不符合时代发展要求、不符合事业单位与时俱进的发展理念。管理模式如果能有大幅度的变革，对于事业单位和员工而言都起到了很大的作用。

（二）没有完善的基础设施。档案整理如果固守着传统的管理模式，很容易出现纰漏。人事档案对于员工而言十分重要，它关系着员工的职位分配和调动，因此如果一旦出现纰漏，对于企业和员工个人而言都是很大的损失。很多老的事业单位还固守着传统的档案管理模式和设备，浪费资源浪费时间，很多时候档案的安全性也不能得到保障，并且档案柜的防潮、防水、防虫工作也没有做好，出现了很多的问题。

（三）管理人员思想重视程度不够。人事档案信息管理很多时候不会受到事业单位高层的重视。事业单位最重视的是经济效益，所谓“无利不起早”，人事档案的管理不能直接给单位带来收益，因此他们的管理信息化改革通常会被推迟到所有改革之后，甚至因为不舍得资金的投入，人事档案管理的改革会被忽略。人事档案是对员工的档案进行收集和保存，看似工作内容简单，实际上如果固守传统的管理模式，一旦有变动就要牵动很多纸质档案的废弃，工作效率会极其低下，事业单位管理高层一定要对此加以重视，加大资金投入和设备更新，才能给事业单位带来更多的经济效益。

三、新时期事业单位人事档案信息化管理优化策略

（一）加强相关工作人员的培训力度。人事档案信息管理信息化要求员工破除自己的传统观念，提高自己的专业素质，更新自己的工作理念，否则只会被事业单位淘汰，被社会淘汰。事业单位的管理者也一样，在更新设备和管理模式之后，要及时展开培训班，补充工作人员的专业知识，提高专业素质，包括自己负责的模块的学习，还要包括对电脑的学习。信息技术对于人事档案管理有很大的作用，但是再先进的科学技术，没有专业的人才去管理和使用，它们也将成为破铜烂铁。人事档案管理工作人员担负着更新和保存档案的责任，因此必须要具备更高的思想觉悟，同时要提高自己的业务能力，具备良好的政治责任感和灵敏的观察力、鉴别力。同时事业单位也要引进更高素质的人才，使人事档案管理工作人员中产生适当的竞争力，促进事业单位的发展。

（二）采取多元化管理模式和手段。传统的管理模式和手段通常都是局限于纸质材料的保存，由上文分析可知，纸质材料存在很多问题，不仅不易保存、占用空间，并且在调动和查找方面费时费力，工作效率也极其低下，必须要及时更新。人事档案管理信息化最重要的一点就是将纸质材料信息化。事业单位的人才信息资源库就是要合理利用各种资源，最大限度发挥这些资源的利用率，纸质材料的信息化可以有效延长人事档案保存的寿命，并且在查找和更新方面也十分方便快捷，可以减少纸质和打印的费用，省时省力，符合我国节约资源保护环境的发展理念。事业单位在进行管理时要充分发挥计算机的作用，首先要建立目录，方便以后的信息查询，同时要及时更新员工的信息，保证档案的时效性、全面性、准确性。管理者也可以将员工所获得的证书通过扫描仪扫描成电子版然后进行保存，在今后的信息调动方面可以节省空间、减少磨损，对于员工也是很强的一道保障。更新管理模式和手段已经刻不容缓，企业必须要充分重视。

（三）加大资金投入完善基础设施。国家对于档案管理提出了九防，防火、防潮、防高温、防尘、防霉菌、防虫、防鼠、防光防盗，现代化的档案管理模式采取了信息化智能管理模式，符合九防的标准，做到了以科技为基础，依靠先进的设备进行档案信息的管理，更新了储存技术、计算机技术、通信和信息化处理技术，将空气消毒、视频监控、漏水警报、红外线警报等方面设置的更加系统化、信息化，可以给事业单位一个更加安全、方便、舒适的档案储存和收集机构，提高工作效率、保障安全性、减少出错率。随着我国经济的不断发展，科学技术的引进和开发也有了更高的台阶，很多事业单位开始引进大量的新设备，基础设施的完善可以说是一劳永逸，带来更多的经济效益。人事档案管理也需要更新设备，可以提高工作效率，虽然不能创造直接利益，但是可以创造更多的间接效益，对于事业单位和员工而言都是很好的解决措施。

（四）重视人事档案信息的安全性。员工档案涉及很多的个人信息，因此，很多员工对于自身档案的安全性也会更有很多顾虑，信息网络的安全性成了很多事业单位和员工关心的话题。网络存在很大的变动，如果不能保障安全，那么很多员工都不会放心将自己的档案信息上交给事业单位，因此信息网络环境的安全性成了人事档案管理信息化的重要前提。首先，事业单位必须要通过各种有效措施来保障信息的安全性，将安全防范放在信息化管理的重要位置。这就要求企业引进更多的技术人才来建立档案信息化管理的安全机构，明确安全保障工作的责任人，以此来保障网络安全，做好安全防范工作。其次，事业单位要做到与时俱进，注重人事档案管理的数字化，建立数据库，在防攻击、防病毒、放漏洞方面做好充足的技术保障。只有企业保障信息安全，才能获得员工的信任，员工的顾虑消失也就能更全身心投入工作中，为企业创造更多经济效益。

（五）注重档案数据库和档案管理的同步性。在规模较大的事业单位，很多人事档案的数据都是过八万级别的，因此在进行档案更新和管理方面会有很大的工作量。档案数据库一定要做到准确录入数据和删除数据，同时要做到数据库的动态更新，保证时效性和准确性。很多员工都会有自己的学习考证计划，一旦有涉及档案的信息变化，管理者就一定要及时更新和改正，做好数据库和档案管理的同步性，是对事业单位、对其他员工负责，必须要予以充分的重视。

（六）注重由档案管理者向信息开发者之间的转变。事业单位要实现档案管理的信息化不仅要重视设备的更新和技术的引进，更重要的是转变和提高人事档案管理者的思想观念和综合素质。信息化管理已经是人事档案管理模式的转变趋势，因此事业单位的管理者必须要给予充分的重视。档案管理工作者的素质甚至在某种程度上决定着人事档案管理系统的兴衰。新时期的人事档案管理者不仅要注重信息的保存，实际上还要加上很多方面的工作，才能组成人事档案管理系统。管理者除了要有掌握基础设施的能力之外，还要有强烈的责任心，每个人都有自己负责的板块和区域，做好分内工作的同时也要开动脑筋，及时更新自己的管理理念，从而提高工作效率，减少错误率。另外，工作者一定要注重信息的开发，及时更新档案信息库，为企业提供更多的用人参考。同时人事档案管理者一定要注重自己观念的转变，及时上报更新自己的管理设备和管理系统，为事业单位和员工提供更高效、更快捷、更方便的服务。

四、小结

综上所述，21世纪很多事业单位都在争分夺秒地进行改革，改革带来的是传统方法的更新换代，这对于人事档案管理者是很大的挑战，如果管理者还固守着传统的管理模式和手段，这将会带来巨大的工作量，工作效率会大幅度下降，因此人事档案信息管理的改革也刻不容缓。人事档案管理如果可以结合信息化技术，就可以提高工作效率、减少错误率，对于事业单位而言是一次很大的飞跃。现如今的企业管理还存在很多问题，例如资金设备投入不足，很多企业高层不注重人事档案的改革等问题，这些企业将会面临被淘汰的风险。因此，人事档案信息化管理已经是大势所趋，必须要做到与时俱进才能得到更长远的发展。