医院人事档案精细化管理分析

2020-11-23驻马店市中医院李琳

办公室业务 2020年20期

文/驻马店市中医院李琳

最近几年，我国的医疗行业发展极为迅速，在不断发展的过程中，对存在的一些不足进行改进，进而使人事档案的管理变得愈加精细化，并让人们逐渐意识到档案管理工作的重要意义。

一、医院对人事档案进行精细化管理的意义

随着数字与信息时代的到来，许多行业开始向着数字化、信息化转变，医院在对人事档案进行管理时，也同样应该适当引入数字化模式进行辅助管理。医院内部员工的数量存在较大的变动，借助人工进行人事档案的管理难免会出现一些细小的失误，所以想要实现人事档案的精确管理，数字信息技术是最便捷的一个手段。

我国医院人事档案管理效率较为低下，随着医院的不断发展，管理方法必须要实现进一步更新，目前许多大型医院已经意识到这一点，开始进行深入的改革创新工作，从而形成一个相对完善与健全的管理体系，以此来确保自身健康长久地发展。首先，想让人事档案精细化管理模式顺利展开，一定要将管理的步骤进行精细化，让每一个职位都承担所应有的职责。其次，需要对人事档案的管理目标进行明确，让管理人员对自身职责有明确认识，从而为目标化管理打下基础。

随着医疗行业的不断拓展，医院所需要的医护人员愈来愈多，医院所提供服务的范围也在不断增大，人员种类以及数量不断增加，从而为医院人事档案管理工作带来挑战。人事档案管理工作在医院发展过程中起着至关重要的作用，当前人力资源逐渐成为医院之间竞争的一个关键要素。对医护人员进行管理离不开人事档案，因此必须要对人事档案进行精细化管理，在这个过程中，要注意结合时代潮流，引入信息技术，借助信息化来弥补发展过程中存在的不足，最终提升医院人事管理效率。

二、医院人事档案管理工作中存在的问题

（一）医院人事档案管理人员专业素质较低。医院在对人事档案进行管理时，起到关键作用的是档案管理人员。当前，许多医院并未对人事档案管理职位进行重点关注，也并未设置从事管理工作的专业人员，通常都是由退休员工或其他岗位的员工来进行管理。这些管理人员没有专业的知识，更没有相关的管理经验，在进行人事档案管理时，几乎不可能实现真正的精细化与科学化管理，从而导致出现失误，工作效率降低，最终影响医院健康发展。

（二）医院对于人事档案管理不够规范。医院在对人事档案进行管理时，通常会涉及许多的信息，工作量也十分巨大，在工作时稍有大意，便可能会出现失误。当前，少部分医院没有完成信息化建设，甚至有一些才刚刚开始信息化建设，没有相关管理的经验，所采用的临时管理体系与自身发展的状况不匹配，同样也会对医院发展产生影响。

（三）医院在对人事档案进行管理时，没有形成明确可行的计划方案。医院想要实现人事档案信息精细化管理，就必须制定出一个较为详细以及合理的发展规划，同时还要结合医院发展的实际状况，避免浪费内部资源。对人事档案实施信息化、精细化管理，可以让不同部门之间建立紧密联系，实现协调工作，共同进步，从而在改革过程中处于主动地位。

三、精细化管理在医院人事档案管理中应用的对策

（一）要改变原来传统的管理模式。要想使医院人事档案的管理模式得到革新，就必须要对医院实际的发展情况进行深入了解，摈弃传统的人事档案管理制度，最大程度提升管理效率，并实现档案的精细化管理。同时，医院人事档案管理人员还要转变自己的工作观念，形成相对健全的服务观念，在日常工作过程中主动服务。人事档案管理人员在对档案信息进行查询时，还需要具有较高的工作效率。要将人事档案管理与信息化相结合，一起向着信息化、数字化以及现代化方向发展，在信息化管理观念之下，形成一个完善、合理的人事档案管理体系，这样可以让信息的来源和信息保存的方式尽快适应全新的管理体系。目前，很多医院使用纸质档案，在整理以及保存时，较为麻烦，进而为管理工作的进行带来诸多困难，并且在管理模式上也比较落伍，必须要通过当前实际的情况来对改革工作进行妥善规划。在对人事档案进行管理改革时，必须要借助更加先进的信息化设备，档案管理人员要将自己工作的理念进行革新。在上述基础之上，最大程度实现自动管理以及智能管理，对人事档案进行管理最根本的一个目的便是确保医院长久健康发展，并提升服务质量，所以从事档案管理的工作人员一定要加强服务意识，提升信息利用的效率。倘若在医院发展的过程中出现了异常状况，便可以通过人事档案所存储的信息进行辅助，除此之外，人事档案还是医院发展过程中不可或缺的参考资料。

（二）构建一个健全的医院人事档案管理体系。现阶段，对医院人事档案进行管理改革时，一定要基于信息化管理的模式来进行设计。第一步是让人事档案的管理水平得到提升，医院各个部门科室之间都可以将拥有的信息进行有序整理，最终汇聚到中心集中管理。同时，还需要将相关的管理制度进行完善，在对档案进行管理时，要不断实现信息数字化工作模式。相关管理人员在对信息进行整理与归纳时，可以借助计算机来将信息储存成为电子化档案。同时医院也要将相关设备进行更新，引用当前更加先进的新型计算机，让工作人员尽快熟练掌握流程，并与各类信息系统进行深入接触，最终替代原本传统的通过人工进行档案管理的方式。想要实现信息精细化管理，除了上述条件外，还要建立一个完善的人事档案管理体系，从而让其他环节也实现信息化的改革。在对人事档案进行日常管理时，也需要借助计算机等设备来进行，医院的内部要建立起一个完善、科学的信息管理系统。在医院档案信息化管理过程中，通信以及计算机等电子设备是必不可少的，而且这是实现医院整体信息化管理不可或缺的环节。其实是让医院内部软件和其他硬件等设施均向着信息化方向发展。当今时代，是一个大数据时代，在医院不断发展过程中，一定要获得一个更为精准、更为完整的信息，只有这样，才能对自己实际发展的状况大致了解，从而形成一个较为精确的档案管理体系。通过医院实际需求来做信息的检索，从而对大数据进行分析，进而可以在诸多数据中快速找到自己所需的档案信息，并且还可以借助这种方式缩短管理工作的时间，最终实现工作效率的提升。

（三）要提升档案管理工作人员的能力。前面我们已经讲述了档案管理人存在专业性比较差等问题，想要让档案管理水平得到提升，就一定要建立起一个专业的档案管理小组。让从事档案管理的工作人员接受相关培训时，可以聘请一些专家来做指导与讲解，从而为工作人员普及精细化的管理知识，提升档案管理人员实际的业务能力。除此之外，还可以组织管理人员进行外出实习参观，或者与其他同行交流档案管理的经验。医院要在内部多进行学术交流活动，创造一个相对和谐的环境，促使管理人员不断探索新天地，掌握丰富的专业知识，最终提高工作人员的专业素养。在医院发展的过程里，创新是至关重要的一个影响因素，在对档案进行管理时，同样也不能缺少创新的理念，只有借助这种方式，医院才可以重新焕发出活力，进而实现稳步发展。医院人事档案管理人员不仅要掌握现代化管理观念，了解基础的档案管理形式以及专业的知识，还要将自身知识结构不断进行更新，掌握当前流行的计算机信息技术，尽快融入档案管理改革中。

（四）要借助信息技术来加强医院人事档案的管理水平。要想实现医院人事档案的高效管理，就必须借助信息技术来进行管理。由于近几年医院职员数量呈现快速上升趋势，导致人事信息数量随之增多。因此，必须要让人事档案实时更新，想要实现这一目标，就要对档案进行一个动态的管理。在实行动态化管理时，信息技术是至关重要的一部分，通过信息技术可以让员工的信息得以利用，而且在进行业绩考核时更为方便。在医院有条件的情况下，可以最大程度实行人事档案的精细化管理，最终实现内部各个部门科室之间信息的共享。除了上述功能之外，通过信息技术还可以提升信息保密程度，保证内部的机密不会被泄露出去，从而避免出现经济等方面的损失。