浅谈事业单位机关机要文件细节化管理

2020-11-23北京航天总医院余鹏

办公室业务 2020年20期

文/北京航天总医院余鹏

机要文件是国家发展的基础，也是连接党与群众的重要桥梁，充分展现出其重要性与机密性，同时，也是事业单位资料管理的重中之重，给文件管理部门带来了严峻的压力与考验。以现阶段事业单位机要文件部门的工作现状为出发点，无论是工作质量方面，还是保密工作方面，都存在诸多的问题，尤其在收发文件、文件管理以及加盖公章方面，依然有待提升，对文件管理工作的效率与质量带来了消极的影响。

一、机要文件管理工作的现状

（一）管理意识有待提高。针对事业单位机要文件的管理方面，机要文件管理者要具备高度的警惕性、保密性及谨慎性等诸多的要求，同时还要树立科学的管理意识。然而，现阶段事业单位文件管理者的管理意识依然有待提升，对机关文件的重要性与保密性缺少认知。导致在印章管理以及收发文件环节中，忽视了对重要信息的保护性工作，给窃取文件资料的人可乘之机，最终造成了机密文件的泄露，上述问题是事业单位亟待解决的问题。在机要文件中，大多记载了党和国家未来的发展规划以及具体的工作选项等，决不能让无关的人知晓。

（二）不规范的文件管理方式。根据不完全统计，现阶段事业单位文件管理的规范性较差，尤其在文件管理者的行为准则与专业技能方面，缺少规范性管理，进而无法提升事业单位机关文件的管理质量与效率。健全的管理机制是高效管理的基础，而管理机制的匮乏，会降低对文件管理者的约束力，在管理工作的开展过程中，诸多不确定因素会对文件管理工作造成影响。尤其在复印、盖章、文件收发方面缺乏规范性管理，给机要文件的管理工作带来消极的影响。

（三）监督机制的缺乏。机要文件是事业单位的重要内容，保密性较强，在文件管理活动中，合理的监督管理机制有助于提高机要文件的管理质量。现阶段，事业单位的管理工作统一由文件管理者完成，在监督机制严重缺乏的情况下，无法高效地监督文件管理者的工作行为，造成了监管上的漏洞，给机要文件的严密性与机密性带来了挑战，随时存在泄密风险。

二、机要文件管理人员素质要求

（一）坚定政治立场，忠于党和国家。机要工作是事业单位各类消息传播的枢纽，在社会经济不断发展的今天，事业单位之间的交流趋于频繁，机要文件管理人员身负机要文件的管理重任，会经常性地被敌对方视为盗取信息的目标方。所以，机要文件管理者在日常工作活动中，一定要坚定自身的政治立场，时刻保持警惕感，无论发生什么事，无论在任何情况下，都要严守工作纪律，并将其视为生命准则，最终高效完成管理任务。

（二）健康的身体与心理素质。1.恪尽职守，极具奉献精神。恪尽职守、奉献精神是机要文件管理人员的职业准则。尽管机要文件管理工作需要具备保密性与实效性，但也是一项准确性很高的服务性工作，需要管理人员具备很高的工作素质。机要文件管理人员每天需要处理的事务较多，工作内容也较为繁重，工作环节颇为复杂，同时所涉及的部门也较多。即便是非工作期间，也要做好积极的准备，一旦出现紧急状况，还要临时加班，无论是工作内容方面，还是在工作时间方面，都要比一般工作者付出的更多。虽然机要文件管理人员的工作较为辛苦，但是依然要保持高度责任感与警惕性，并以自身的工作内容为荣，坚持恪尽职守、无私奉献的精神，为工作的高效开展，为管理工作的高效完成奠定坚实的基础。2.严格遵守工作纪律、保持良好工作作风。机要文件管理工作较为特殊，这就要求机要文件管理人员在工作过程中，严格遵守工作纪律，保持积极的工作态度，只有这样才能确保机要文件管理工作顺利开展，减少泄密的风险。机要文件管理人员一定要树立正确的工作观念，严于律己，为自身工作建立严格的要求以及高标准。同时，在机要文件的管理活动中，要严格按照标准行事，例如，密级文件决不允许复印，在文件的传阅过程中，密级文件的回收要具有时效性，保证文件的归档与销毁工作能顺利开展。3.提高自身的保密意识。保密意识是机要文件管理人员的工作准则，在机要文件的管理过程中，一定要慎之又慎。机要文件管理员一定要充分认知到保密工作的重要性与必要性，以及对事业单位的影响，同时还要保持与窃密者斗争的工作精神，不断提高自身的保密意识，加强对自身言行的管理，有效区分信息来源，坚决维护国家利益与单位利益。

（三）提高自身的综合素养与业务素质。相比于其他类型的文件管理而言，机要文件管理工作更加复杂与特殊，不仅在管理工作中彻底贯彻保密工作，还要讲究实效性。事业单位机要文件管理工作质量的高与低，直接影响了其他工作的正常开展。因此，在机要文件的管理过程中，管理人员一定要提高自身的综合素养与业务素质，而较高的综合素养与业务素养是管理工作高效开展的基础，是保障国家、事业单位利益的基础，为其他工作的顺利开展奠定坚实的基础。首先，机要文件管理人员要熟练运用现代化的办公技术。随着科学技术的不断发展，网络与计算机技术已经渗透到各行各业。机要文件管理人员也要跟随时代的发展，加强对新技术、新设备的有效应用，进而提高机要文件管理的工作效率。其次，严格遵守规章制度，加强文件管理工作。在机要文件管理过程中，要严格遵守管理的规章制度，保持高度认真与严谨的工作态度，细心核对收发文件，充分发挥文件的保密性。再者，在机要文件的管理过程中，充分掌握基础的工作任务与工作原则，加强对相关原则的管理工作，保证文件管理的安全性与准确性。同时，加强时效性方面的管理，真正落实保密工作，对机要文件的收发、文件登记以及其他工作内容，都要坚持工作原则，保证工作能顺利进行。最后，提升自身的管理能力。熟悉管理流程，发现管理漏洞，利用先进、科学的管理方法，进而提高综合管理效率。

三、提高机要文件管理效果的措施

（一）完善收发文件、登记的管理制度。在事业单位机要文件的管理过程中，加强对文件收发等级的管理至关重要，机要文件是管理的核心与根本，对比行政文件，显然机要文件具备了更高的价值性与保密性。在接受新机要文件的过程中，要加强对机要文件的记录工作，加强登记处理，保证机要文件正确的属性，同时反复核实文件的基础元素，确保机要文件登记数据的真实性与准确性，防止出现错登或漏登的现象。完善收发文件、登记的管理制度，也是机要文件管理的重要选项。尽管每个事业单位都有着自身的规章制度，但特殊情况特殊处理，以提升机要文件保密性为基础，同时也是机要文件管理者的工作职责。同时，在机要文件的收发过程中，一定要加强安全防范工作，凡事事必躬亲，杜绝代收发等行为。盖章环节与上述流程大致相同，将工作重心放置在防止信息泄露方面。

（二）提升管理人员的综合素养。高质量的人力资源是事业单位发展的基础，所以，在事业单位机要文件的管理过程中，一定要努力提升管理人员的综合素养，给机要文件工作的顺利开展提供支持。而提高机要文件管理人员综合素养可以从两个方面入手，首先提高入职门槛，加大教育力度。在教育方面，要加强对管理人员的定期考核与培训工作，强化管理人员的保密意识，提高自身的专业知识与业务水平，加强职业道德方面的培训工作，熟悉正规的操作流程，保证机要文件管理的各个环节与细节都能符合规范标准，加强对自身言行的管理工作，为机要文件的高质量管理奠定坚实的基础与保障。

（三）健全机要文件的借阅机制。文件库是放置机要文件的地方，通过对各类文件的归纳与整理，有助于领导层的观看与借阅。健全机要文件的借阅机制，完善科学的借阅制度，在文件的传递过程中，一定要亲力亲为，不可找人代交，领导批示后，文件要直接交给机要文件管理人员。如果领导在文件库中查阅文件，待领导离开后，要及时归档文件。同时，要在文件库中安装监控设备，提高文件库的安全性能，实时掌握文件库的状态。

（四）加强机要文件监督体系的建设工作。在事业单位机要文件的管理活动中，一定要加强机要文件监督管理体系的建设工作，增加对机要文件管理人员的监督手段，甚至细化到文件监督管理的各个工作环节，例如，言谈举止方面、收发文件方面，以及文件的借阅与销毁方面等，都要给予及时、实时、高效的监督。加大对文件管理的监督力度，对机要文件管理人员的行为举止、言语、收发文件、借阅以及销毁等内容进行实时、细致的监督。加强机要文件监督体系的建设工作，有助于责任与权利的细化，为机要文件管理工作的顺利开展夯实基础。