APP下载

浅谈事业单位机关机要文件细节化管理

2020-11-23北京航天总医院余鹏

办公室业务 2020年20期
关键词:管理人员管理工作事业单位

文/北京航天总医院 余鹏

机要文件是国家发展的基础,也是连接党与群众的重要桥梁,充分展现出其重要性与机密性,同时,也是事业单位资料管理的重中之重,给文件管理部门带来了严峻的压力与考验。以现阶段事业单位机要文件部门的工作现状为出发点,无论是工作质量方面,还是保密工作方面,都存在诸多的问题,尤其在收发文件、文件管理以及加盖公章方面,依然有待提升,对文件管理工作的效率与质量带来了消极的影响。

一、机要文件管理工作的现状

(一)管理意识有待提高。针对事业单位机要文件的管理方面,机要文件管理者要具备高度的警惕性、保密性及谨慎性等诸多的要求,同时还要树立科学的管理意识。然而,现阶段事业单位文件管理者的管理意识依然有待提升,对机关文件的重要性与保密性缺少认知。导致在印章管理以及收发文件环节中,忽视了对重要信息的保护性工作,给窃取文件资料的人可乘之机,最终造成了机密文件的泄露,上述问题是事业单位亟待解决的问题。在机要文件中,大多记载了党和国家未来的发展规划以及具体的工作选项等,决不能让无关的人知晓。

(二)不规范的文件管理方式。根据不完全统计,现阶段事业单位文件管理的规范性较差,尤其在文件管理者的行为准则与专业技能方面,缺少规范性管理,进而无法提升事业单位机关文件的管理质量与效率。健全的管理机制是高效管理的基础,而管理机制的匮乏,会降低对文件管理者的约束力,在管理工作的开展过程中,诸多不确定因素会对文件管理工作造成影响。尤其在复印、盖章、文件收发方面缺乏规范性管理,给机要文件的管理工作带来消极的影响。

(三)监督机制的缺乏。机要文件是事业单位的重要内容,保密性较强,在文件管理活动中,合理的监督管理机制有助于提高机要文件的管理质量。现阶段,事业单位的管理工作统一由文件管理者完成,在监督机制严重缺乏的情况下,无法高效地监督文件管理者的工作行为,造成了监管上的漏洞,给机要文件的严密性与机密性带来了挑战,随时存在泄密风险。

二、机要文件管理人员素质要求

(一)坚定政治立场,忠于党和国家。机要工作是事业单位各类消息传播的枢纽,在社会经济不断发展的今天,事业单位之间的交流趋于频繁,机要文件管理人员身负机要文件的管理重任,会经常性地被敌对方视为盗取信息的目标方。所以,机要文件管理者在日常工作活动中,一定要坚定自身的政治立场,时刻保持警惕感,无论发生什么事,无论在任何情况下,都要严守工作纪律,并将其视为生命准则,最终高效完成管理任务。

(二)健康的身体与心理素质。1.恪尽职守,极具奉献精神。恪尽职守、奉献精神是机要文件管理人员的职业准则。尽管机要文件管理工作需要具备保密性与实效性,但也是一项准确性很高的服务性工作,需要管理人员具备很高的工作素质。机要文件管理人员每天需要处理的事务较多,工作内容也较为繁重,工作环节颇为复杂,同时所涉及的部门也较多。即便是非工作期间,也要做好积极的准备,一旦出现紧急状况,还要临时加班,无论是工作内容方面,还是在工作时间方面,都要比一般工作者付出的更多。虽然机要文件管理人员的工作较为辛苦,但是依然要保持高度责任感与警惕性,并以自身的工作内容为荣,坚持恪尽职守、无私奉献的精神,为工作的高效开展,为管理工作的高效完成奠定坚实的基础。2.严格遵守工作纪律、保持良好工作作风。机要文件管理工作较为特殊,这就要求机要文件管理人员在工作过程中,严格遵守工作纪律,保持积极的工作态度,只有这样才能确保机要文件管理工作顺利开展,减少泄密的风险。机要文件管理人员一定要树立正确的工作观念,严于律己,为自身工作建立严格的要求以及高标准。同时,在机要文件的管理活动中,要严格按照标准行事,例如,密级文件决不允许复印,在文件的传阅过程中,密级文件的回收要具有时效性,保证文件的归档与销毁工作能顺利开展。3.提高自身的保密意识。保密意识是机要文件管理人员的工作准则,在机要文件的管理过程中,一定要慎之又慎。机要文件管理员一定要充分认知到保密工作的重要性与必要性,以及对事业单位的影响,同时还要保持与窃密者斗争的工作精神,不断提高自身的保密意识,加强对自身言行的管理,有效区分信息来源,坚决维护国家利益与单位利益。

(三)提高自身的综合素养与业务素质。相比于其他类型的文件管理而言,机要文件管理工作更加复杂与特殊,不仅在管理工作中彻底贯彻保密工作,还要讲究实效性。事业单位机要文件管理工作质量的高与低,直接影响了其他工作的正常开展。因此,在机要文件的管理过程中,管理人员一定要提高自身的综合素养与业务素质,而较高的综合素养与业务素养是管理工作高效开展的基础,是保障国家、事业单位利益的基础,为其他工作的顺利开展奠定坚实的基础。首先,机要文件管理人员要熟练运用现代化的办公技术。随着科学技术的不断发展,网络与计算机技术已经渗透到各行各业。机要文件管理人员也要跟随时代的发展,加强对新技术、新设备的有效应用,进而提高机要文件管理的工作效率。其次,严格遵守规章制度,加强文件管理工作。在机要文件管理过程中,要严格遵守管理的规章制度,保持高度认真与严谨的工作态度,细心核对收发文件,充分发挥文件的保密性。再者,在机要文件的管理过程中,充分掌握基础的工作任务与工作原则,加强对相关原则的管理工作,保证文件管理的安全性与准确性。同时,加强时效性方面的管理,真正落实保密工作,对机要文件的收发、文件登记以及其他工作内容,都要坚持工作原则,保证工作能顺利进行。最后,提升自身的管理能力。熟悉管理流程,发现管理漏洞,利用先进、科学的管理方法,进而提高综合管理效率。

三、提高机要文件管理效果的措施

(一)完善收发文件、登记的管理制度。在事业单位机要文件的管理过程中,加强对文件收发等级的管理至关重要,机要文件是管理的核心与根本,对比行政文件,显然机要文件具备了更高的价值性与保密性。在接受新机要文件的过程中,要加强对机要文件的记录工作,加强登记处理,保证机要文件正确的属性,同时反复核实文件的基础元素,确保机要文件登记数据的真实性与准确性,防止出现错登或漏登的现象。完善收发文件、登记的管理制度,也是机要文件管理的重要选项。尽管每个事业单位都有着自身的规章制度,但特殊情况特殊处理,以提升机要文件保密性为基础,同时也是机要文件管理者的工作职责。同时,在机要文件的收发过程中,一定要加强安全防范工作,凡事事必躬亲,杜绝代收发等行为。盖章环节与上述流程大致相同,将工作重心放置在防止信息泄露方面。

(二)提升管理人员的综合素养。高质量的人力资源是事业单位发展的基础,所以,在事业单位机要文件的管理过程中,一定要努力提升管理人员的综合素养,给机要文件工作的顺利开展提供支持。而提高机要文件管理人员综合素养可以从两个方面入手,首先提高入职门槛,加大教育力度。在教育方面,要加强对管理人员的定期考核与培训工作,强化管理人员的保密意识,提高自身的专业知识与业务水平,加强职业道德方面的培训工作,熟悉正规的操作流程,保证机要文件管理的各个环节与细节都能符合规范标准,加强对自身言行的管理工作,为机要文件的高质量管理奠定坚实的基础与保障。

(三)健全机要文件的借阅机制。文件库是放置机要文件的地方,通过对各类文件的归纳与整理,有助于领导层的观看与借阅。健全机要文件的借阅机制,完善科学的借阅制度,在文件的传递过程中,一定要亲力亲为,不可找人代交,领导批示后,文件要直接交给机要文件管理人员。如果领导在文件库中查阅文件,待领导离开后,要及时归档文件。同时,要在文件库中安装监控设备,提高文件库的安全性能,实时掌握文件库的状态。

(四)加强机要文件监督体系的建设工作。在事业单位机要文件的管理活动中,一定要加强机要文件监督管理体系的建设工作,增加对机要文件管理人员的监督手段,甚至细化到文件监督管理的各个工作环节,例如,言谈举止方面、收发文件方面,以及文件的借阅与销毁方面等,都要给予及时、实时、高效的监督。加大对文件管理的监督力度,对机要文件管理人员的行为举止、言语、收发文件、借阅以及销毁等内容进行实时、细致的监督。加强机要文件监督体系的建设工作,有助于责任与权利的细化,为机要文件管理工作的顺利开展夯实基础。

四、结语

综上所述,事业单位为加强机要文件的管理力度,一定要以机要文件管理人员的综合素养为切入点,提高管理人员的保密意识与综合素养,完善文件管理的工作流程,使机要文件的管理更具规范性与科学性。同时,建立完善的机要文件管理体系,为事业单位的持续性发展作出贡献。

猜你喜欢

管理人员管理工作事业单位
FMEA法应用于现代医疗机构药事管理工作中的体会
医疗设备质控管理工作的探索与思考
以“5×3”立体模式打造外派管理人员队伍
建筑企业安全生产管理人员素质现状提升探讨
加强和改进事业单位人事管理
优质冬枣周年管理工作历
5年前的选择决定今天
黑龙江省事业单位登记管理局事业单位登记公告
黑龙江省事业单位登记管理局事业单位登记公告
黑龙江省事业单位登记管理局事业单位登记公告