Word2010版制作党政公文通用式格式探讨

文/广东农工商职业技术学院管理系 徐乐军

《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）（以下简称《条例》）于2012年4月16日由中办、国办联合下发后，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）（以下简称《格式》），作为《条例》中关于公文格式内容的规范化文件。由于公文格式要素众多，部分规定亦难如人意，已引起一些讨论和建议性意见。工作中如何制作是一方面，另一方面是现实教学问题，即这些格式要素如何在word文档中恰当地制作出来。浏览众多线上和线下材料，要么未曾提及，要么语焉不详甚至误导。故这里结合《格式》要求，探讨如何利用word2010版软件制作党政公文通用式格式。需要说明的是，以word2010版为例，除了因为其不仅是目前word版本系列中最为常用的版本，也是计算机等级考试官方指定版本。通用式最为典型和常用，也最复杂，故以此为例。信函式、命令式和纪要式较简，限于篇幅，本文暂略。

一、页面布局

在word2010版本“页面布局”状态下，直接点开这一项目右下角的斜箭头符号，弹出“页面设置”对话框。在“页边距”下，将上、下、左、右各设为3.7cm、3.5cm、2.8cm、2.6cm，纸张方向为纵向，不急于点“确定”。接着“纸张”项目下，选择A4。“版式”下，选“奇偶页不同”。“文档网格”下，先进行“字体设置”，将字体选为“仿宋GB-2312”，字号选为“三号”，确定后回到“文档网格”对话框，选“指定行和字符网格”后，将“字符数”设定为每行“28”，“行数”设定为“22”，最后“确定”。

二、制作页码

由于《格式》中对页码的规定较为复杂，即“一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。”查诸各类纸面和电子材料，均不见如何在word软件中如何做出这一样式的可行步骤。经过尝试，觉得下述方法较为可行：

（一）单页码制作。在“插入”状态下，选“页码”之“页面底端”之“普通数字3”，此时页码在页下居右。为达“一字线上距版心下边缘7mm”之效，还需将“页脚底端距离”设定为2.5厘米。退四下格，保证“单页码居右空一字”，此时光标在页数“1”之前。退至“开始”状态，将字体选为宋体四号，在“插入”之“符号”选“特殊字符”，插入“长划线”，关闭，按2下空格键。再选定页数“1”，设定为宋体四号，光标在页数后按空2格，按上述插入“长划线”。双击文档页面至编辑状态。

（二）双页码制作。第一页制作完毕后，将光标移到页面第一行最前端，在“页面布局”状态下，插入“分隔符”之“下一页”，进入第二页即双页码制作。在“插入”状态下，选“页码”之“页面底端”之“普通数字1”，此时页码在页下居左。按四下空格键，保证“双页码居左空一字”，此时光标在页数“2”之前。退至“开始”状态，将字体选为宋体四号，在“插入”之“符号”选“特殊字符”，插入“长划线”，关闭，按2下空格键。再选定页数“2”，设定为宋体四号，光标在页数后按空2格，按上述插入“长划线”。

此时，文档中已制作好单页码和双页码。双击文档退回至编辑状态，光标自动移至第二页起始处。仍在“页面布局”状态下，插入“分隔符”之“下一页”，则出第三页；重复这一步骤，文档可自动延伸多页，且单双页码位置与所预设相同。

三、制作版头

（一）份号、密级和保密期限、紧急程度。在word2003版本中，可用表格式制作版头，较为方便，但在2010版中，则出现进行公文标志字体缩放时，影响其他要素格式效果问题，故需摒弃。《格式》中未对份号字体要求，对密级和紧急两要素则专门规定用3号黑体字。为求美观一致之效，建议三者统一用黑体3号。《格式》中亦未对密级与保密期限之间是否用“★”规定，按保密法通常做法，还是统一用之才好。三要素按顺序编排为三行。

（二）发文机关标志。《格式》中未明确规定发文机关全称或规范化简称后是否加“文件”二字，认为加不加均可。因为信函式公文中是不加的，一般建议加上，稍作区别。小标宋体字，一般word软件并不自带，需另行下载安装，安装路径为C＞＞Windows＞＞Fonts。关于标志的字号，《格式》中未明确，应以发文单位名称字数可纳入一行为限。为求美观，选定后，在“字体”中选择“高级”，“缩放”可略小于100%，“间距”根据字数多少进行“加宽”或“紧缩”，并可适当调整磅数，达到合适效果。联合行文时，主办单位名称在前，其他联合行文单位居后，“文件”二字可通过插入“文本框”方法解决，字体和颜色与前方一致。消除“文本框”边线时，先右击任一边线，选“设置形状格式”，在“填充”和“线条颜色”选项边点选“无”确认。

（三）发文字号和分隔线。《格式》中多处出现空几行之类提法，需注意的是，全部指的是页面布局完成后的三号字的行数。“发文机关标志下空二行”写发文字号，正是此意，绝不是在发文机关标志后按回车键后的行数。发文字号中的六角括号“〔〕”，需在“插入”状态下在“符号”栏点选，键盘上是没有的。若有“签发人”情况，按要求制作，再在“发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线”。实际制作中，与“版心等宽”有时不好把握，可将光标移至本页起始处，在“插入”状态下，选“形状”之“线条”中“直线”，光标变为十字形，对准版心竖线位置，平行拉动至行末版心竖线位置处。右击该线条，选“设置形状格式”，设“线条颜色”为实线、红色；由于《格式》中未规定线条宽度，一般建议“线型”宽度为2磅左右。设置好红线后，将其拖移至发文字号下4mm处。

需指出的是，《格式》中未明确党政公文在红色分隔线上应不应该统一的问题。按一贯做法，党委公文在线中加红色“★”，其他各类单位则不可加。鉴于《条例》实施后，绝大多数党委机关仍采用加“★”的办法，还是添加上为好，以示区分。制作时，略为复杂。在发文字号下一行，“插入”状态下，选“符号”之“★”并居中。此时“★”为三号，根据常见公文样式，三号的显小，需将其放大至二号左右，定义为红色。再按上述红色分隔线划法，划略小半段线后复制，放于“★”的两边即可。

四、主体制作

（一）标题制作。在红色分隔线下空二行居中拟制标题，用方正小标二号宋体字。如果一行能够完成，则无问题。如果超出一行，除了回行时词意、排列按要求做好外，两行甚或三行标题行距较大，极不美观。定义整个标题文字，选“段落”之“缩进和间距”，将“行距”设定为“固定值”，“设置值”磅数选为30磅左右，行距即可达到正常状态。

（二）主体其他要素制作。主体部分各要素虽众多，按《格式》制作则相对较易，这里只探讨一些不明晰之处：一是主送机关较多情况。由于首页必须要有正文，主送机关如果过多，容易导致此要求无法完成。《格式》是将“主送机关名称移至版记”，但未明确原主送机关位置如何标注问题。现实中，系统或单位内部发文往往直接代以“各单位”，约定俗成地代指所有下属二级单位或部门，且在版记部分不标注。严格地说，这是一种并不规范的做法，但公文作为工作的工具，便捷是其特点之一，只要不影响工作上的执行，似乎亦无不可。只是如果主送机关出现平行或不相隶属单位且数量众多的情况，还是按《格式》要求做更为妥当一些。二是结构层次字体和标点问题。按《格式》要求，“结构层次序数依次可以用‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。”一般来说，第一层标题后不加标点，多换行，用黑体字并无问题。第二层结构，即“（一）”后，如果概括性的标题，且随后内容换行，这一标题字体适用楷体字；如果没有概括性标题，而是直接一段整体文字，则应当作正文适用仿宋字。有部分公文只出现二层结构，而无第三层结构“1.”。当有第三层结构时，同理，即“1.”后如果有概括性的标题，其下正文多应换行，此时这一标题后不应添加标点。现实是诸多公文在此处出现混乱，在三层结构标题后换行的情况下加句号，与上层标题格式不一致，影响美观。当然如果“1.”后虽然有概括性标题也无换行情况时，当然要用句号隔开了。第四层结构“（1）”当同第三层同样处理。另需强调的是，“1”后应用实心圆点而不是顿号。党政公文有此四层结构层次应当足够，不应将其过分事务文书化，即在“（1）”下，出现第五、六甚至更多层次，并用不太规范的“1）”“①”“a”标注，给人凌乱之感，影响公文整体阅读和执行效果。

五、版记制作

版记包括分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期三要素，存在问题在于分隔线的高度。按《格式》要求，“首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）”。由于word2010版本中，对线条粗细处理并非按此做法，而是按国际标准即磅数进行，常用换算公式是：磅数/2.845=毫米数。据此计算，0.35mm略为1磅，0.25mm略为0.75磅，实际打印后区别不大。为此，建议直接将粗线设为1磅，细线设为0.5磅。实际工作中，诸多公文格式的版记也确实是这样做的。制作方法可参见上述红色分隔线做法。

Word系列软件作为美国微软公司主要产品，风靡全球，也是我国电脑用户首选文字处理软件，但《条例》及《格式》所规定的格式要素并不完全与之对接，该公司更不可能为适应我国党政公文处理要求另行开发专门版本。为解决这一实际问题，据相关材料，北大方正电子公司已开始将国内红头文件处理问题当作一项重要业务，并与相关使用方展开合作。但对于全国众多各级各类单位来说，限于成本或其他因素，在可预见的将来，并不太可能全部普及到位。因此，只有细致研究，探讨方法，并希望在顶层设计时进一步简化格式要素，使党政公文工具化特性完全回归到工具本身意义上来，形式上的制作问题才能真正得以解决。