企业电子档案的推进与实际保密探析

文/陕西凌云电器集团有限公司 樊新华

企业的档案是企业科学决策的依据，是企业的重要资源，与企业的体制、管理和改革等活动有着密切的联系。社会在进步，科技在发展，信息技术也发生了巨大的变化，电子文件档案将成为未来档案的主体。企业早已进入“无纸化”办公流程，员工之间通过邮件的形式来进行相互沟通，工作流程进入电子化、网络化的新发展阶段。现阶段做好档案管理工作，是延长档案寿命，更长久发挥档案作用的有效途径。除原有的纸质档案，特殊载体档案不断增多，企业的档案信息逐渐向电子化、数字化发展，以磁、电、光等介质为信息载体形成所谓的电子文件档案。电子文件档案在企业管理中普遍使用，档案管理工作面临新的挑战，加强档案保护研究，认真做好档案保护工作，是当前十分紧迫的一项任务。

一、现代企业档案管理工作的转变

（一）载体的变化。随着特殊档案载体的增多，企业档案载体呈现多样化，档案制成载体材料已从过去单一的纸张型扩大到光盘、硬盘、磁盘等多种载体形式，档案记录材料也发生了很大的改变。例如企业在科研生产过程中利用计算机软件绘制出大量的电子图纸，这些图纸从设计、存储、查询和修改等方面会比纸质图纸要方便、省时、省力。

（二）档案的分类。企业原有的档案分类方式被打破，取而代之以专门的系统管理软件进行数据统筹，文书档案、科技档案、设备档案、基建档案、仪表档案、会计档案、人事档案等传统档案都会用专业的系统软件负责管理。例如企业的财务人员利用财务软件进行财务预算、统计、收支状况等方面的管理；企业管理人员利用办公软件加速信息流转，方便快捷地共享信息，高效协同工作；设备管理软件让企业所有的设备、仪器仪表的采购、借用、维修、保养、报废等实现全局统筹，提高测量设备的利用率；考勤软件提供精确和实时的数据，大大减少了人工核对的时间和误差；人事管理系统软件提供快捷的查询手段，让企业人事管理部门可轻松便利进行人力资源的发展和规划，提高企业人事管理的效率。总之，企业的档案从原来单一类的纸质管理转变成以计算机系统管理，设立电子管理系统，企业档案信息的分类根据管理者的工作需要随时设立和调整类目，档案的分类也将更科学、更规范、更实用。

（三）管理方式的变化。企业有独立的档案管理部门，各个部门在年初汇集本部门的资料按年份按类别提交给企业的档案管理部门，档案管理部门再分门别类进行整理存放。由于电子文件具有特殊性，因此电子文件的收集、归档和保管也不同于纸质文件，凡具有凭证、依据和参考价值的，与归档纸质文件相应的电子文件都是收集的范围。企业参照国家有关文件制定《归档电子文件管理办法》（Q/WQ 217-2009），详细规定归档设计文件中电子文件的归档、保管、更改、使用和设备等要求，电子文件的接收和管理要根据电子文件产生的元数据和外部使用方式选择不同的存储载体，形成有机结合体，对电子文件进行有效管理。

二、管理工作中面临的问题

（一）归档程序不够完善。企业在购置办公自动化系统软件时，档案管理人员和档案使用人员没有参与，而大部分办公管理软件只设计逻辑归档功能，没有物理归档，在使用过程中没有制订切实可行的归档程序，档案管理人员和档案使用人员对电子文件的归档依旧延续传统的归档方法，没有一个全面统筹的认识。也就是说电子文件生成时存在的位置、大小、名称，归档后仍未改变，没有把归档的电子文件集中脱机存放，一旦办公系统出现故障，电子文件就会被破坏，甚至全部丢失，造成无法挽回的局面。

（二）载体不安全。就目前而言，电子文件都是保存在计算机硬盘上，如果计算机系统出现故障，硬盘上的数据就会遗失。有的部门为了方便携带，把电子文件存储在光盘上，但光盘易磨损，光盘的使用次数、可靠性和保存期限都存在着较大问题。

（三）生成的数据环境依赖度高。电子文件的生成环境是很复杂的，并且很多电子文件对系统运行的设备（使用的计算机等级）、环境（温湿度）、条件（计算机支持的硬件和软件的版本）、协议（计算机运行的网络协议）都具有很强的依赖性。一些部门保留电子文件时，没有注意保存其软件运行、数据产生及设备条件等方面的参数，如果某系统被破坏，那么由此系统生成的电子文件就可能难以读取数据。

（四）电子文件管理没有统筹计划。目前，企业中各部门对电子文件的管理处于“各自为政”的状态，没有统一的管理办法来制约，档案管理工作人员常常处于“你归档多少，我就接收多少”的被动局面，再加上一些部门对电子文件的归档未制订规章制度，致使在归档过程中经常会出现档案流失的现象。

（五）业务人员不固定。企业档案具有专业性、操纵性强的特点，要求必须要有相对固定的专业人员开展档案管理工作。但目前除产品、科研、财务等档案由专门的档案管理人员管理，其他人事、设备、仪表档案管理人员均为兼职，兼职人员各自都有本职工作，客观上很难抽出时间和精力兼顾档案工作，“兼而不管”的现象普遍存在。兼职人员流动性大，无法相对固定，如果工作衔接不到位，必然就会有工作不熟悉、工作流程不了解等情况发生，直接造成档案工作不能保质保量，无法按要求、有计划、有成效地开展。

三、电子档案与保密应用

近几年国家颁布有关电子档案的保密规定，企业的电子文件在保密方面分为两类：涉密电子文件和非涉密电子文件，涉密电子文件的安全防护和如何正确使用非涉密电子文件，已引起国家和企业的高度重视。

（一）集中存储，科学防范。电子文件的产生和流转依托计算机和网络的广泛应用，通信和计算机技术的突飞猛进也给保密和保密技术带来巨大的冲击和挑战。以前电子文件的储存、使用和流转具有随意性，计算机系统本身具有不稳定性和开放性，给电子文件的安全保密管理工作带来困扰。但随着保密技术的日益提高，涉密人员对涉密电子文件的储存、使用和流转要依据《保守国家秘密法》的规定，明确涉密电子文件的知悉范围，并防止涉密电子信息被泄露或被非法利用。

（二）等级分类，精细管理。一是对涉密人员分类管理。在涉密岗位工作的人员分为核心涉密人员、重要涉密人员和一般涉密人员，按照人员涉密程度实行分类管理。所有涉密人员必须遵守涉密权限，上岗前必须参加保密教育培训，与单位签订保密承诺书，严格遵守保密规章制度。二是依法依规，严格知悉范围。对涉密人员分类管理主要依据涉密岗位的不同进行，涉密信息、定密等级严格依据国家、企业生产经营活动相关规定要求确定。涉密岗位应当依据工作需要确定，且控制在履行职责所必需的最低限度，以最大限度地控制涉密人员规模，实现涉密信息知悉范围最小化。三是严格标准，把好入口。涉密人员上岗审查，是涉密人员分类确定有效管理的前提，单位应当严格把握涉密人员分类确定和上岗审查标准，按照程序准确合理确定涉密岗位、人员和涉密等级。

（三）强化意识，铸牢防线。思想是行动的先导，涉密人员的保密教育培训工作是涉密人员保密管理的重要组成部分，依据生产企业涉密人员的工作性质和岗位特点，做好涉密人员的保密教育管理，开展必要的保密教育培训，并根据涉密人员等级确定具体培训内容和时间。新修订的《保密法》是涉密人员共同遵守的准则和依据，截至2013年4月，国家保密局发布的现行有效的保密标准共31个，与国家法律法规、企业的规章制度共同构成了现代企业保密管理的重要基础，在企业工作中发挥重要作用，这就需要所有涉密人员认真学习保密的法律法规，进一步完善国家、企业保密标准体系，并加大国家、企业保密法规的宣贯力度。

随着档案管理技术水平的不断提高，其中数字化和信息化程度在不断加深，因此电子档案的保密管理工作正面临着更多的考验，因此档案管理人员应牢固树立保密意识，更新工作观念，大胆创新，努力学习新型保密技术与方法，确保数字化档案的保密工作，形成高效、安全的保密工作体系，努力提升档案管理的保密水平。