浅谈对于档案保密工作的思考

文/云南省公路科学技术研究院 王青

一、档案保密工作的重要性

事业单位做好档案保密工作有着非常重要的作用，因为对于一些特殊性质的事业单位来说，其中一些档案内容可能与社会发展有关。所以相关单位应该提高对档案保密工作的重视，并加强管理的力度。除此之外，档案保密工作还与个人信息有关，所以全社会应该自觉提高对档案保密的重视。

二、当前档案保密工作的现状

（一）立卷归档和文档保密工作不匹配。对当前我国档案保密工作的实际情况进行分析可以发现，大多数事业单位采用“四分法”进行立卷归档工作，但是在实际的使用过程中，此种方法存在着一定的局限性。在档案保密工作的进行过程中，使用此种方法很容易出现相关技术操作问题——涉密文件资料和非涉密文件资料经常出现混乱保存的现象。通过对保管的资料进行检查，可以发现，其中存有一定数量的涉密文件，但是这些文件上并没有相关的涉密标志，这就会导致档案和保密出现严重的偏差，档案管理的保密性得不到有效的保障。

（二）档案管理部门和保密部门责任取向有差别。在当前我国档案保密工作中，存在的另一个严重问题就是档案管理部门和保密部门两者之间的责任取向没有进行统一。一般情况下，档案管理部门只负责档案的管理和使用问题，而保密部门的工作内容则是对档案文件进行保密，尤其是一些比较重要的文件，更要加强保密的力度。档案保密部门和管理部门两者之间产生责任不统一的主要原因是：两个部门虽然严格按照规定进行工作，但是在工作的过程中却缺少了必要的交流和沟通，没有对相关工作进行协调，这样一来就会导致管理部门和保密部门出现责任取向不统一的现象。而且如此一来，还有可能增加保密工作的难度，不利于保密工作顺利进行。

（三）档案管理工作人员缺乏工作意识。在最近几年的发展过程中，事业单位的档案管理部门虽然已经有效提高了对档案保密工作的重视，并且也结合实际情况采取了一些措施，但是在实际的实施过程中，仍然存在着一些问题。在实际的档案保密工作中，很多工作人员缺少责任意识，对于档案保密工作产生了懈怠，也没有较强的工作主动性，这就会在一定程度上阻碍档案保密工作的发展。除此之外，因为没有强烈的责任意识，所以有些档案管理人员在工作中有可能会出现秘密文件泄露的现象，而此种情况对于档案保密工作来说，可能会产生重大的损失。

三、加强档案保管过程中保密力度

（一）管理档案库中的保密工作。首先，为了保证档案保密工作的质量，应该选择一个合适的档案管理库房，在选择地址的过程中，应该严格遵守相关设计标准和要求，保证档案管理库的建设质量。此外，在实际的设计过程中，还需要将档案阅览室和档案管理室分开。其次，为了进一步提高档案保密工作的效果，保证档案的安全性，还应该在库房中安装防盗门、报警铃以及烟雾报警装置和监控设备等。最后，事业单位可以安排专门的工作人员对档案管理库进行管理，并制定严格的管理制度，从而进一步保证档案保密工作顺利进行。

（二）明确档案管理期限和保密期限。在当前档案保密工作中，档案保管期限需要遵循的原则是，能够有效地对档案内容的实际作用和历史作用进行区分，然后结合实际的情况和工作需求对档案保管的价值进行分析和确定，最后设置合理的档案保管期限，提高档案保密工作的质量。

（三）加强对工作人员的培训力度。在实际的档案保密工作中，为了进一步提高档案保密工作的效果，相关的管理人员应该不断提高自身的责任意识，明确工作职责的重要性，并在实际的工作岗位中加强对机密档案的管理力度。例如，在移除或者销毁一些机密档案时，应该首先向上级报告，经过同意之后再按照相关规定进行处理。在没有经过审核的情况下，任何工作人员都不得对机密档案进行翻阅和使用。除此之外，如果在实际的档案保密管理工作中出现档案泄密的现象，相关工作人员要立即对出现问题的原因进行调查，然后结合实际情况制定合理有效的补救措施。相关的工作人员在实际工作中，还应不断提高自己的学习能力，掌握更多有关工作需要的技能，有效提高档案保密工作的效果，避免出现机密档案泄露的现象。

（四）做好有关档案密级的调整工作。为了有效地对重要的档案进行保管，我国已经颁布了相关的保密法律，所以相关事业单位在进行档案保密的过程中要严格遵守法律规定。在实际工作中还要把握其中的工作重点。第一，要严格按照相关的保密规范标准和涉密内容规定进行档案保密工作，这样一来，才能做到有法可依，有效减少工作过程中存在的问题。第二，要做好机密文件的鉴定工作。明确区分保密文件和非保密文件，确定哪些文件可以对外、哪些文件不能对外开放等。

四、做好档案利用中的保密工作

（一）加强制度建设。要想做好档案保密工作，首先应该结合实际情况和要求建立健全的制度，对档案的使用情况进行严格的规定。与此同时，对于不同的工作人员还应该结合实际使用情况制定不同的审批程序，保证在不泄露档案的情况下，对档案进行科学合理的利用。

（二）加强人才队伍的建设力度。为了保证档案利用过程中相关保密工作的质量，还应该加强人才队伍的建设力度，所以相关工作人员必须要有高度的安全责任意识和较高的职业素养。第一，政治素质。在实际的工作岗位中具有较强的责任感，并且热爱档案管理工作。第二，业务素质。相关工作人员不仅要具备扎实的专业知识内容，还应该对需要保管的档案内容进行全面了解，善于发现和分析问题，并及时进行总结，能够独自处理工作中存在的问题，并减少日后问题的发生率，有效提高档案利用过程中保密工作的效果。

（三）加强监督管理的力度。为了进一步加强监督和管理的力度，可以在档案保管场所安装监控设备，这样一来，就能够实时对档案的情况进行了解。第一，在实际的工作过程中，事业单位还需要加强档案保密规定的宣传力度，提高人们的责任意识。第二，要善于观察，对每一个可能存在的问题及时发现和处理。第三，对档案使用者的情况进行全面了解，在使用者归还档案时要立即进行检查，尤其是使用者查阅的内容要进行重点关注，避免在档案归还时出现被损坏的现象。如果存在上述的行为，要立即向上级领导报告，及时解决和处理。

五、做好开放档案的保密工作

（一）加强对档案的审查力度。在档案保密工作中，审查工作是其中重要的工作内容，也是开放档案工作中的关键环节。加强档案开放工作的审查力度，需要结合实际中对档案的开放程度进行科学合理的判断，保证能够控制在一个合理的范围内。第一，要进行初审工作。相关的档案工作人员需要按照规定和要求，审查处于开放期限内的档案，然后结合实际情况对档案的开放程度进行一个大致的判断。第二，要进行中审工作。此项工作需要有较高工作能力的工作人员进行，主要工作内容就是加强对初审中没有判定开放使用档案的审查力度，然后再进行确定。第三，要进行终审工作。此项工作需要由相关单位的领导进行审查，然后结合实际情况进行全面的分析，最终决定是否开放档案。

（二）做好相关的解密工作。在档案保密工作中，保密档案是有级别划分的，如果对档案进行级别划分，需要结合相关的法律规定进行。在档案保密工作中，划分档案密级的目的是工作人员能够结合实际情况和档案的密级从而进行不同的管理工作，最大限度保证档案保密工作的效果。在实际的档案保密工作中，保密是时刻在变化的，如果档案超过了需要保密的期限，就可以不再进行保密，继续进行保密没有任何价值。所以对于一些已经超过保密期限的档案，可以实施开放文件管理，这样一来就能够有效保证档案保密工作的时效性。

六、加强对电子档案的管理力度

随着当前我国科学技术的不断发展和进步，在档案管理工作中，电子档案逐渐出现在人们的视野中，并且受到了广泛的使用。在管理电子档案的过程中，电子档案有着保存时间比较长，而且使用过程非常方便、不易损坏等多种特点。

首先，为了直面科学技术的冲击，相关的档案管理工作人员需要做好基础的档案管理工作，然后结合当前实际，不断学习有关电子档案管理的新技术。其次，相关的事业单位应该提高对档案管理工作人员信息技术水平的重视，定期举行培训，从而提高工作人员的技能水平。在管理电子档案的过程中，因为网络中存在着多种不确定的因素，对于一些机密性比较高的文件来说，存在着较大的不确定性，机密档案的安全风险非常高，所以应该加强对网络安全的应对。在对一些机密档案进行保密的过程中，应该使用专门的计算机系统或者是信息设备，不能将涉密文件和非涉密文件混为一谈。最后，为了进一步保障涉密档案的安全性，可以对涉密文件保管设备进行断网的方法，这样一来，能够有效加强网络安全防范，外部人员无法对电脑进行入侵。此外，还可以安排专门的工作人员对网上档案进行检查，避免出现档案转载或者是被未经审核的人利用。要对带有数据信息的硬盘等进行统一的处理和销毁，个人不能私自进行处理，避免机密档案信息泄露。

七、结语

综上所述，当前我国的档案保密工作还存在着一定的问题，如档案管理部门和保密部门工作责任不统一、工作人员职业素养较差等，但是只要相关单位加强对档案保管过程、利用过程以及开放过程中的保密力度，就能有效提高档案保密工作的效果，并进一步保证档案的安全性。