论新时代高校档案管理工作的变革

文/四川国际标榜职业学院 任怡杉

从时代背景来看，当前各行各业的发展都离不开互联网技术、大数据等新技术的应用。对于高校档案管理工作来说，必须要正确意识到时代发展的变化，从而把握好高校档案管理工作面临的新趋势，从思想观念转变、档案管理技术提升、档案数据安全和使用、人才的引入等方面不断进行档案管理工作的变革，从而提高高校档案管理工作的效率，保证档案管理工作的质量，为高校的高效运转提供保障。

一、高校档案管理的重要性分析

（一）有利于提高高校教学的管理水平。高校教学管理水平的提高需要基于对之前优秀成果和成绩的借鉴，同时借助档案管理可以发现之前存在的问题，从而避免在之后的发展中重复犯错，可以有效提高高校教学的管理水平，发挥档案信息的参考作用。

（二）可以提供考察的依据。档案管理工作中需要重视对于手稿、印信等文件的保管，这些档案资料具有丰富的内容，不仅可以作为事实依据发挥参考的作用，也能够充当真实凭证，从而作为考察依据，来解决一定的矛盾问题，帮助高校有效避免不必要的法律纠纷。

二、当前高校档案管理面临的新形势

（一）档案管理观念的转变。在当前的大数据时代，档案管理的理念发生了变化，不再单纯地予以保存，而是更加关注档案管理的服务性和应用价值。在过去，传统的档案管理常常在工作开展之前就要对档案价值进行预判，从而根据有关法律法规来判断档案存储的年限以及保存手段。其档案服务意识较差，只有当用户提出要求才会进入档案信息的利用和使用环节，大多数时候仅仅停留在档案的保管阶段。在新时代，纸质媒介的档案保存形式开始发生变化，逐渐被电子档案形式所代替，新的技术手段也开始代替纸质媒介成为档案存储的新媒介。

（二）档案管理的技术。大数据时代背景下，档案管理发展朝着智能化、数字化和电子化的发展方向。新时代的到来、新技术的出现对于高校档案管理带来了挑战，但是更多的是发展机遇。只有把握好时代背景下的发展机遇，档案管理工作才能迈入一个新的台阶。过去的档案管理较为粗放，而如今档案管理新技术的应用将促进档案管理工作朝着精细化的方向发展。

（三）档案数据的安全性。过去，档案数据信息的安全性保障主要针对纸质档案，从人员防护、物资防护以及技术防护等方面入手实现实物档案管理的安全性。在当前的时代环境下，档案管理朝着电子化和信息化的方向发展，使得档案数据的安全性受到电脑病毒等多样化方式的威胁，如果存储不当，不仅会造成数据信息的遗失，还会造成档案信息的泄露，从而为相关人员的个人隐私保护带来威胁。

（四）档案数据的使用。过去，人们对于档案数据的使用停留在较为表面的认识，所说的档案数据利用主要指纸质档案的查询。在如今的时代背景下，档案数据使用不仅包括较为基础的档案查询，还包括二次信息的挖掘，从而实现数据的再加工与传播。对于高校档案管理工作来说，需要打破传统档案数据使用的局限，从而发挥档案管理的服务属性，充分挖掘数据信息多元化的使用价值。

（五）高校档案管理人员工作要求的转变。过去，传统的档案管理对于工作人员的要求较低，只要具备基本的档案管理知识便可以进行档案管理工作。但是，在如今的信息时代下，档案管理工作人员不仅要具备专业的档案管理知识和技能，还要掌握互联网等新技术手段，从而有助于实现档案管理的信息化建设。对于档案管理工作人员来说，若想真正满足岗位需求，还需要通过不断学习进行新技术、新知识的补充，从而服务于高校档案管理信息化建设。如今，高校对档案管理工作要求提高，更加注重管理人员综合素质能力的高低。

三、高校档案管理的现状分析

（一）缺乏正确的档案管理意识。不少档案管理人员对于新时代背景下档案管理的认识较为狭隘，仍然停留在传统的档案管理思想中，忽视了新时代档案管理理念的变化。第一，不少高校师生、高校档案管理人员甚至高校领导不重视档案管理工作的开展，认为档案管理工作对于高校教学水平的提高没有实质性的作用，从而忽视对于档案管理工作开展的督促和落实。第二，即使部分高校人员认识到档案管理对于高校发展的重要性，但是在落实方面也存在问题，缺乏一定的执行力，使得档案管理工作与其他高校管理工作分隔开来，并不利于档案管理服务水平的发挥。在日常教学活动中，也需要借助档案管理进行分类归档处理，但是常常被人们所忽视，或者说并没有真正得到落实。

（二）管理手段和硬件设施较为落后。高校档案管理工作的创新离不开管理手段和硬件设施的创新，如果管理手段和硬件设施较为落后，那么高校档案管理工作则难以实现现代化的发展。一些新型档案管理软件和管理手段需要及时应用到档案管理工作中来，但是在实际档案管理工作中，却存在管理手段以及硬件设施落后的情况，从而阻碍了高校档案管理现代化发展进程。另外，由于管理手段以及硬件设施较为落后，一些档案资料的搜集、储存以及查阅都受到不同程度的影响，难以有效提高档案管理工作的效率和保障管理工作的质量。

（三）档案管理人员的综合素质较低。从当前高校档案管理工作队伍的情况来看，队伍的综合实力较低，难以适应档案管理现代化发展的步伐，不利于高校档案管理信息化建设。第一，不少管理人员并不具备专业知识背景和技能，在档案管理队伍中，真正科班出身的管理人员相对较少。第二，不少高校的档案管理人员身兼数职，从而影响其在档案管理工作中精力的投入，导致出现工作的漏洞。第三，档案管理工作人员的工作积极性不高，一方面档案管理工作较为枯燥，另一方面缺乏激励机制，从而导致高校档案管理工作人员的工作态度较为消极，往往以应付检查的思维来管理档案，使得档案管理较为混乱，流于形式。

四、新时代高校档案管理工作的变革策略探讨

（一）帮助大家强化档案管理的意识。首先，要帮助高校档案管理人员正确认识档案管理工作的重要性，从而做好档案管理人员的思想工作，从而突破传统的档案管理局限。其次，要加强学校其他师生、领导对于档案管理工作的重视，从而积极配合档案管理人员进行档案管理，营造良好的档案管理氛围。在继续强化人们档案管理意识的同时，需要借助有效的宣传手段，从而潜移默化地影响人们的思想观念，真正认同高校档案管理信息化建设的发展道路。

（二）建立健全档案管理制度。根据学校的实际情况，结合相关的法律法规，制定一套贴合高校实际情况的档案管理制度，从而增强制度的可行性。在档案管理的每一个环节，都要认真贯彻落实档案管理制度，从而规范档案管理行为，推动档案管理工作顺利进行。

（三）加快档案信息化建设。在当前的社会发展中，互联网等信息技术被广泛应用到各行各业，对于高校档案管理工作来说，信息化建设是当前时代对其的发展要求，也是其积极顺应时代发展的具体表现。加强档案信息化建设，主要从以下几个方面入手：第一，要实现网络信息的有效整合，从而不断优化技术水平，实现技术含量的提高。第二，要充分发挥高校档案管理人员的主动性，从而服务于档案管理信息化建设，同时也能够推动高校档案管理信息化建设。

（四）档案资源的接收将实现“主动获取”。对于高校档案管理人员来说，如果仅仅依靠人工的数据信息搜集，不仅难以保障信息的准确性，还大大增加了管理工作的难度，从而难以保障工作的高效性。当档案资源的接收更多采取“主动获取”的方式，借助学校的各个网站以及管理系统，从中抓取有效信息，不仅可以保证信息的全面性，还能确保信息的准确性，提高信息获取的质量。实现档案资源的主动获取，需要做好管理系统与档案管理系统的对接工作，针对信息做出基本的判断，从而获取到真正有价值的数据信息。此外，在进行数据信息归档时，需要制定数字资源的归档标准，从而进一步规范档案数据信息库的建立，为之后的档案资源整合创造有利条件。

（五）档案资源的构成实现“数字化覆盖”。高校可以借助大数据管理方式的引入，从而实现档案资源的“数字化覆盖”。在进行数字化覆盖时，需要借助各个管理系统之间的有效衔接，从而丰富数据库的资源数量，进而实现增量电子化。

（六）将档案资源的开发利用转向“藏用并重”。对于档案管理工作来说，信息的搜集、整理和存储并不是档案管理工作的真正目的，重要的是进行档案资源的应用。基于“藏用并重”的思维理念，关注档案信息资源的整合，从而深入挖掘信息背后的价值，实现对于现实问题的解决以及未来事物发展的预测，从而有利于实现高校决策的科学性。

五、结语

随着时代的发展，当前档案管理工作需要合理借助新技术，从而应对海量的信息数据管理，实现档案管理工作的创新。对于高校档案管理工作来说，其受到传统档案管理理念的影响较大，在档案管理信息化建设中存在不少问题，制约着高校档案管理服务性和应用性价值的发挥。高校应正确认识当前时代背景下档案管理的发展趋势，正确看待当前档案管理中存在的技术、人才、思想观念、体制等方面的问题，积极解决问题。