水利水电工程档案发展趋势及管理对策探析

文/福建省水利水电勘测设计研究院 钟海平

在水利水电工程的长期施工建设过程中，档案管理工作应该是一项贯彻始终的重要内容，做好档案管理，有利于工程的长期养护与维修，有利于工程的改扩建工作，有利于相关工程的设计，因此如何加强档案管理，值得思考。

一、水利水电工程档案管理工作的意义

（一）有利于工程的长期养护与维修。总体来看，做好水利工程的档案管理，可以为工程的日常养护、长期维修及加固提供良好的信息基础。这是因为对水利工程进行维修养护需要结合工程档案信息形成科学的、可行的、适用于具体工程项目的管理、养护、维修方案，进而对其进行高度落实，最终达到排除工程质量与安全隐患、确保其安全高效运行的目的。而在工程的长期使用过程中，其使用时间越久，老化与病害问题就越发严重，因此需要以工程档案数据为依托，实现对病害问题的预估与研究，并据此提出针对性的问题解决方案。

（二）有利于工程的改扩建工作。因为任何水利工程的建设都不可避免地具有一定的局限性，且经过长期工作，会受到各种自然、人为环境的威胁，进而出现各种各样的质量与安全问题。此时不得不采取科学的改扩建措施，此时工程的原设计方案、施工档案等成为改扩建的重要根据。

（三）有利于相关工程的设计。对水利水电工程的档案信息进行全面采集与整合，能够形成全面的、科学的信息资源，这些又构成了工程研究的重要基础，也能为相关工程的设计提供必要的参考，方便后者对此档案进行分析，总结经验，帮助解决新工程建设中可能遇到类似问题。

二、水利水电工程建设档案管理的特点

（一）数量大、种类多。水利水电工程建设具有明显的复杂性、综合性特征，这首先表现在其施工建设是多个小工程组合而构成的，从启动项目到最后建成，往往要花费近十年时间。在这漫长的时间周期中，必然会生成各种各样的复杂数据信息——这包括工程设计、勘察资料，以及招标文件、设备安装计划等，这些不同的信息资料利用文字、图表等形式呈现出来，因此具有数量大、类型多的特征。

（二）价值高。水利水电工程的建设往往要有不同的利益主体共同参与其中，且涉及各个方面的要素，这些复杂过程中牵涉系列资料，尤其是其中部分资料对工程建设主要操作方案、利益方责任划分等提出了明确要求，使得项目质量评估、事故追责与处理等都能落实到位，此时，档案充当的是规范与指导角色。

（三）综合性强。水利水电工程的建设无疑涉及了建筑、水利、电力等不同专业领域的知识，以及与之相关的交通、生态保护等，都不可忽视，不同的专业施工会各自形成其对应的档案资料，进而表现档案的综合性特征。

三、水利工程档案管理存在的问题

（一）验收资料整理不够全面。如前文所述，水利工程建设具有综合性、复杂性特征，因此对其进行档案记录与管理，就必须达到全面、准确、客观等要求，确保面面俱到。但当前许多施工单位参与档案管理的工作人员由于缺乏丰富的工程档案管理经验，因此在前期的信息采集过程中有所缺漏，无法判断其采集得到的信息是否完善，只能被动地接受由项目负责人移交的信息，这些信息经常存在缺项、漏项、签章手续不齐全、隐蔽工程验收不准确等问题；档案管理人员不对这些问题加以分析，并且忽视与之相关的补偿措施，就会严重降低档案质量。

（二）档案管理体制和制度不健全。首先，为了确保复杂的档案管理工作能有序落实到位，需要建立健全科学的管理机制，对档案管理事宜进行指导。但是现在许多工程施工方未能形成全面的档案管理规章，或者某些单位即使有制度框架，其内容也不够精细。其次，专职于档案管理的上级部门可能因为忙于完成其他行政任务，忽视了工程档案管理政策理念的宣传，使得档案管理工作人员未能意识到其本职工作的重要性，也就很难兢兢业业做好本职工作。最后，档案流向制度不完善也是一大问题，这表现在企业中，便是只要技术、施工人员出现调动，就会发生人走档案走或者档案没人管问题。

（三）档案管理工作的前期投入和管理不足。档案管理工作需要对水利水电工程建设过程中的各个环节、各个要素及多方主体信息进行全面采集，因此必须投入足够的资金、人力、设备等，如果前期准备不到位、投入不足，后期贸然对档案资料进行采集与整合，就可能导致档案复印件繁多、原件太少、特种载体档案流失等问题出现。究其原因，在于专职于工程项目的管理层与领导人员缺乏足够的档案意识与责任感，有的企业仅仅是口头承诺而忽视实践中的落实，工程质量与工期等成为建设单位上下一致关注的重点，施工环节所产生的系列文件、资料的整合、归档完全居于末位，直至工程竣工才匆匆搜集竣工资料，这无疑会导致档案质量直线下降。

（四）工程建设项目档案管理工作缺乏系统研究。在现代化市场经济体系中，各类制度得到大大完善，在水利水电工程领域，则逐步形成了科学的招投标、竣工验收备案、市场稽查制度等体系，这在一定程度上适应了现代工程体系建设的需求。但就工程档案管理的制度建设看，其尚未跟上工程档案内容编制、形式呈现等的变化，因此具有一定的滞后性与不适用性，因此无法为新形势下的档案管理工作提供科学引导。

四、加强水利水电工程档案管理的措施

（一）建立健全档案管理制度。如前文所述，加强档案管理制度建设具有现实意义，但行业内存在着制度不完善的问题。基于此，单位开工前建设单位需要首先明确档案管理机制建设的重要性，进而安排相关员工组成档案室，由其负责工程档案的编制、存储与长期管理工作。具体来说，要首先掌握工程项目的具体情况，采取相应的措施，保障档案齐全、完整、系统、准确。建设单位在与施工、监理、勘察设计单位签订有关合同时，制订有关档案移交及违约处罚的条款，提高施工、监理、勘察设计等单位档案形成、积累、收集、整理的积极性。某一级水电站建设工程档案采用合同管理和项目管理相结合的管理办法，结合工程实际情况，设具体条款，明确要求承接（包）单位及时向建设单位提交合格的档案材料。此水电站工程建设项目部的工程技术部档案管理部门负责按统一标准督促、指导此水电站工程建设和参建单位档案业务工作，验收、管理此水电站建设参建单位的全部档案资料，并配备了相应的设备和场所，为档案利用提供有效保证。

（二）推动档案管理信息化建设。在新的时代背景下，各行各业的发展都离不开信息技术的支持，对于工程档案监管而言，同样要推行信息化管理的模式。互联网技术的应用可对水利水电工程施工建设的全过程进行综合管控，并充分利用监控技术，全方位监管生产的全部程序，及时发现问题并合理解决，保证作业在安全环境下完成。同时，可以采取科学的工程质量上报措施、完善信息反馈系统，帮助相关政府部门及监理机构更迅速地获知工程信息，及时发现施工中的问题，并通过专业研究找出解决问题的正确方案。除此之外，在档案的长期使用环节，利用计算机可以更快捷地搜索、提取资料，并且在必要时对资料进行更新与修改，节省了纸质档案管理对人力、物力等的消耗量。

（三）施工阶段要做好监督检查。施工阶段作为水利水电工程建设的核心环节，在该环节做好档案管理影响着整项管理工作的整体效果。施工时的档案管理集中在以下几个方面：其一，要注意归档文件的整理是否规范，因为负责施工、监理的不同单位都会参与其中，其中的各工序、环节、材料运用都会形成有关的技术文件材料，由其构成验收的根据，是需要妥善归档存储的重要对象。基于此，技术人员需要根据有关技术标准仔细填写档案信息，随后将其交给有资格的技术负责人签字确认，交给专门的档案管理者进行归类存储。由此可见，不论是施工单位，抑或是设计、监理单位，都应该形成科学的档案信息采集、整合、归档制度，把档案管理工作细化到各个岗位与部门中。

（四）竣工验收阶段档案整理。工程正式完工，并不意味着档案管理工作的结束，在后期的竣工验收环节，依然要保持档案管理的必要性。对水利水电工程进行验收的过程中，需要将验收资料进行归档处理。在工程验收前一个月，水电站工程建设项目部组织施工、设计、监理、管理等单位的项目负责人、工程技术人员及档案管理人员，对工程档案的收集、整理、归档等工作，特别是竣工图的编制与整理情况，进行彻底的检查，并编写自检报告。自检报告包括：档案资料工作情况、竣工图的编制与质量、对档案资料完整及准确性的评价等。

五、结语

综上所述，加强对水利水电工程档案发展趋势及管理对策的探讨，意义重大。相关工作人员需要明确水利水电工程档案管理的特点，如数量大、种类多、价值高、综合性强等；同时把握水利工程档案管理存在的问题，包括验收资料整理不够全面、管理体制和制度不健全、管理工作的前期投入和管理不足、管理工作缺乏系统研究；在此基础上提出加强水利水电工程档案管理的措施，建立健全档案管理制度，推动档案管理信息化建设，施工阶段要做好监督检查，竣工验收阶段做好档案整理。