现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的应用

文/唐山市燃气集团有限公司 胡京津

在当今数据时代背景下，档案管理工作质量直接影响到国有企业生产经营质量、科学研究质量、市场预测精准性、经济纠纷解决的时效性等。现阶段，我国的经济市场体系已经趋于完善，但是企业之间的竞争激烈程度正在逐年提升，而企业之间的竞争内容也逐渐转变为对于信息的搜集以及管理工作质量，可以说企业掌握了最为先进的数据，那么其在市场当中就具备了一定的竞争优势，而这些都取决于企业的整体管理质量。但是现阶段，一些现代化管理方式以及服务方式在国有企业档案管理中的应用，仍然存在一些较为显著的问题，相关管理人员需要从问题着手，制定出具有针对性的应用保障措施。

一、现代化管理技术及服务方式应用的重要性分析

随着我国国有企业档案管理人员对于现代化管理技术以及服务方式的应用研究不断深入，经过长时间的实践调查研究发现，现代化档案管理技术指的是以信息技术为基础的档案管理技术，该项技术可以有效提升对于档案管理工作的精准性以及时效性，同时还有助于降低国有企业档案管理工作的繁琐复杂性。而现代化管理方式在国有企业档案管理中的有效应用重要性具体表现在以下几个方面：一是有效降低国有企业档案管理工作人员的劳动强度，并在此基础上有效地提升档案管理工作的效率。二是有效避免文件的漏、增、缺等，避免重要文件被遗漏的问题出现。三是有效提升文件查找的便捷性以及准确性，人们可以通过信息技术搜集到档案的各项信息。四是可以大大提升档案的保密性，将档案存储到专用局域网当中，并对其进行备份处理，设置加密程序，只有具有权限的人才可以访问，这样可以提升档案的保密性。

二、现代化管理技术及服务方式应用问题分析

经研究发现，在国有企业档案管理中应用现代化管理技术及服务方式仍然有诸多急需解决的问题，这些问题如果不能够有效解决，必然会对整个国有企业档案管理工作造成不利影响，这些问题表现在多个方面。

（一）管理团队的综合素质水平较低，诸多档案管理人员的综合素质水平仍然有待提升。这些管理人员长期受到传统管理模式以及相关工作理念的影响，信息素养以及服务意识都相对不高。同时，没有积极主动地参与到企业所开展的各项人才培训活动当中，其自身的综合素养无法跟上时代发展的步伐，同时也无法有效满足现代化管理技术以及服务方式在国有企业档案管理工作中的应用需求，进而保证国有企业档案管理工作质量得到有效提升。

（二）对于现代化技术以及服务方式的宣传力度较低，没有有效开发信息技术在档案管理工作当中的优势功能。具体而言，部分国有企业档案管理人员由于缺乏信息素养的支持，导致其无法有效且熟练地掌握信息化管理设备操作方法，在实践应用期间，时常因为操作问题，导致现代化管理方式的应用很难发挥出应有的作用，甚至比传统的管理效率还要低。另外，没有在工作中重点强调现代化管理方式的类型及应用信息，从而导致管理人员不重视对于现代化管理模式应用的研究。

（三）国有企业档案管理制度体系不健全。在当前国有企业档案管理制度体系当中，缺乏必要的连带责任追究管理制度、监督审查管理制度、定期维护管理制度等，而这些制度的缺失，也是导致现代化管理技术以及服务方式一直难以得到有效落实的关键，基于这一情况，相关的管理人员需要结合具体的工作要点，健全国有企业档案管理制度体系，这也是现代化管理技术以及服务方式得到有效落实的基础保障。

三、现代化管理技术及服务方式应用路径分析

（一）提升国有企业档案管理人员的综合素质水平。从现实的角度分析，国有企业档案管理人员属于各项工作的第一执行者，同时也是影响现代化管理技术以及服务方式实施的第一影响要素，只有在高素质、高水平且具有较强实践创新管理能力的档案管理人员支持下，才能够保证各项管理工作持续有效实施并发挥应有的作用。基于这一情况，相关的国有企业管理人员需要重点提升档案管理人员的综合素质水平。为此，首先，在人才应聘阶段，需要重点考核应聘人员的创新能力、服务意识、工作责任意识以及对于现代化管理技术的掌握能力。例如，相关面试官可以模拟出一个需要归类大量档案的实践情境，让应聘人员在最短时间内完成，给应聘人员准备好信息化档案管理系统等基础条件，让应聘人员自行完成，依照归类的清晰性以及速度，选择综合素质水平较高的人员作为国有企业档案管理团队的成员。其次，需要有效构建完善的人才培训机制，对国有企业档案管理人员进行针对性的培训，在培训期间，要将一体化档案管理模式、信息化档案管理系统、服务意识、创新管理意识、工作责任意识等作为主要培训内容，保证每一位国有企业档案管理人员的综合素质水平都能够得到有效的提升，并满足国有企业档案管理中现代化管理技术以及服务方式应用工作的需求。

（二）强化对于信息化管理技术的开发力度。随着我国信息技术的不断发展，现阶段，以信息技术为基础的档案管理技术逐渐在国有企业当中得到了普及，并且取得了显著的应用成效。从现实的角度分析，在当前时代背景下，只有有效强化对于信息化国有企业档案管理技术的开发，才能够实现现代化管理目标，提升档案管理服务质量。在实践建设信息化的档案管理系统期间所涉及到的技术应用相对较多，例如，在构建完善的国有企业档案管理系统期间会用到数据存储技术、信息挖掘技术、数据安全管理技术、面向服务的架构技术以及信息检索技术和访问技术等，这些技术都是信息化档案管理系统的支撑技术。基于这一情况，相关的管理人员重点开发信息化管理技术。具体而言，首先，需要构建完善的信息交流机制，借助信息化技术构建信息化交流平台，并赋予相关管理人员相应的访问权限，让管理人员在访问档案信息时，依照自身的权限快速搜集自身所能够查阅的各项档案信息。其次，需要有效将安全管理系统应用到档案管理系统当中，强化对于各项档案信息的安全管理力度，并在此基础上对各项档案信息的电子文档进行备份处理，避免数据流失风险问题出现的概率，但是要将备份信息存储到独立的局域网系统当中，避免非法入侵问题出现。以此来有效实现国有企业档案管理现代化改革目标。

（三）健全国有企业档案管理制度体系。健全的管理制度体系是保证各项管理计划能够顺利实施的关键保障，同时也是有效提升国有企业档案管理质量的基础保障性措施，只有在完善且适用的国有企业档案管理制度体系支持下，才能够保证现代化技术以及服务方式顺利地在国有企业档案管理工作当中实施，并发挥应有的作用。基于这一情况，相关的国有企业档案管理人员在实际工作期间，必须重视档案管理制度体系建设工作。首先，需要有效落实一体化管理制度，将现代化文秘制度与档案管理工作进行融合，强化对于档案管理的精准性，保证管理工作的秩序性以及科学合理性。另外，要求档案管理人员在档案流转期间要对不同的档案保存以及上缴进行记录。其次，需要落实连带责任追究管理制度，将国有企业档案管理改革工作进行细致划分，将具体的任务细分到个人身上，一旦出现问题要采用问责原则，找到相关责任人追究其相应的责任。再次，要有效落实监督管理制度，由于档案管理工作属于国有企业管理体系的重要组成部分，其中涉及诸多关键的管理环节，例如，档案分类存储，档案归类，档案保密处理等，要对各个关键环节进行监督审查，排查出其中的安全隐患问题，并及时解决，从而保证档案管理的精准性以及有效性。最后，必须有效落实安全防护管理，由于一些现代化管理技术以及服务方式初始落实阶段会存在着一些弊端，例如，在运用信息化管理技术期间，会存在着网络信息安全风险，因此需要不断强化档案管理人员的安全管理意识，正确操作信息系统，严禁点击一些弹窗类广告信息，避免系统出现漏洞，并定期对系统漏洞进行检查以及维护处理，保证信息系统运行的安全稳定性。

四、结语

综上所述，随着我国国有企业的不断发展，对于国有企业档案管理工作的要求严格度必然会提升很多，在这种情况下，一些现代化管理技术以及服务方式的应用已经成为国有企业档案管理工作的必然发展趋势。档案管理信息化改革，一体化改革都是国有企业档案管理的未来发展大方向。因此，需要相关档案管理人员重点关注国有企业档案管理工作中现代化管理手段以及服务方式的应用。