浅谈企业固定资产实物档案管理方法

2020-11-23福州市规划设计研究院林琼

办公室业务 2020年20期

文/福州市规划设计研究院林琼

目前，大多数企业都会通过采取内控制度的方式来加强企业管理，提高企业的管理水平，进而达到提高企业工作效率，推动企业进一步盈利的目的。企业的固定资产作为实物档案，对于企业的正常运营而言至关重要，是企业内部一笔不可忽视的重要财富。因此，企业管理者应该立足于实际情况，从内控制度的角度寻找目前固定资产档案管理的不足，并积极对其进行修改和完善。这样，能够进一步提高企业的市场竞争力，实现企业资产管理的现代化。

一、企业固定资产管理存在的问题

（一）资产管理制度不完善。目前，大部分企业不同程度存在档案管理制度不完善的现象。究其原因，主要体现在以下几个方面：1.现有制度过于陈旧，无法适应目前的公司管理现状。比如：部分单位并没有固定时间进行资产盘点的规定，这会在一定程度上导致公司不能及时发现资产上的问题并加以解决，企业的资产档案不能及时更新，给企业的发展带来一定的隐患。部分单位过度注重人情往来，缺乏相关规则的制定，不重视档案的留底，导致企业内部松散，问题颇多。2.缺乏切实有力的执行保障措施，导致资产管理制度很难落到实处，员工工作的随意性较大。比如：针对部分资产，有的企业不履行相关手续，就直接宣布报废，这带有很强的主观随意性，会给公司带来一定的损失。

（二）部门沟通协调不顺畅。企业资产的管理与盘点主要涉及以下部门：财务部门、资产使用部门以及资产管理部门。要想让企业的固定资产档案得到切实有效的管理，就必须要三个部门通力合作，共同协调发展，及时沟通信息，才能够达到资产的良性管理与变现的效果。然而，就目前的情况而言，在部分企业中，财务部门资产使用部门和资产管理部门之间缺乏相应的沟通机制，导致部门与部门之间的信息沟通不及时。除此之外，部分员工由于个人品质和工作态度存在问题，在不同程度上存在着互相推卸工作责任、推诿扯皮、职责不明确等问题。在此种情况下，如果资产出现了问题，很难及时向企业相关部门进行汇报，也很难及时寻找正确的方法予以解决。如果此种情况一直存在，将会给企业带来较大隐患。

（三）企业管理手段落后。随着时代的发展，我们已经进入信息技术时代。企业的管理手段也应该随着时代的发展得到相应的变革，与时俱进。然而，就目前的情况而言，部分企业并没有将企业管理手段的信息化落到实处，而是依旧采用传统的企业管理手段，用文字版的档案进行存档。这样不仅会消耗大量的人力、物力和财力，而且不利于提高企业的工作效率，还可能会导致企业的内控制度出现很大的纰漏。长此以往，非常不利于企业的生存和发展。

（四）固定资产的投资存有一定的盲目性。企业的投资管理主要包括以下几个方面：基础设施建设、先进设备引进、客户关系维护。其中，固定资产的投资属于基础设施建设和先进设备引进等方面。就目前的情况而言，部分企业在投资的过程中没有对相关的市场和回报率进行恰当的分析，因而导致存有一定的盲目性。这不仅不能够保证投资的质量，而且还会在一定程度上造成资金浪费、资金回报收入周期过长等问题，这对企业的发展是不利的。

二、强化固定资产实物档案管理的对策

上述问题的存在，会在很大程度上制约企业的生存和发展，不利于企业市场竞争力和综合效益的提高。因此企业管理者应该根据实际情况寻找恰当的措施，来完善企业的内控制度，强化对固定资产实物档案的管理手段，构建完善的企业规则，以求保障企业长足发展。

（一）健全内部资产档案管理制度。首先，企业的管理者应该充分意识到资产管理制度的健全对于企业发展的重要作用，并根据实际情况，健全企业内部的固定资产实物档案管理制度，加强对固定资产的管理手段。这样，才能真正发挥企业内部固定资产的使用效益，避免资产遭受不法侵占或者流失，避免其他违法乱纪的现象发生。一方面，在程序上，企业内部的资产档案管理制度应该有明确的程序来予以参考和落实，这样才能真正保障企业内部的长远发展。比如：从票据的记录与控制层面看，企业应该根据实际情况，实行票据保管、收款与会计记录人员的岗位分离；对所有票据进行预先编号，所有作废的票据都要妥善保存，对已经使用的票据由会计人员进行定期销号，并及时与票据保管人员进行核对，以防止交易漏记或重复记录现象，保证全部收入、结算款项等能够及时准确入账。另一方面，在内容上，档案管理部门应该本着实事求是的原则，记录每一位接触过资产的人员，避免谎报瞒报现象。资产接触与记录使用主要是指限制接近资产和接近重要记录，以保证资产和记录的安全。保护资产和记录安全的重要措施是采用实物和技术防护措施。在采取电算化核算的情况下，每个岗位只能使用自己设置的密码接触由自己负责的数据，复核岗位只能进行数据查询和复核，不具备修改已经形成数据记录的权限。只有企业的内部资产档案管理制度得以健全，才能够保障企业有序运转。

（二）规范内部控制，明晰工作职责。要想真正达到规范企业内部控制，强化企业内部固定资产管理的目的，必然需要加强各个部门之间的互联互通，明晰各个部门的工作职责，确保责任到人。这样才能在最大程度上保障工作完成的精确度，避免工作人员相互推卸责任。首先，企业管理者可以从硬件设施方面改良部门之间的通信条件。企业管理者可以在企业内部设置直线电话，不同部门的部长之间可以通过直线电话来进行直接交流和沟通，非常方便。其次，企业管理者可以从管理入手，设置明确的工作考核标准，明确各个部门的工作职责。一方面，企业管理者应当将企业固定资产的保管任务明确到资产使用部门当中，规定使用人在管理公司固定资产的过程中，如遇特殊情况应及时上报。如果因未及时上报或者有意隐瞒而使企业遭受重大损失，要承担相关的责任；另一方面，资产管理部门和财务部门之间应该进行通力协作，互相协商，确保企业内部的固定资产能够得到及时的维护保养，发挥其保值增值的功能。除此之外，企业管理者应当根据实际情况设置以领导小组为核心的工作考核制度，要求不同部门领导组成相关的领导小组，根据已经制定好的核查标准来进行核查。对积极参与资产管理并取得一定成就的工作人员，企业应当予以奖励。对工作玩忽职守，欺上瞒下，导致企业财产遭受损失的工作人员，企业应当按照规定追究其失职责任。这样，不仅可以加强企业的内部控制，而且可以明晰部门之间的工作职责，可谓一举多得。

（三）实施科学化的实物资产管理手段。随着科技的不断发展，企业的资产使用增值方面也在不断发展，资产管理手段也越发多元。因此，企业管理者应当根据社会的实际情况来实施科学化的资产管理手段。通过更新资产管理设备、改良资产管理手段、更新资产管理系统等方式让企业内部的资产管理手段实现现代化和科技化。从而达到提高资产管理效率，促进企业盈利的目的。首先，企业可以充分利用当下的局域网技术，建立固定的资产管理系统来进行资产管理，利用财务计算软件来实现财务计算的电算化，以此让资产管理手段往信息化方面发展。其次，企业内部应完善配套管理措施，让信息化的管理手段得以落实。一方面，企业可以将原先固定资产的纸质卡片换为电子卡片，既可以节省资源，又可以防止假冒伪造；另一方面，企业在对传统的资产进行分析盘点的基础之上，先利用电子卡片将固定资产的信息输入计算机网络云端，让信息得以保存。这样，企业的计算机管理人员可以通过互联网云数据的方式来让整个企业实现资源共享，信息的传递速度也能够加快，推动不同部门之间固定资产管理与增值活动的交流效率，可谓一举多得。

（四）加强企业固定资产实物档案管理实效。档案管理者要想真正让企业内部的固定资产实物档案管理落到实处，就需要根据实际情况来制定相关的制度，让企业固定资产实物档案管理能够落到实处。一方面，档案管理者要建立操作规范体系。按照档案管理要求，结合本企业实际，制定并落实文书立卷归档办法，文件材料分类方案、归档范围、保管期限制度，档案保管、保密、利用、统计、鉴定销毁等制度，使档案管理工作有章可依、有规可循；另一方面，档案管理者要建立督促检查体系。大力加强对档案管理的监督检查力度，每年组织开展至少两次档案管理安全检查，采取自查、互查、抽查、普查相结合的方式，有效堵塞档案管理中的漏洞和杜绝隐患，坚决杜绝档案管理中出现案卷损坏、失密泄密、案卷丢失等问题，推动档案工作健康发展。

（五）加强风险控制能力。企业的固定资产在投资和日常的经营当中，可能会面临各种各样的风险。部分风险可能让人始料未及，但是大部分风险是可以通过风险预测和风险控制来解决的。因此，企业管理者在日常的过程中，应当加强自身风险控制的预判能力和应对能力。这样，才能真正让企业在市场经济的浪潮当中不断前行，获得长远发展。首先，企业管理者应当培养自身的风险意识，时常懂得居安思危。其次，企业管理者应当积极向企业内部引进相关的风险管理控制人才，让其定期对企业内部的固定资产进行盘点和评估。这样可以在无形当中加强企业的风险预测和风险控制能力，对企业的长远发展非常有帮助。