进一步提高档案管理工作规范化水平探讨

2020-11-23吉林省四平市铁东区财政局王炳心杨德超

办公室业务 2020年20期

文/吉林省四平市铁东区财政局王炳心杨德超

当前，我们应当将档案管理工作规范化作为一项关键课题，加强研究、探讨与实践。一方面，要客观、深入认识到档案管理规范化的必要性；另一方面，要采取科学、合理的工作策略，以切实、有效提高档案管理的规范化水平，以使档案管理工作体现和发挥出更大的作用、价值。

一、档案管理规范化的必要性

一直以来，我国非常重视档案管理工作的开展，各个行业、领域，以及所有企、事业单位，都需要按照相关工作需求，对各类文件、数据、信息等进行收集、整理、编撰和保管、开发、利用，尤其是对于国家行政事业单位来说，由于其自身具有社会治理、服务大众的特殊性质，所以更需要做好档案管理工作，以便通过档案管理，记录其他相关政策的执行情况、工作的落实情况，以及社会治理、服务绩效方面取得的成就。同时，在今后的各项工作开展过程当中，通过对既往档案的分析、利用，又能够从中获得对工作开展的参考、指导和依据，可以帮助规避历史问题、优化工作措施、保证工作安排的正确性，从而使社会治理、服务取得更好的绩效。目前，随着对档案管理工作要求的日益提高，以及档案材料的大量增多，传统相对粗放的档案管理工作模式已经不能适应当前的工作现状，可能会导致诸多问题和漏洞出现，这就会导致档案管理工作成效大大降低，并影响到其他各项工作的开展。只有规范档案管理工作，不断提高档案管理工作的规范化水平，严格执行各项规范化的要求，使档案管理工作具有明确的准绳，才能消除问题和漏洞，使档案管理工作取得理想的成效。

二、档案管理规范化存在的问题

（一）立卷归档标准不完善。档案管理工作的开展，目的在于收集、保管有价值的文件、资料或数据、信息，这一点是需要首先明确的，也就是说，要具有明确的立卷归档标准，不能随意立卷或归档，否则就可能导致资源浪费，而且还会增加档案管理的工作量，最终毫无意义与价值，出现重复、冗余，甚至是终身都不开卷的情况。当前，很多行政事业单位存在着立卷归档标准不完善的问题，对于如何立卷归档没有明确的规范，进而导致诸多不良现象出现。

（二）各环节的工作制度不健全。所谓的规范化，其重要的表现便是健全的制度，只有以健全的制度作为约束、指导和要求，相关工作的开展自然具有更高的规范性。当前不少行政事业单位在档案管理各环节的工作制度，还存在着不健全的问题，如资料的收集内容、信息的填写以及存取、调用等，都显得较为随意，缺少严格的制度约束，所以档案管理工作的规范化水平严重不足，可能在实际的档案管理各环节工作当中，出现疏漏。如档案的信息内容收集不完整，信息内容的填写不清楚，以及存取、调用无监管等情况。

（三）档案信息化管理的技术标准不统一。信息化技术的出现和普及，对社会方方面面都带来了巨大的影响和变革，各个行业、领域在不断加强自身信息化建设，希望通过信息化技术的应用，优化传统工作方式。在档案管理中，信息化技术的应用，确实给我们带来了很大的益处，改善了档案信息的存储方式，减轻了人的工作压力，并且提高了档案管理工作的效率，使得档案信息可以得到更大范围的传输、共享利用。与此同时，档案信息化管理的技术标准非常复杂，当前各个行政事业单位还没有建立起统一的档案信息化管理技术标准，这就自然降低了档案信息化管理的规范化水平，可能引起更大的风险发生。

（四）档案管理工作人员的素质、能力待提升。档案管理工作是具有重要作用、价值和意义的，并且其工作内容相当琐碎，对工作人员的专业性要求非常高，特别是在规范化档案管理工作中，必须要具有专业素质、能力的档案管理工作人员，才能按照相关要求、标准，高质量完成档案管理工作。但从行政事业单位的情况来看，其档案管理工作方面的人员安排，在专业素质、能力方面较为欠缺、有待提升，如有的工作人员没有接受过专门的档案管理知识、技能教育、学习，通过简单的岗前培训便开始上岗工作，因此其对于很多的技术性、规范性细节无法把握到位，降低了档案管理工作的规范化水平及成效。

三、提高档案管理规范化水平的策略

（一）完善立卷归档标准。行政事业单位传统的档案管理工作在立卷归档组合方面不够规范，是制约其规范化水平的一个主要问题，因此行政事业单位必须要首先完善自身的立卷归档标准。实际工作中，行政事业单位必须要严格落实有关要求，致力于完善以下几个方面的举措：首先，有效明确立卷归档的重点，针对各种文件、资源进行全面区分，诸如各种文件资料本身在内容、形式等方面类似，必然需要针对相关问题实施系统的研究，避免档案管理存在重复、信息冗余的现象。其次，全面掌控立卷归档对应的时效性，必须在完成现行文件任务之后，才能够开展归档立卷操作，保障整个档案管理流程的规范性。最后，因为档案材料完整与否会对档案最终的价值产生巨大的影响，同时案卷对应的立卷方法、装订质量同样至关重要，必须要严格按照规范的流程标准来协调立卷方法、案卷装订质量，保障立卷归档的规范化标准化。

（二）健全各个环节的相应工作制度。档案管理工作的体系较为庞大，工作环节众多，每一个工作环节，都应当以相应制度作为规范、约束和指导，因此行政事业单位应当健全各个环节的相应工作制度。例如，在关键的档案信息收集、填写环节，针对不同分卷、类型和具体情况的信息内容，要明确信息的收集范围，统一填写内容的格式和要求等，不能有任何的随意性。以此保证所有档案信息内容的完整性，并具有高度的可读性、可用性。另外，对于档案的存放保管、调用权限等，也需要给出明确的制度规定，与档案保密制度相协调，并且应当完全符合我国《档案管理法》《机关档案管理规定》中的所有条例。

（三）统一档案信息化管理技术标准。信息化技术对行政事业单位档案管理带来的积极作用不容小觑，为了使其更加规范化，我们还应当统一档案信息化管理技术标准。国家对档案信息化建设的相关制度要求有《全国档案信息化建设实施纲要》，各单位应参照国家要求，契合本单位发展情况制定符合自身发展的档案信息化建设制度，明确档案信息化建设的各项标准，注明档案工作人员的工作职责，明确信息化建设工作流程，确定与其相匹配的奖惩和监督机制，使档案信息化的制度建设趋于完善，才能更好地保障其规范化管理。对于电子档案信息管理标准，我们更需要使其尽快完全统一，如档案的存储格式、传输格式等等，都需要保持一致，这样才能防止“异构问题”出现，确保电子档案信息的规范性，使其能够得到更高效的传输、应用和管理。再者，在档案信息化管理的安全制度方面，我们也需要进行统一。电子档案依赖信息技术生成，因此必须采用先进的信息安全技术对电子档案全过程加强监控，为电子档案管理筑牢安全屏障。如可在档案管理系统内增设管理监视子系统，对电子档案的存取过程进行全程监管。在实际的系统设计之中，工程人员可将智能传感器、无线网络、数据库检测作为一个整体的系统来构建，通过实时的物联网链接，系统可实现对电子档案24小时无间断监管。在保证计算机系统安全运行方面，可采取安全检测和监控监测、防火墙技术、访问控制技术等手段。在保证数据安全方面，可采取加密技术、数字签名技术、数字水印技术、文件备份与灾难恢复技术、防病毒技术等手段。

（四）加强对档案管理工作人员的教育、培训。为了增强档案管理工作人员对自身工作的胜任能力，行政事业单位应当重视对其教育、培训工作的开展。一方面，要对其进行职业认知、职业道德方面的教育，提高他们对自身工作重要性的认识，使其能够从更加感性的角度，来对待自身工作，增强他们对自身工作的责任感，使其能够更加积极、主动地投身档案管理事业，并严格约束自身工作行为，达到所有的工作标准、要求，遵守所有的工作制度、规范；另一方面，还要对他们进行档案管理、信息化技术等方面的专业知识、技能培训，使他们在面对复杂、琐碎的档案管理工作时，可以事无巨细地处理好所有工作事务，从而保证档案管理工作的规范性及质量。通过这样的教育、培训，打造一支高素质的档案管理人员队伍，对档案管理工作的规范化水平，起到提高和保障作用。