档案管理工作中电子档案管理的重要性

文/单县人力资源和社会保障局 侯培培

本文重点论述的是档案管理创新给档案管理工作带来的帮助，以及电子档案的融入从多方面提高了档案管理的服务质量。电子档案管理工作对人社局的档案管理有着非凡的意义，从工作原理上分析，其实就是将传统的存储模式转变为信息网络模式，并将这些信息资源有效存入电子办公设备中。我们都知道，存储的内容形式多式多样，如何有效保存声音与图像，永久存储在档案管理设备中，无疑是一个重要的课题，值得我们研究与探索，电子档案管理在很大程度上改变了传统管理的弊端，也是人社局档案管理的未来重要发展方向。因此，档案管理向电子档案管理的转变是当前最为重要的一项任务，需要人社局管理部门高度重视。

一、电子档案与信息资源的关联性

（一）内容的拷贝快捷性回收完整性。在电子档案管理的过程中，档案拷贝是一项重要的工作形式，时间与地点的分散会影响档案资源的开发与利用，在这些琐碎的细节之中，如果处理不当或管理不好就会加大档案管理的疏漏，在这种情况下，有关管理部门需要因地制宜采取有效的方案对其进行合理的管理，而且还要依据使用者的权限进行制作与统一管理，通过信息技术手段对档案资料进行复制与拷贝，而对于那些未曾公开发行的出版物，还要利用拷贝的方式进行回收与再利用，而一套完善的拷贝手段可以对利用者与发起者进行确认，以确保回收资料的完整性与快捷性。

（二）对于使用权限要进行严格的审查。一方面，利用电子档案的工作形式可以有效对使用权限进行规划与确认，在登录时还要确保信息资料的安全性与保密性，系统在合法性的范围之内，要对各种功能的操作进行审查与记录，如发现未经授权的使用情况，要及时进行警告提示，以确保资料的安全性；另一方面，电子档案在使用的过程中，要提前确定好控制使用的程度，根据实际情况来进行界定，这也是确保档案资料安全性的重要手段与方式。

（三）在使用过程中要确保档案资料的安全性。电子档案在管理过程中虽然具备一定的快捷性、便利性，但是也不可无条件地向查阅者提供各种便利，要对这些信息资料做到统一管理与储存，而那些并不是完全开放的信息资源，更要对拷贝者进行严格的审核，必要的时候需要在监控的环境下进行处理，这也是对档案管理工作的高度负责，以免档案资料在查阅过程中造成疏漏与丢失，否则不堪设想。

（四）电子档案的管理优势。从管理形式上分析，电子档案的管理方式主要是通过网络传播与媒介传输来进行处理的，不同于传统管理模式，而电子档案管理的优势主要体现在档案资料可以永久储存，不但可以整合档案资料，而且在很大程度上也提高了档案管理的效率以及服务范围。

二、电子档案管理呈现的主要问题

（一）档案管理制度需要重新调整。近几年来，随着电子档案的全面融入，档案管理信息化已经全面融入人社局的管理工作中，之前的传统管理模式中，管理部门缺乏电子档案管理制度，对档案管理信息化建设没有充分认识与全面的投入，更没有统一的科学化标准。因此，电子档案管理仍然存在许多的问题没有得到解决，电子档案在管理过程中，管理制度非常重要，如果电子档案在管理过程中不够严谨细致，就会出现许多疏漏与不规范的情况，有关部门需要尽快建立完整的管理机制来规范电子档案管理，电子档案的融入，不但可以减轻档案管理的压力，同时也可以提高服务质量，拓展服务范围，这对于档案管理标准化有着非常重要的作用。

（二）网络安全性需要高度重视。电子档案已经逐渐被事业单位所认可，对于档案管理的有效性也起到了很大促进作用，但从另一方面分析，科学技术的限制与电子档案管理系统的缺乏，这也导致档案资源的不完善以及出现疏漏的情况。虽然电子档案管理离不开信息网络的支撑，但是电子档案也是网络环境与管理系统的前提基础与条件，因此，在对于电子档案的管理过程中，需要建立一个稳定安全的网络平台来促进管理效率，所以说，电子档案管理的安全性至关重要。

（三）环境因素的影响。信息化建设已经逐渐融入人们的工作与生活中，以往的管理模式已经全面被取代，电子档案管理在发展过程中，环境的影响非常关键，而通过日常的管理工作来看，有关部门缺乏对档案管理的正确认识，在发展速度上很难顺应时代的发展。因此，电子档案的重要性被无意识忽略了，甚至还有一些电子档案在储存过程中，并没有专业的管理人员将其收集与归档，而在工作态度上也缺乏一定的严谨性与全面性，这种情况下，很容易被黑客窃取，导致资源的流失与疏漏，给档案管理工作的开展带来一定的困扰。

三、新时期电子档案的管理策略

（一）建立一套完善的电子档案管理制度。众所周知，一套完整的管理体系与管理制度是确保电子档案的安全性与隐蔽性的前提基础与重要条件，因此，在人社局电子档案管理的前期，首先要明确电子档案的规范化与标准化，这也是网络安全性与注意事项的重要体现。对于管理制度的建立，要首先明确归档的范围，对档案资料有明确统一的规定，并且还要审时度势调整管理人员的工作内容，将档案资料的管理做到统一化与完整化。在建立电子档案管理制度的同时，还可以对档案内容做出分析与归类，确保内容的安全性与完整性。在内容上的分类，不但可以方便管理人员的整理与查阅，同时还可以提高整个部门的工作效率，对人社局档案管理的开发也有着非常重要的作用。管理层要认真研究与创新管理策略，加强档案管理工作的标准化，做好与各部门之间的协调与融洽，通过多方面的努力促进档案管理工作的进步与发展。

（二）信息网络安全在电子档案管理中的重要意义。一方面，电子档案的安全性可以有效避免档案信息的储存与查阅过程中出现的问题，可以有效对重点资料进行统一的审批与检验，而在收集档案资源的过程中，有关部门要高度重视信息网络的安全性，还要对网络传输过程中容易出现的问题提前做出检测与检查，将风险性降低到最小值；另一方面，档案管理部门还要注重维护管理人员的工作严谨性，确保档案资源在传输中的稳定性与全面性，从多方面保障电子档案安全性的提升，根据当前的情况建立一套健全的管理机制与管理体系，以确保档案管理人员在查阅过程中的全面性与安全性，这也是电子档案管理的主要优势体现，在此过程中需要加强各方面的管理制度，确保人社局电子档案管理制度的开发与进程。

（三）培养电子档案管理技术型人才。信息化建设在档案管理工作中占据着非常重要的位置，而对于档案管理人员来说，电子档案的管理是十分重要的一项任务，在档案创新工作中有着十分重要的意义，电子档案管理人才的缺乏已经成为影响电子档案管理工作进程发展的一个重要因素，导致了电子档案管理止步不前。培养掌握先进信息技术的档案管理人员，是电子档案管理稳步发展的关键。因此，档案管理部门应挑选符合条件的人员，对他们进行专项技术培训，熟悉掌握电子档案管理系统，熟练电子档案操作流程。同时，转变思想也是电子档案管理工作正确开展的关键。可以通过开展有关电子档案宣讲会，帮助一些不能及时转变管理思路的管理人员正确认识电子档案管理的重要性。设立切实有效的电子档案管理制度，要求管理人员严格遵循。同时，应加强对电子档案管理人员的管理，对于一些故意或重大过失毁损电子档案，致使电子档案毁损、灭失的行为，给予相应的处罚。逐渐规范电子档案的管理。

四、结语

综上分析，传统的档案管理模式已经很难适应新时代的发展，电子档案的出现彻底打破了以往的管理模式，将档案管理工作的效率提升了一个高水平，使人社局的档案管理工作变得更加快捷与多元化，这也是未来档案管理工作的发展趋势与主要方向。因此，在人社局今后的档案管理中，需要档案管理者熟练掌握电子档案管理的方法与技术，这也是未来发展的关键因素与重要体现，作为新时代的档案管理人员，在新时期的档案管理过程中，我们要不断学习，大胆创新与实践，将档案管理信息化发展到最大化，在电子档案的融合下，充分利用档案管理信息化的快捷性，使人社局的档案管理工作发展更上一个台阶。