提高档案管理科学化水平的路径探究

2020-11-23山东省宁阳县第一人民医院毛成银

办公室业务 2020年20期

文/山东省宁阳县第一人民医院毛成银

社会的快速发展使得信息化水平逐年提升，人们对企业档案资料的获取效率要求也越来越高。对于现阶段企业档案管理工作而言，传统老旧的档案管理方式已经无法满足现代社会的发展需求，必须努力提升档案管理科学化水平，才能使企业档案管理工作走出发展困境，跟上时代脚步，为企业的长久发展打好基础。

一、提高档案管理科学化水平的必要性

从本质上来讲，档案管理工作所面对的是档案信息和档案实体，相关人员把大量的档案信息通过集中收集、管理的方式来为各个行业提供信息服务，也可以把档案管理工作看作是就业人员与应聘单位之间的连接纽带。在求职人员进行应聘时，企业管理者可以通过其所提供的档案信息，来了解和熟悉应聘人员的从业经历和综合能力，实现招聘人员和就业人员之间的有效对接，为企业甄选出最为合适的工作人员。由于我国人才市场充斥着大量的档案信息，所以档案管理部门尤为重要，只有努力提升企业档案管理科学化水平，才能为相关管理部门提供很好的服务。同时，相关部门和企业必须明确档案管理工作的发展趋势，确定发展方向，优化档案管理模式，以便从根本上提升档案管理机构的科学化水平，为构建和谐社会贡献一份力量。

二、提高档案管理科学化水平的意义

（一）满足信息化发展的要求。提升档案管理科学化水平的重要意义之一，就是能够进一步满足我国企业信息化发展需求。近年来，随着我国社会现代化水平的不断提升，科学技术被广泛应用到各个行业领域中，尤其是在企业档案管理工作中，日益增长的档案资料数量使得企业档案管理工作必须向着科学化管理方向发展，这样才能满足社会发展需求，减轻档案管理工作负担，提升档案管理工作的效率。

（二）促进档案管理发展的途径。目前，我国仍然处于快速发展的阶段，各个行业不断进步、共同努力，力求使中华民族伟大复兴的中国梦早日实现。但是，与日俱增的档案资料种类，给档案管理工作带来了巨大的压力和困难。为了提升档案管理效率，优化档案管理水平，必须将新型科学技术引入档案管理工作中，帮助档案管理工作寻找一条新的发展途径。同时，档案管理机构也要鼓励相关人员不断学习新技术，努力为档案管理事业的稳定发展贡献自己的力量。

三、我国目前档案管理工作存在的问题

（一）缺乏对档案管理工作的重视力度。做好单位内部的档案管理工作，能够有效提升单位的信息价值，但是大多数单位不能足够认识到档案管理工作的重要性，更多的单位人员只关注进行档案管理工作需要花费的资金成本，同时认为档案管理工作自身相对来说较为复杂，因此，在完成档案管理工作的过程中，缺乏足够的重视，处理档案管理工作不够认真仔细，从根本上无法保证档案管理工作的有效性。

（二）档案管理制度有待完善。结合现阶段我国档案管理工作的详细情况来看，档案管理工作的相应制度还存在一定的缺陷，不利于管理工作的实施和发展，特别是在信息化技术的大力发展环境下，随着互联网的普及，人们的工作和生活也在逐渐趋向网络化发展，一些单位的档案管理工作还在使用以往的管理制度，未有效利用互联网资源来进行相应的工作，这种管理制度并不适用于现今互联网普遍发展的社会，在实际中档案管理工作也不能全面进行管理，从本质上影响了档案管理工作的整体质量。

（三）缺乏综合性档案管理人才。就我国档案管理工作的发展情况来看，管理人员综合能力低是目前存在的主要问题之一。在现代化的发展背景下，企业档案管理工作不仅要求相关工作人员具有专业的技能水平，还要熟悉现代化科学技术，只有这样，才能将二者进行有机结合，为档案管理工作提供更好的服务。但是，大部分档案管理人员综合素质普遍偏低，管理水平参差不齐，难以满足我国档案管理工作的发展需求，是现阶段档案管理工作需要重点解决的问题。

四、提高档案管理科学化水平的有效路径

（一）转变传统档案管理的思想。要想真正实现档案管理科学化水平的提升，首先要做的就是转变传统的档案管理理念，打破传统档案管理思想的束缚，树立正确的档案管理发展方向，以便促进我国档案管理工作向着科学化的方向发展。同时，相关档案管理人员还要充分意识到档案管理工作的重要性，以科学合理的档案管理方式开展工作，从而提升档案管理科学化水平。除此之外，在实际工作中，相关部门还要加大对档案管理工作的投入，从硬件到软件方面给予大力支持，为档案管理科学化发展打好基础。

（二）实行电子化与纸质档案管理相结合的方式。当今社会正处于一个开放、包容的时代，信息化、科学化已经逐渐成为我国主要的发展趋势。同时，随着互联网技术的不断普及，国家信息技术逐渐发展成熟，各行各业都在努力朝着更加先进、更加高端的方向前进。尤其是对档案管理工作而言，电子信息化管理方式已经是必然的发展趋势，电子化与纸质档案的相互结合将成为未来档案管理的主要形式。就我国档案管理工作的形势来看，目前已经在进行信息化改革，给档案管理提供了新的技术手段，不但有效节约了档案管理材料，降低了工作成本，还大大提升了工作效率，档案管理工作发生了前所未有的变化。虽然互联网技术的应用，使档案管理部门受益匪浅，但是电子信息安全问题也随之而来，硬件设施的故障和软件病毒的入侵，都会给档案管理工作造成严重的影响，甚至会导致电子档案信息的丢失，不利于档案的科学化管理。所以，对现阶段的档案管理工作而言，必须努力提升工作人员综合素质，确保档案管理工作人员具备计算机软件操作知识，能够维护电子化档案管理工作的网络环境安全，切实利用电子化档案与纸质化档案管理相结合的方式提升档案管理工作效率，利用电子档案备案、纸质档案记录的方式提升档案管理水平。

（三）提升档案管理从业人员的综合素质。相对比于其他管理工作，档案管理工作量更大，处理流程更加繁琐，相关工作人员的工作压力明显偏高，并且随着社会的不断进步，人才数量的逐渐增多，档案管理工作所面临的挑战和压力也越来越高，所以提升档案管理水平势在必行。而档案管理工作人员作为档案管理工作的中流砥柱，必须努力提升自身综合素质，提升档案管理专业能力，以便更好地为档案管理工作服务。在实际工作过程中，国家和相关机构要对档案管理从业人员进行定期培训，使其接受先进的档案管理技术，熟悉并了解各种档案管理科学知识，从而提升从业人员档案管理能力和综合素质，在出现档案管理意外事故时，可以积极采取有效的防护措施，将损失降到最低，为企业的长远发展保驾护航。同时还要注重对档案从业人员的信息技术培训，能够对现代网络技术中出现的故障进行基本防护和处理。除此之外，档案管理人员的职业操守和道德素养，也是确保档案管理工作顺利进行的基础，从而降低泄露档案信息的概率。

（四）明确树立档案管理观念。作为一名新时代的档案管理工作者，必须树立明确的档案管理观念，具备与时俱进的发展意识，用自身过硬的档案管理知识来处理相关工作。现阶段的档案管理工作已经不再仅仅局限于对纸质档案的保管，而是升华为自动化管理办公模式，所以，为了满足时代发展需求，档案管理工作必须向科学化管理方向前进，这是社会进步的必然趋势，同时也是信息化社会的基本要求。针对信息化档案管理工作发展情况，我国正在对信息化安全技术进行不断优化，完善档案管理工作体系，以科学合理的档案管理观念应对时代发展的挑战。

（五）建立档案管理的配套措施。建立档案管理配套措施，是提升档案管理科学化水平的重要环节。由于档案管理工作的重要性，所以在实际工作中，对档案管理工作的要求是十分严格的，必须符合零破损、零丢失、零污染、零涂改的基本原则，确保整个档案信息的准确性和可靠性。而档案管理配套措施的建立则为档案信息的安全性提供了有力支持。不论是何种行业的从业人员，都具有自己的档案资料，详细记录了从学习到工作的整个过程，把学校、单位和人才市场有效串联在一起，可以说其本身就是一个完整的档案管理系统。每个人在入学初期就应建立一个属于自己的个人档案，并且会随着其成长而增加内容，更随个人从学校到人才市场，给企业提供了解人才信息的重要途径，是用工单位对应聘人员初步了解和认识的开始，也是选择合适人员的重要依据，在整个档案流通的过程中，每个环节都与档案管理配套措施的建立息息相关。