更新档案管理理念 实现档案管理规范化

文/厦门产业技术研究院 林泓钰

档案管理是体现档案部门成长与发展、对档案信息进行管理并提供利用服务的记录工具，其所记录的均是全部活动的真实过程，在很大程度上为各项工作提供了一定的参考依据。针对我国目前社会形势进行分析，发现在跟随时代潮流的同时，保证档案管理规范化的档案管理体系已逐渐成为趋势所在，为档案部门管理工作的发展指出明确的目标。档案部门若想致力于创新档案管理、促进长远发展，就必须将档案管理的落后理念切实进行更新，适应和满足时代发展所需。

一、我国目前档案管理现状

（一）档案管理重视不够。传统思想观念认为，档案管理是一项事务性的保管工作，无法适应档案管理规范化的要求，无法体现现代科学化、信息化的优势。基于我国目前档案管理现状来看，常出现对各类重要档案未给予足够重视，导致不能对资料等进行及时有效的整理，因此工作中档案材料缺失现象频发。而部分档案管理人员自身能力不足，在工作中常受到专业知识、时间等多种因素影响，因为专业水平较低，工作中缺乏重心，常出现档案资料存档不及时以及无法及时补充和更新缺失材料等，违背了档案管理工作中对完整性的要求。档案管理事业发展为社会发展作出应有贡献的基础是建立新型顺应时代发展的档案思想和理念，以替代传统落后的管理思路。档案管理所涉及的各个流程中渗透规范化，才能致力于推进创新。

（二）档案管理力度缺乏。档案管理力度缺乏，是导致档案管理工作效率低的主要原因之一，目前我国档案部门中普遍存在档案管理工作人员专业知识缺乏、工作效率低下等问题。尤其表现在档案材料收集、整理、归档等方面，工作能力并不突出，材料在归档时真实性和准确性得不到保证，并且未及时更新资料可能导致各种无法预估的事情，如档案部门工作者在科研方面、职称考评方面、业绩考核方面等材料未及时进行归档等。

（三）档案管理手段落后。人工查找及查阅人事信息仍是档案部门档案管理工作中的常见应用方式，档案部门中用来存储档案信息的仍然是铁皮柜。档案部门未能合理使用存储空间，并且缺乏单独的计算机以及管理软件等，加大了档案管理工作的难度，并导致一系列风险事件发生。如，铁皮柜的使用导致档案的准确性难以得到保障，极易导致资料遗漏和丢失，同时还导致大量人力物力浪费。

（四）交接工作流程欠缺。档案部门进行转型后未将工作重心放在提高档案管理质量上来，导致档案交接制度仍未得以改善。尤其是工作人员工作发生调动或者离岗时，交接方面存在极大的问题，后来者无法完整衔接，最终导致档案管理前后严重脱节，具体责任无法划分。

二、档案管理信息化体系建设措施

（一）健全档案管理制度。档案管理制度应基于档案部门现状而制定，需要考虑部门的特点以及管理的需求，科学建立符合档案部门发展的制度。同时必须具备实用性和简洁性，严格按照规章制度开展工作，才能更好地发挥管理制度的规范和指导作用。如，实现规范化档案管理，实施职工档案借阅登记制度；又如，严格登记档案部门职工档案材料的转入和转出记录。

（二）创新档案管理模式。档案部门如何推进全方位规范化管理，是档案部门落实规范化管理模式的基础。但我国大部分档案管理部门缺乏独立性，工作受限严重，在工作中无法自主决定与档案管理有关的多项事务。档案管理工作在进行创新时，应将提高部门独立性作为基本目标，使其具备自主决策的职能，能够自行决定档案的搜集以及保存等事项。可以认为，创新阶段要想实现档案管理的规范化管理，必须改变传统的管理方式，以全新的管理理念和方式来编制档案体系，划分各个档案类型并落实于档案内容。除此之外，档案管理工作中应对现有管理范围进行拓展，加大对于文字、表格、图像等信息的收集和管理，也应加强对于人员及访客的管理等。尤其是近些年来信息技术的融合，使得档案管理时可在各个流程中融入信息化的手段，对于减少成本、提高效率来说具有重要意义，并且更能体现出其实效性。

（三）确保档案管理规范化。档案部门每一位档案管理工作人员的工作能力和职业素养有待提高，应注意交接档案时遵循相关要求和程序，在移交文件上签字。此外，工作人员应加大对于清理档案、收回借出的档案、整理借据等的重视程度，日常工作中做好文件的整理和分类，并及时归档。

（四）推进档案管理信息化。进入新时期后，信息化正在全面推广，对于档案部门来说，是一个新的契机，与档案管理有关的各项手段和措施逐渐得以完善，档案管理部门也在许多工作环节中实施了信息化技术，通过应用信息化手段，使得档案信息的准确度得以提升，辅助档案部门各项决策的职能初步得到体现。信息化的建设提高了档案资料的存储时间，有利于实现对于珍贵档案信息的利用，同时能够帮助各个档案部门之间实现信息交流以及资源共享，对于推动社会的进步与发展意义重大。但是，档案管理信息化也加大了档案部门的安全风险，档案信息容易遗失，并且可能遭受恶意篡改，带来了风险，也增添了损失。因此作为档案管理人员来讲，应该努力确保各项档案信息的实时精准性，强调收集和处理实时性档案信息的重要性，避免某些档案信息在使用中出现失真或错误的情况。此外，档案部门应从源头消除存储及查阅工作中的安全隐患，以现行的基本流程为基础，对档案监管措施进行强化，如对于自身拥有的档案信息需要构建防火墙。

（五）完善管理硬件设施。对于档案管理部门来说，为达到增强档案管理意识的目的，可建立公开的档案管理制度，使工作人员在职称晋升、干部聘用等方面能够公平竞争，凸显档案管理的透明性、公正性。目前为加快促进档案管理的规范化建设，应合理利用计算机技术进行档案网络化管理，或建立档案数据库，以存贮档案信息。又如，配备独立的档案库房，购置电脑、档案密集架等常规设备，加大档案管理的硬件设施建设。

（六）加大管理资金投入。对于档案管理部门来说，为保证资料的完整，需要做好对突发事件的处理，如配备空调、抽湿机以及专业灭火器等。此外，应合理分配档案部门的资金投入，改善配套设施，如，采购先进的计算机、配套设施、防火墙软件等，均是保证档案管理准确性和完整性的基础。

（七）认识档案管理的重要性。加大宣传对于员工来说，是提高其档案管理认识程度的重要方式之一，档案部门管理层以及普通员工都应主动了解档案管理的重要性，并从自身进行改变，如通过利用互联网、多媒体等方式进行知识普及，帮助其形成一定的意识。此外，也应对档案管理的理念进行更新，根据部门实际情况进行档案管理规范化建设，使档案管理显现其利用价值。

（八）提高档案管理人员的专业水平。档案管理工作对于工作人员有着较高要求，工作能力突出的同时还应具备较高职业素养，明确自身的职责以及职业要求。作为管理层来说，可通过学习培训或知识讲座等方式定期举办培训课堂，鼓励档案工作人员全员参与，在提高自身认知的情况下不断完善专业技能，培育职业道德素养。而作为档案管理人员来说，应把握机会，完善自身知识储备，同时还需要掌握计算机、软件以及档案管理工作的方法和流程，及时发现问题并解决问题。

三、结语

档案是一种现代化的信息资源，不管是人类政治，抑或是国际事务等，档案管理都发挥了不可估量的作用。随着科技化、信息化的广泛深入，更规范、更先进的管理途径已经成为档案管理工作的趋势之一，如何实现档案部门管理规范化，深受学者们的关注及探究。近年来，各部门已经意识到规范化体系在档案管理中的应用价值所在，也开始尝试将现有的某些模式进行转变，档案管理工作已加快了前进的脚步，逐渐实现了改革，对于档案管理行业来说，无疑是一大重要突破。但从整体情况来看，现当下档案管理工作并未发展成熟，没有真正实现整体规范化，档案管理工作仍存在较多问题，需要在后续工作中进一步完善和发展。