加快档案信息化建设 创新档案管理工作

文/微山县档案馆 於欣颖 韩丽丽

档案信息化建设，顾名思义，其所指的主要是国家档案行政管理机构，为当今档案管理工作融入相关的信息化技术，以此高效率展开档案管理工作，进而使其能够更好地服务于国计民生。正是在这样的背景下，档案信息化建设成为横亘于当代档案馆管理工作面前的一个重大课题。因此，对于如何有效开展档案管理工作的信息化建设，并不断推动整个档案馆管理工作的创新，成为档案工作中一件迫在眉睫的事情。

一、当代档案信息化建设的重要性

（一）推进档案工作的现代化。随着时间的不断推移，档案工作的现代化需求开始不断增加。这是因为，随着近年来信息化技术的展开，以往相对传统的档案管理工作，亦受到了巨大的挑战。而就信息技术的应用来看，档案工作一旦与信息技术结合，能够展现出令人意想不到的效果。如在档案工作展开的过程中，有效融入信息技术，可以使相关档案数据以信息化的方式存储。不仅是文字类的档案，音频、视频类的档案亦可以有效借助信息化方式进行存储。综上所述，以上的优势便属于信息化建设的一个产物。可见，有效推动档案工作的现代化，便有助于档案信息打破原有空间、时间的限制，使其能够快速实现共享。并且，依托于信息化建设创新的档案工作，还能使档案的整理、管理效率得到提升，这样不仅有助于档案管理工作的展开，同时亦能有效提高相关工作的效率，并使档案工作的人工成本得到降低，从而使档案工作能够有序展开。

（二）推进档案工作的标准化。档案信息化创新工作的开展，对于促进档案工作的标准化来讲，同样有着不可估量的意义。这是因为，在档案采集工作展开的时候，充分发挥信息技术的优势，能够满足用户的诸多需求，并且可以实现相关数据信息的存储工作。而对于以上的情况，便需要制定统一的档案标准，以此来契合档案信息化创新工作的展开。尤其是在存储一些非文字类的档案时，更需要档案馆制定统一的标准，只有这样才能促进整个档案工作的展开。可见，档案工作的信息化建设，有助于促进整个档案工作的标准化发展，而此点对于整个档案工作的发展来讲，则有着不可估量的现实意义。

（三）推进档案工作的服务化。档案工作信息化创新建设，为日后档案工作的服务提供了一个基础。因为，正是在档案信息化构架完成的前提下，档案管理人员职能也会发生一定的改变。以往传统的档案人员，其工作的内容，主要是保管以及提供利用相应的档案资料，而在信息化建设完成后，相关的档案工作人员，职能上便由过去的保管、提供利用转变为采集、管理以及服务三位一体的工作职能。此外，因为档案工作本身往往会服务于科研工作的开展，所以，档案工作的服务化亦可以切实有效地为一些科研生产类工作提供优质的服务。因此，档案工作信息化创新建设，可以切实有效地推动整个档案工作向服务化发展，这成为档案工作信息化创新建设的一个重要体现。

二、限制当代档案馆信息化创新建设的因素

（一）档案馆信息化建设工作缺少科学指导。近年来，我国档案工作的信息化建设方面，投入很大的力度。就当前的情况来看，档案馆工作的信息化建设取得了进一步发展，但在其取得发展的同时，一些问题开始初现端倪。这样的情况主要体现在具体的建设上，许多档案馆在展开信息化创新建设的过程中，并没有注重将信息化建设置于系统性以及科学性的基础上，这就使得信息化建设在开展的过程中，出现盲目展开的情况。以至于，各地档案馆机构在信息化建设的过程中，存在着较大的差异。并且，许多档案馆在展开相关工作的时候，往往会出现刻板执行的情况，这很容易使得整个档案馆信息化创新建设陷入难以开展的困境。

（二）档案馆信息化建设地域性差异明显。众所周知，地区的经济发展情况，对于档案馆信息化创新建设，亦会造成潜移默化的影响。这是因为，一些经济较为发达的地区，其对于档案馆的投入较大一些，并且影响档案馆信息化建设的客观因素也更少，所以其信息化建设的水平要略高于经济相对不发达地区。反之，一些经济发展相对滞后的地区，档案馆信息化创新建设因受制于诸多因素，其在建设的过程中，便会同经济发达地区拉开一定的差距，而其最明显的表现便为，经济发达地区的档案馆信息化创新建设的进程相对较快，经济相对滞后的地区，在档案馆建设上则存在着相对滞后的情况。针对这样的情况，发展缓慢的档案馆机构需要注重不断反思总结，以此来找到发展缓慢的症结所在，进而推动相关工作顺利展开。

（三）档案馆信息化建设的人才较少。就当下的情况来看，部分地区的档案馆从人员组成上来看，多为传统的档案管理人员，尤其是在一些经济相对不发达的地区，这样的情况则更为严重一些。如此情况下，使得整个档案馆缺少能够参与档案工作信息化建设的复合型人才。因为，对于当代信息技术来讲，传统的档案管理人员在短时间内很难熟练掌握其应用的方式，并且这还使得档案工作人员很难切实融入信息化建设之中。所以，就目前的情况来看，档案馆信息化建设领域的人才短缺问题，对于信息化创新建设工作的展开，无疑造成了一定程度上的掣肘。

三、推动档案工作信息化建设的创新策略

（一）制定科学合理的信息化建设总规划。首先，对于档案工作的信息化创新建设，相关政府部门应以客观实际为出发点，展开相关建设工作，做好总的规划以及布局，从而推动整个档案馆信息化建设工作的有效展开。并且，为使建设工作的展开同实践相结合，有关部门应根据实际情况，不断推动相关工作的展开。此外，相关部门还需要强化同档案馆之间的沟通联系，避免档案馆方面刻板执行的情况发生，继而实现整体信息化创新建设的整体布局。其次，各档案馆在着手展开信息化创新建设的过程中，需注重将部门的指导意见与实际现状相结合，以此做到符合国家的信息化建设标准，并以此为基础，切合地区档案工作开展的实际需要。最后，档案馆在进行信息化创新建设的过程中，还应秉持科学发展观，保证同政府相关部门之间的沟通，而后则以此为出发点，同一些信息化建设成功的档案馆进行交流沟通，以此来吸取先进的经验，从而使信息化建设工作能够有参考的蓝本，并使工作的展开能够取长补短，进而在建设的过程中，避免一些能够提前预知的问题出现。这里需要特别指出的是，地域化的差异始终都是一个比较客观的存在。因此，对于一些信息化创新建设相对滞后的档案馆，应注重充分结合现有情况，吸取先进的经验。这样有助于档案馆切实保证信息化建设，能够与地区实际需求相匹配，从而最大程度上规避信息化创新建设相对滞后的问题，继而为日后档案工作更好地展开，提供一个良好的前提。

（二）推动文档一体化管理。从实际发展的角度来看，传统的档案管理工作，主要还是以分离管理的方式展开的。但就实际情况来讲，此种管理方式实际上已经不适于相关工作的更好开展。传统的管理模式下，文档管理与档案管理之间，实际上属于一种相互剥离且互不影响的存在。而此种管理方式最大的不足便在于，其往往会导致档案工作陷入重复展开的情况，这便很容易对整个档案工作，造成巨大的人力、财力浪费。所以，根据信息化建设发展的需要来看，借助信息化创新建设，不断推动文档一体化的管理，便成为一个重中之重。其中，档案馆机构应将一体化管理工作，当作整个信息化创新建设的重点来推进。这中间，档案馆可以尝试借助计算机系统，实现两者之间的云端存储，而后安排相关人员依托信息化存储，大体上完成一体化管理工作，并为此设置相应的岗位人员。

（三）借助信息软件达成特色档案管理。就当前的情况来看，许多档案馆在应用管理软件的时候，多会采用飞扬综合档案管理系统。实践表明，此档案管理系统本身，十分有助于对一些具有特色的档案进行管理。而在实际操作的过程中，相关人员亦可以借助该软件，根据档案的情况，建成特色电子档案索引目录数据信息库，并将一些符合相关要求的特色档案，融入相关数据库之中。而在将其融入数据库中进行云端存储的时候，档案馆方面可以借助信息技术，方便档案馆的员工对其进行查询。这样既有助于对一些重要档案的保管，同时亦能够有效提升工作人员的管理效率。并且，此种信息化管理方式，还能有效推动档案管理的信息化建设程度，有效降低工作人员的手工劳动，进而使整个档案管理工作的展开更为便捷。

（四）强化档案馆人员队伍建设。不论是任何建设工作的展开，其根本还是需要依托于人来展开。所以，在这过程中，档案馆应注重引入一些高素质且具有一定信息技术能力的人才。首先，保证档案馆人员构成中，能够有熟练掌握计算机管理以及应用的人才。其次，在保证人才引入的同时，相关单位还应注意强化对档案馆现有人员队伍的建设。所以，档案馆管理层应定期组织人员集中学习信息化技术，从而使其掌握一定的应用能力。并且档案馆还应经常同一些信息化建设较为成功的机构互动学习，定期交流经验以及心得，从而达到“以交流促发展”的目的，进而推动档案馆队伍的建设。

四、结语

总而言之，随着时代的不断发展，档案馆在社会发展中的作用愈发突显。因此，如何切实有效地保证信息化创新建设，成为当代档案馆工作开展的一个重中之重。正是在这样的背景下，当代档案馆信息化创新建设需要以客观实际为出发点，发掘信息化创新建设展开过程中可能存在的问题，而后以此为基础，做到理论与实践有机结合，从而为档案馆信息化创新建设注入新的活力，继而推进我国档案馆建设的现代化。