合理设置行政管理岗位提高企业综合素质

2020-11-23昆明清源自来水有限责任公司刘超

办公室业务 2020年20期

文/昆明清源自来水有限责任公司刘超

当前，我国经济呈现出稳步发展势头，在此背景下，国内围绕经济所进行的各项改革，也在持续、高速推进中，而伴随改革的日渐深入，企业在经营模式与方法上，同样也随之发生改变，以更好适应经济发展与国家战略改革背景下的各项需要。对于企业来讲，要想在激烈的市场竞争中站稳脚跟，首要任务就是采取切实措施，增强自身实力，而要想达成此点，首先要做的便是增强人才素养，提高企业综合素养，并做好行政管理工作。在整个企业行政管理体系中，合理设置相关岗位对于企业的发展，有着积极意义与作用。因此，针对企业来分析，需要对自己的行政管理岗位进行合理设置，以此推动企业综合素质的不断提升，为更好发展提供助力与支撑。

一、企业行政管理概述

所谓企业行政管理，从根本上来讲，就是在企业管理与行政管理相交融背景下而形成的一个全新概念。此种管理不是传统的政府行政管理，也不是企业管理，其基本含义是，企业行政体系为了能够使企业得到更好的发展，而借助一定的制度、法规、法律、方法及原则等，对企业开展全方位、立体化管理工作的整合。在整个企业管理架构当中，企业行政管理不仅处于主导地位，而且还发挥着举足轻重的作用，除了是企业科学化、合理化管理的重要动力来源之外，还是维护企业利益，帮助企业健康化、优质化发展的基础支撑。因此，通过构建一个全面、实用且规范化的企业行政系统，能为企业管理提供指导，并带动其发展。

二、企业行政管理岗位合理设置的意义

通过合理化设置企业的行政管理岗位，在现实当中主要有如下积极意义：

（一）对企业分解目标有利，可以帮助企业更好且更快达成既定目标。针对企业的行政组织来讲，通过不同的岗位设置，把企业向行政部门下达的目标再次进行细分，使之成为工作岗位的工作目标。如此一来，不仅能够帮助企业更加高效地达成整体目标，而且还有助于企业综合素质的提升。

（二）能够帮助管理者、员工，使其明确各自的工作任务与职责。通过岗位的合理设置，可以引导管理者、员工明确自己的身份与任务；了解工作岗位的具体职责及范围，并知晓自己需要达成的工作目标或任务。这样便能使企业中的每一个人都能与岗位相对应，使其在自身职责范围内，以最高效率、最强职责心投入工作当中，充分发挥自己的聪明才智，推动企业的发展与繁荣。

（三）能够帮助企业及时达成或落实各项任务。企业作为一个特殊的整体架构，在任务完成当中，许多工作都需要不同个体给予支持、协调与配合，在共同的努力下来完成。通过合理设置岗位，能够使组织当中的各个任务均有人负责与承担，因而能够更好、更快地达成组织的既定目标或任务。

（四）有助于强化企业整体管理的有效性与实用性。当企业完成行政岗位设置工作之后，每一名员工对自己的岗位任务与职责都得到明确。企业管理者可通过明确岗位职责的方式来管理员工，如此一来，除了能够促进工作效率的提升外，还能达到强化管理的目的。

三、企业设置行政管理岗位的基本原则

企业不同其在具体任务以及特点上也会存在差别，而在安全、设计企业行政组织时，也会存在一定差异。但需说明的是，要想更加全面、高效且直接发挥企业行政组织的功能，并且在具体实施过程中获得满意效果，需要对相关岗位进行合理化设置，并对人员进行合理调配。通常情况下，可秉持如下原则：

（一）以人为本原则。在整个企业架构当中，人是其主导因素，设置企业行政管理岗位时，需要基于企业工作人员来设计与安排。现阶段，以人为本原则在企业管理及人员组织中所起到的作用，越来越受到认可与欢迎。

（二）精干高效原则。在设置企业行政管理岗位时，需秉持精干高效原则，这对于行政组织来讲，要求其不仅要有能力较强的领班者，也需做到行政管理人员结构的合理化、规范化，且保证其在整个组织当中占比合理，不能设置虚职。另外，还需做到工作人员的精干化，也就是依据现有职位的具体需要，来进行人员的配置，真正做到人事相符，并切实做到科学用人；除此之外，还需要对行政机构的复杂层次进行简化，合理分割权力。

（三）统一指挥原则。针对企业的行政管理来讲，坚决不能多头领导，要求每一位员工均直接向上级主管负责，且由其进行统一指挥，员工须听从其命令。

（四）信息通畅原则。在企业行政组织中，不仅要有从下往上的请示汇报，而且还应有从上至下的命令指示，另外，在各个机构间，还需要做好信息的及时反馈与沟通工作。所以，在整个企业的内部，需要围绕各个行政部门，专门构建用于信息交流或共享的信息网络平台，此点尤为重要。

（五）责权相应原则。如果权利没有对应的责任，那么便非常容易出现企业行政腐败，如果仅有权利而没有责任，那么难以切实履行。所以，在对企业行政岗位进行实际设置时，除了要对各个岗位的具体职责范围加以明确外，还需要给予职责对应的权限。

（六）控制幅度适当原则。所谓管理幅度，从基础层面来分析，即为一个管理者实际控制、指挥的人数。而对于管理层次而言，就是企业行政管理组织架构当中所囊括的全部层级。在约束条件维持不变的前提下，管理层次与管理幅度之间呈现明显的反比关系。若存在过多的管理层次，那么会对最终决策造成影响，进而导致效率降低，若层级过少，那么非常容易发生过分集权等情况，因此，需要把控管理幅度，此点对于企业合理设置行政岗位尤为重要。

四、企业设置行政岗位的基本途径分析

（一）对企业行政管理岗位进行科学设置。需要指出的是，设置岗位数的多少与人员并非对等，也就是说，人数与岗位数不能相混。当设定好岗位之后，需依据企业的现实状况来安排人员数量。只要能够对资源进行最优整合，可以实现一人多岗或一岗多人。但在现实岗位设置当中，需要对如下问题予以考量：1.工作环境与条件的变化。在进行岗位设置时，岗位数的多少，除了由工作量来决定外，还需要将工作环境、条件的变化考虑在内，比如伴随一些智能化、自动化设备的应用，供水企业的操作员工数量可以相应减少。2.岗位当中的饱和度。一些企业的领导者片面性认为给单位或部门配置的人员数越多越好，如果是这种情况，那么在工作比较紧张的时候，调配较为简便，但现实中，企业需依据工作的实际饱和程度，来进行各岗位员工数量的具体安排，最好各岗位工作均处于饱和状态。因为所配人员越多，便越易发生人浮于事的状况，这样势必会对员工工作的热情与积极性造成直接影响。3.对企业行政管理岗位职能进行正确划分。针对企业行政管理的基本职能来讲，可将其划分若干级，并通过职能的分解，从中对所设置岗位职能的层级进行了解，分析岗位的职责与职能。而在岗位职能得以明确后，便能将企业行政管理岗位设置任务予以完成。而对于企业来讲，可以依据各个岗位所明确的职能，将任务分派给企业行政组织，且开展综合化管理。

（二）对企业行政管理岗位组织人员进行合理配备。1.行政管理人员的具体数量要求。依据规范化的管理跨度，针对行政事务人员而言，其所占比重通常为10%，比如某供水企业，其员工数为200～250人，而行政事务管理机构人员的人数应为20人左右，在这些人员中，需要为管理部配备1～2人，财务部配备1名出纳、1名会计，另外，人事部需配1人，采购配备2人，总务2人，食堂需要3～5人，环境工作人员若干等。这样的人员配备方为合理，方能使行政组织更好地为企业服务。2.企业行政管理人员的基本素质要求。首先，需有良好的企业员工服务态度，以及优质的敬业精神。针对企业的行政管理工作来讲，大多是比较繁琐且重复性的工作，只有树立积极为其他员工服务的工作态度，以及高尚的敬业精神，方能将本职工作做好，并将各种小事做好，这样才有助于企业行政管理效率、质量与水平的提升，才能推动企业综合素质的提高。其次，要求较强的责任心及全局观念。需要指出的是，企业的行政管理工作多为日常性工作，因此，企业领导难以做到每日均完成工作内容，所以，要求行政工作人员将工作主动性发挥出来，积极承担工作任务。最后，适应力与应变力要强。对于企业行政管理的结构而言，可能因企业经营状况的变化，而随之发生改变，且还会经常遇到一些突然情况，对此，要求行政管理人员要具备好的适应能力，这样才能胜任行政管理工作。