基于云平台的浙江电力物资分公司开票业务管理系统

朱海军 施海晓 王明辉 陈香 李佳蒨

摘 要：近年来，新一轮科技革命和产业变革席卷全球，人工智能、大数据、机器学习、云计算等技术正在不断地改变我们的生活和工作，本文研究如何让开票一体机来帮助财务人员更好地开展工作，希望通过开票业务管理平台的建设，促进业财高度融合，提升业务标准化和自动化水平，解放财务人员生产力，推动公司管理转型升级，防范企业经营和财务风险。

关键词：开票一体机  业财融合  业务管理平台  精益管理

为提升国网浙江电力物资分公司供应商服务大厅用户满意度，以“让开票不再等待，增强顾客满意度”为号召，通过集成现有业务系统，实现供应商远程申请开票、自助开票机开票、财务手工批量开具发票并完成记账清账，在线远程申请、自助开票，方便顾客实时高效开具发票，节省供应商服务大厅营业成本。在智慧物资供应链管理平台（以下统称“云平台”）开发发票管理平台，实时管控物资公司开票业务。

一、目前财务开票现状及存在问题

传统的开票流程中，需要财务人员人工审核包括是否为委托付款、合同开票数量、合同开票金额等多种开票信息，并进行信息的整理及开票系统的导入，方能完成整个开票操作。操作繁琐而重复，且在统一开票期时，因为单日发票数量数以百计，甚至以千计，在长时间的工作流程中，难免会出现发票整理不当而引发的发票丢失等问题。而一旦出现发票丢失的情况，将势必会对企业造成损失。

企业财务经常要应对大量重复的开票工作，票量多的企业更是每到高峰期就要来一场硬仗，不得不面临着以下各种问题：

（1）票量多，难整理，花费大量时间整理新发票。

（2）客户对发票要求高，打印不能错位不能跨行不能压线，客户扫描识别有误，又要退票重开，

（3）盖章不清晰，有漏盖，有漏边，退票问题频发。

（4）手工断票分票的过程中不小心损坏发票，票面污损的发票不合格，客户拒收，货款难回。

（5）提前分好的票很容易拿错票号，一次错误作废两张票，连续的漏号如果发现不及时，整本发票都要作废处理。

（6）传统的自动化开票流程需要打印机、分切机、盖章机等所种设备配合完成，设备多、占地面积大。

以上种种问题无时无刻不阻碍着开票工作的顺利进行。

目前市面上已经有不少的财务开票一体机，智能税务开票一体机等先进的财务软件，开票也可以实现批量开具，但是软件开票速度提升了，硬件处理上却迟迟没有设备可以支持。

随着智能办公AI技术的普及化发展，财税领域陆续面世了众多智能财税系统，集中解决繁杂的财税难题，国网浙江公司物资分公司也在持续关注AI技术在智能办公领域的发展趋势，结合已有核心技术深耕设备在电力服务等领域的实际应用，研发了最新的自助开票一体机，致力于解决开票工作最后一公里的难题。

二、构建开票业务管理平台，实现自助开票一体机开票，远程申请开票和财务定期批量开票相结合，提升开票效率

（一）开票业务管理平台

在云平台新建開票业务管理平台，综合管理物资公司开票业务，实时集成开票信息，方便财务人员实时管控开票信息动态，提高财务工作质量与效率。中标服务费用和标书费的开票信息由财务人员批量上载维护。

（二）自助开票一体机开票

供应商在自助开票一体机上刷取身份证，并与云平台中开票身份信息进行校验，校验通过后，显示开具发票的条目信息，选择开票项进行开票，发票打印成功后，同步更新云平台开票信息状态表，自动记账，生成会计凭证，将凭证号回传至云平台。

（三）远程申请开票

供应商在云平台上申请开具发票，维护发票、单位名称、邮寄地址及联系人等信息，财务审核申请开票信息后，定期导出信息批量打印发票，打印发票后将所有开票完成信息再更新至云平台，邮寄后，财务人员将快递单号回填云平台，同时更新开票信息状态，云平台推送开票信息至ERP自动记账，生成凭证并将凭证信息回传至云平台。供应商可在外网云平台查看申请开票状态信息。

注：供应商云平台远程申请开票，需确认供应商身份信息，第一重防护：登陆界面账号密码（目前云平台账号密码非强制定期修改）;第二重防护：申请开具发票时，必须确认相应的免责条款。

（四）财务定期批量开票

远程开票申请部分、供应商未自助开具发票的部分，由财务在云平台开票信息维护平台手工批量处理，在云平台开票信息管理平台里将要开票信息导出，在爱信诺开票系统批量进行开票打印完成后，财务人员将开票信息（发票号码、发票代码、开票时间）回填至云平台，云平台推送开票信息至ERP，ERP系统自动记账，生成记账凭证将凭证号回传至云平台。

（五）ERP系统自动记账，产生清账凭证

根据银行流水单或是开票凭证进行记账开票处理，并自动记账，生成会计凭证。

（1）中标服务费和标书费

系统内单位：

借：应收账款

贷：主营业务收入 — 服务收入

应交税费 — 应交增值税（销项）

借：银行存款

贷：应收账款

系统外单位：

借：银行存款

贷：主营业务收入—服务收入

应交税费—应交增值税（销项）

三、两化融合，人机互动，自助开票一体机、客户远程申请开票和财务定期批量开票相结合，实现及时高效互助开票

自助开票一体机：自动发票分联、自动留存、切纸增值税发票打印。营改增后，增值税发票用户激增，传统换领或现场人工打印方式需要专人负责，月末人多时排队现象严重，客户体验感差。自助开票一体机能够将3联增值税专用发票的第1联自动留存到机器内，另外两联切断吐给用户。在发票智能打印、精准裁切、多联次自动分离、发票自动盖章、留存一体化等方面实现功能优势。

（1）自助开票一体机开票：供应商或客户在供应商服务大厅自助办理中标服务费（代理服务费）业务开票。业务办理人员通过刷身份证验证业务办理资格，校验通过后显示该单位待开票的行项目信息，业务办理人员选择需开具的信息进行开票打印，发票打印完成后ERP系统自动记账，生成凭证。

（2）远程申请开票：供应商登录物资供应链平台远程申请开具发票，并维护邮寄地址。财务人员在云平台对申请发票开具的信息进行确认，定期批量打印发票，并将快递单号信息返填至物资供应链平台，在开票完成后，财务将已手工开票的信息重新导入云平台，ERP系统自动记账，生成凭证。

（3）财务定期批量开票：财务人员对未办理发票打印事宜的部分，在云平台开票信息管理平台里将要开票信息导出，在爱信诺开票系统批量进行开票打印完成后，财务人员将开票信息（发票号码、发票代码、开票时间）回填至云平台，ERP系统自动记账，生成凭证。

物资分公司开票业务管理主要是对开票业务进行智能化管理，提高财务入账效率，实现开票业务全过程闭环管理。供应商通过自助开票一体机自助开票或远程申请开具发票，财务人员在云平台定期批量开票、供应商未自助办理的业务，远程申请开票后自动发送短信提醒供应商物流号。所有开票业务ERP系统自动记账，生成会计凭证，实现一开票一凭证管理。

四、实施成效

（一）精益管理能力增强

一方面，开票一体机建设需要标准化的流程才能实现，这促使公司整合原先割裂或冗余的流程，横向提升了业务的耦合度和标准化水平;另一方面，公司已有标准化程度较高的业务可以通过开票一体机弥合人工操作的断点，从而提升了业务的自动化水平。

（二）提质增效收益显著

一是优化业务流程：通过项目推进识别出了流程的优化与标准化空间，树立了统一的流程标准，同时利于业务知识的迁移;二是提升数据质量：开票一体机按照既定逻辑运行，不会出现人为操作的失误，且随着业务发展数据量增加，开票一体机执行工作的完整性、准确性和及时性将得到更大的发挥;三是前瞻技术转型：通过实施流程自动化开票一体机，项目展示了相对量化或可视化的角度去理解实施自动化开票一体机解决方案的价值所在，使得用户对开票一体机的交互模式、技术可行性有了更深的理解，对公司技术转型及业务智能化有更清晰的方向性前瞻，帮助探索、发现、挖掘数字化转型的更深价值和切实可行的方案。四是资源配置优化：通过应用信息技术识别更多跨流程、跨职能的应用场景，分析投入产出比。在各司其职的基础上进一步优化资源配置，使得人工和技术在发挥各自优勢的基础上又能协调契合、相得益彰，预计26个业务场景全部推广实施后，将为公司节约人工成本5640万元。

（三）商业推广前景宽阔

开票一体机具有灵活配置、部署快速和低投入高产出三大特点，具有很强的可复制性和推广价值。一是灵活配置，支持逻辑灵活拓展，开票一体机支持增添常规公司、科目代码、金额类型等多种字段，同步支持多维度逻辑配置功能，满足一定逻辑规范性和结果整合性的情况下的流程拓展需要，迎合业务的发展升级需求;二是部署快速，支持快速地跨多个系统的流程整合和数据抽取，在不影响原有系统架构和数据结构的情况下，就可以实现流程的自动化流转;三是低投入高产出，开票一体机的轻量级实施上线方式无需复杂的系统集成或者庞大的硬件支出，可以在短时间内获得较高的投资回报率，并驱动新的业务创新。

（四）助力财务人员转型

随着开票一体机的部署上线，基层财务人员也已适应新的工作状态和角色分配，无论对于公司还是个人，都将从这一过程中受益。随着虚拟员工（开票一体机）队伍的逐渐稳定，财务人员会学会如何更好地运用数字化技术，与开票一体机协作完成工作，实现人机共舞的场景。开票一体机流程自动化等相关技术带来便利的同时，也将让财务人员不再固守现有的经验、攻略指导，而是更加主动地学习探索新的知识和应用理念，以紧跟技术变革的步伐，敢为人先、拥抱智能化。由于开票一体机智能化的设置无需人工持续监督，因此公司可以释放大量的人力资源去专注于更需思考和决策的事项。尤其是在当今输配电监管及财税改革背景下，会计准则逐步与国际接轨、税务法规等不断更新、监管要求不断完善，财务人员需要投入更多的时间与精力去学习，去思考如何调整企业现行财务处理方式以使其符合准则法规及监管要求。而智能化技术的应用为释放人力价值提供了可能性，有利于员工投入到更高附加值的工作中。

参考文献

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