民办高校固定资产信息化管理的探索实践

梁乔 容思敏 宗维玉

摘 要：民办高校的固定资产对学校的生存和发展具有重大影响，是衡量学校总体实力和水平的重要指标。民办高校的发展，以及各级政府、教育部门对生均校舍和生均设备的投入要求，促进民办高校不断加大对设备等固定资产的投资力度。但在进行固定资产管理的过程中，往往会出现核心资产管理比较混乱的现象。主要分析民办高校目前普遍存在的核心资产管理问题，提出信息化管理的必要性，并提出管理的措施和建议。

关键词：民办高校;固定资产;信息化管理

中图分类号：G647.5        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2020）24-0074-02

核心固定资产是民办高校财产的一个重要组成部分，也是民办高校生存和发展的重要基础。固定资产具备的特点就是资金使用周期长，存放地点比较分散，资金的管理难度比较大。对于民办高校资产管理来说，具体的问题表现形式为：资产管理机制欠缺，资产使用管理的过程随意且多变、资产转移的相关手续不是很清晰，资产的报废不明确。

一、民办高校固定资产信息化管理过程中存在的一些问题

第一，管理制度不完善，管理的职责任务不明确。现阶段，民办高校的固定资产管理基本上都是遵循相对较为传统的管理制度和管理模式，并且采用较低级的、较落后的现代设备进行管理，有些高校由财务部门负责管理教学设备，采购部门负责采购设备。但是在这样的形势下，久而久之，就会让设备处在交叉的盲点之中。一旦出现了这样的模糊和盲点，在管理的内部就不知道这个资产到底该属于什么部门，并且有时候也会出现相互推诿的现象。这也就造成了重复劳动的工作现象，这样的现象主要是由于各部门之间缺乏团队精神和交流与协作的意识。例如，在将同一信息重新传送到另一个系统、重写同一格式、转换等工作中，为了在其他部门之间交流相关内容，出现了新旧差异和错误等问题，而这反过来，又导致在管理的过程中出现了事倍功半的情况，这也会浪费很多的时间和金钱，因此民办高校迫切需要进行管理系统的完善和改进工作。资产内部的管理模式应该遵守操作的规定，步步连接并且环环相扣，避免由于人为的原因和因素而出现的影响和问题，管理内部必须按照指定好的规章制度要求来尽量做到减少损失或者避免损失，尽量通过信息化管理的过程来保证民办高校的固定资产能得到正常、高效的运行和管理。

第二，资产的账实不符，反映的问题不真实。一是由于对相关的高校资产管理不完善、高校资产管理的系统不明确、使用方式方法不恰当、管理内部使用的账务方法不恰当等原因，造成了资产管理混乱的状况。二是合并和搬迁时的排查工作不及时，也不够彻底。在合并一些资产的时候，只是简单地进行财务的核对工作。三是在交接的过程中，管理内部也没有及时进行全面的固定资产的清查和处理，造成了会计记录的信息不一致，固定资产的信息无法及时、有效地传递。在管理人员发生变动的情况下，不能及时地处理资产的增加或减少问题。四是在转移资产、处理报废处置相关事务、出售固定资产时，管理内部没有一个制度化和标准化的固定资产管理方法和策略。因为使用资产的相关部门没有及时地报备资产的使用情况给资产的管理部门，所以与固定资产管理记录不一致的情况出现了。

第三，高校内部闲置的资产较多，造成了资源的浪费。由于资产内部的日常管理基础比较薄弱，学校内部在进行采购教育器材的时候，重复购置现象更加突出和多发。一方面，学校一些部门可以自由地支配所拥有的固定资产;另一方面，购置款融资却处于紧张的状况。在相关部门自由地处置闲置资产的时候，存在着潜在的资产损失风险等危险，使得固定资产的安全得不到保障，还不能有效地、科学地监督资产的销售以及附加值。同时，固定资产信息管理系统的一致性、持续性和不断变化的新情况之间存在着很大的矛盾和问题。目前，民办院校主要使用自主的软件来管理核心的固定资产。随着高校教育事业的迅速发展和进步，学校的固定资产在不断地增加，固定资产的管理也困难重重，而以前传统的管理软件越来越不符合新环境下的资产管理要求。固定资产的清查工作表明，民办院校对固定资产清查工作普遍不够重视，因为固定资产的盘点工作量很大并且很烦琐，同时，这项工作很容易被忽视，这些情况也导致了资产清查工作长期没有适当地进行和落实，往往是通过表格形式来进行，各种资产的渗漏现象也非常明显。由于会计记录存在不一致的问题，在一年的结束阶段对固定资产的清查工作也很不规范，财务部门更没有及时地处理和记录盘存结果。

二、信息化管理的必要性

第一，避免出现信息丢失的情况。使用信息化管理，实时掌握固定资产信息分析，避免传统的固定资产管理模式出现的固定资产重复、闲置、丢失等现象。而出现这些现象的主要原因是管理部门和使用部门之间、各使用部门互相之间信息交流不畅，由此导致固定资产丢失、损坏等相关事件的发生。然而，一旦使用了信息管理系统，就可以通过信息化的网络向在学校使用基本设备的管理人员索取有关信息，而管理部门可以通过代码来查询每台设备在什么时候、什么地方使被用了，保证了高校内部固定资产的正常使用和稳定运行，并掌握关于高校实时固定资产的信息。因此可以看出，在民办高校进行固定资产管理的过程中采用信息化管理能够有效地防止资产信息的流失。

第二，信息化管理能够管理时效性。每年，全校的固定資产必须按照会计制度至少进行一次全面盘点工作，该工作需要由财务部门、资产管理部门、资产使用部门共同进行盘点，并进行资产统计分析等相关工作，这是资产管理人员的一项比较繁重的、复杂的工作。随着对高校固定资产的管理信息的传播和应用，资产管理人员可以事半功倍、快速地进行统计并且进行接收凹陷数据的工作。例如在实践中，B部门经常有工作人员变动，A部门固定资产管理人员调到B部门，通常情况下仅去移交实际项目，没有显示在信息管理系统中，信息管理还要更新A、B部门主要管理员的信息，要及时地通过信息化管理的方式记录出来。这样一来，就能够确保核心资产管理信息的有效性，也能够避免出现很多错误和问题，确保固定资产信息化管理的相关工作能够有序地进行，并且不断地促进信息化管理模式的落实与实施。

三、管理措施及建议

（一）完善管理组织机构体系

民办高校必须建立和完善资产管理组织系统，建立三方监督、协同管理机制。明确各职能单位在管理固定资产方面的责任和权利，责任落实到部门及个人，环环相扣，相互制约[1]。在民办高校中，设置独立于财务处和资产使用部门的资产管理机构，例如设立资产管理处，或在后勤处下设资产管理科，以协同资产使用部门管理和维护资产，监督资产的增减情况，保障资产的安全和完整[2]。财务部门则负责固定资产的会计核算和监督职能[3]。资产使用部门应当在日常使用的过程中对资产进行维护维修，并做好登记，资产管理应当责任到人，责任人应明确资产所在地，确保资产的完整性。最后，对于固定资产的管理工作可以建立严格的工作规范，切实落实固定资产的管理工作，做到权责分明，合理规划。

（二）对固定资产采取进入、使用、退出全过程的信息化管理

1.加强固定资产进入的信息化管理。在高校固定资产进入信息化管理工作中，需要对固定资产管理进行一个详细的评估、评价工作，并分析关于计划增加固定资产的可行性研究报告，提出审查的相关意见，才能确保固定资产进入信息化管理的可行性以及安全性。所以，应充分利用现代化的信息技术等各种手段，促使高校固定资产的信息全面化、详尽化。

2.加强固定资产使用的信息化管理。在固定资产的使用管理工作中，可以建立相关的信息管理平台，在信息管理平台上及时记录资产的使用和维护情况，在资产出现变动时及时输入变化的数据信息，并利用信息平台及时进行处理。对于平台的建立，需要充分考虑它的安全性和有效性，对于平台使用人员的权限和不相容岗位要进行严格的限制，最大程度地防止出现信息被盗取或篡改的问题。信息平台的建设管理也可以考虑一定的公开性和透明性，一些账户信息在必要时可根据管理平台信息来定期对部分资产进行公示，这样的透明化和公开化管理既能促使管理人员工作的不断规范，还能在一定程度上提高全体师生对校园固定资产的全面认识和了解，以此推动全体师生形成对固定资产的爱护意识。

3.加强固定资产退出的信息化管理。在退出时，要对资产的使用情况进行全面评估，并且首先需要确认固定资产的实际情况，如数量变化、质量问题、净值问题等。并且说明资产退出的原因，通过信息传输的功能，确保每个层面信息审核的确认，在获得有关部门批准后才能完成资产退出工作。并且在资产退出后，要及时更新固定资产信息，及时确认剩余固定资产的实际情況和数量。在这一工作落实后，才能实现固定资产全面的信息化管理模式，将信息化的管理手段落实到固定资产的各个环节，能够有效地确保高校固定资产管理更加规范化、高效化。

综上所述，民办高校的固定资产管理采用信息化管理手段是非常有必要的。这样的信息化管理模式能够让民办高校固定资产得到更加科学、安全的保障和管理。高校固定资产也是支撑高校长远建设发展的重要资产，对于学校建设、师生教学来说都有着非常重要的意义和作用。现代化信息管理手段是当前社会对资产管理提出的全新要求，也是高校现代化建设的侧面体现，所以在今后要不断进行深入研究和分析，提高高校固定资产管理的工作质量，完善其管理模式。

参考文献：

[1]  刘潇潇.民办高校固定资产信息化管理分析[J].财经界：学术版，2020，（5）：55-56.

[2]  刘玲.基于信息化的民办高校固定资产管理研究[J].行政事业资产与财务，2019，（3）：12-14.

[3]  宋庆宝，张博，张时瑞.浅谈民办高校固定资产信息化管理[J].农业网络信息，2013，（9）：69-70.