企业档案收集归档工作分析

陶亚梅

摘 要：档案是企业发展进程中不可或缺的重要资料，因此，必须要做好档案的收集与归档工作，以充分发挥出档案资料的实际价值，以求为企业发展保驾护航。档案资料收集与归档是档案工作实施的重要基础和起点，其是优化与丰富档案典藏系统的重要途径，且档案收集归档的质量会对档案业务运行效率产生很大的影响。对此，本文就企业档案收集归档工作展开了相关的分析与研究。

关键词：企业;档案;收集;归档

如今，市场竞争力变得愈发激烈，致使企业间的实际竞争程度逐步加剧，因此，应不断提高企业的核心竞争力，从而让企业在整个市场环境获取一定的市场份额。对于企业而言，开展日常的生产与经营工作会需要大量的档案资料，因此，必须实现档案工作的高效性，从而推动企业的进一步发展。在整理档案时，档案收集工作是开展档案工作的重要前提，是确保信息资源的重要途径。因此，在档案管理过程中，工作人员需要重视档案收集工作，不断丰富档案信息的多元化，充分凸显档案管理的基本特色，可为企业经营与生产提供重要的保证。

1 企业档案收集归档工作实施的重要性

档案收集与归档是企业积累与贮存档案信息的关键工作，其是档案业务实施的重要前提，且收集与归档工作的实施质量直接影响着档案工作效率，也会对档案的利用情况产生影响[1]。因此，企业应加强对档案资料的收集与归档，确保各项资料保持完整，能够充分反映出企业各项职能活动与历史面貌，进而从源头上把控好档案质量，以实现最终的档案管理目标。档案的收集与归档是推进档案集中化与统一化管理的重要措施，是推进企业发展的重要基础，科学而合理的开展档案收集归档工作，能大大提高档案的存储质量，从而形成统一而系统化的档案资料保管基地，以求发挥出档案资料的实际作用。收集归档是保证档案精准度、完整度、安全性与系统性的重要条件，这和企业资源的合理化利用具有直接性的关系。档案信息的实际存储能力以及室藏量的不断优化，可从不同层面满足档案使用者的基本需求。只有确保归档文件材料的精准性、齐全性与完整度，才能提高档案资料的实际质量，可为档案信息资源利用与开发提供良好基础，以求为企业发展建设与相关的工作服务提供重要保障[2]。

2 企业档案收集归档工作的实施现状

目前，档案工作是企业生产进程中的核心内容，其对于企业发展而言意义重大，然而，诸多企业在档案收集归档方面还存在着诸多的不足，具体表现在以下几个层面：

1）归档门类不够齐全。伴随着社会经济的高速发展，生产技术也在逐步提高，使得生产工艺也实现不断的创新。档案管理部门对于企业而言非常重要，因此，在档案信息内容层面需要不斷的革新和创新。然而目前，诸多企业在档案管理层面还不是很完善，归档类别也相对单一，仅仅单纯的收集科技档案与文书档案，其他类型的档案相对较少。而档案收集则相对落后，关于先进的档案载体应用的不是很多，创新度不够，无法更好的让企业利用档案资料。

2）归档文件不完整。档案管理人员需要对企业发展进程中的各类文件实施收集与整理，主要是为后续工作的开展提供重要的参考。然而，由于一些企业不能及时收集文件信息，导致档案资料严重缺失，对竣工决算文件、招投标文件以及合同文件等的收集不是很齐全，会对后续工作实施产生不利的影响。

3）档案资料的收集范围比较窄。除了要收集正常范围内的档案资料意外，需要对以下几种类型的档案资料：（1）实物档案资料的收集，即锦旗、字画、奖杯、奖章、题词等等[3];（2）印章档案资料的收集，即作废印章需要进行归档处理;（3）电子档案信息的收集，即光盘档案，在归档时，要在移交纸质档案的基础上移交一定的电子文件;（4）注重对照片档案的合理化收集，例如，记录该单位的工作成果照片与职能活动。

4）科技档案收集不够齐全。科技档案收集对档案资料信息的利用率具有重要意义，其可为企业生产经营提供一定的参考依据。然而，企业的科技人员、管理人员未意识到科技档案的重要价值，对于岗位已然完成的档案资料不愿交到档案管理部门，导致档案资料严重流失，当急需档案资料时却查不到，会影响工作的高效开展。

3 企业档案收集归档工作的实施措施

2013年，国家档案局颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称10号令），充分了解了文件材料就是指企业在设计、研发、服务、生产、经营与管理过程中所产生的各类资料与记录，还要提示其外延的广泛度。先是企业活动过程的不断外延，也就是档案资料来源于各项活动过程;而后是档案材料内容的外延，主要包括文书、生产、专项业务、科技与管理等内容的有效记录;最后，载体的外延。

1）完善归档制度。完善与健全归档制度是做好档案信息收集工作的基本前提，也是保证档案资料完整、齐全的基本前提。归档制度主要表现为三个层面，即归档范围、归档时间与归档要求。归档时，需要注意的是：（1）归档范围应完整而明确，避免出现档案资料漏收与少收的现象，确保归档范围完整就是要求立档单位所设立的各门类档案均纳入档案收集范围之内，实现全部收集，确保信息完整无缺。（2）重视文件管理。为了避免档案资料的逐步散失，需要制定更为完善的公文登记机制，主要是从上级部门下发至每个业务部门的档案资料，要求文书部门进行登记，明确各部门需要归档文件的类型，以上相关内容档案管理部门必须要了如指掌。（3）档案部门应与其他部门进行密切的联系，各部门间做到互相配合，保证归档材料的完整度、精确性与齐全性。

2）加大对档案收集与归档的监管力度。企业档案管理部门应做到主动收集档案，转变以往被动接受档案的模式，以形成收集各类档案资料的思维习惯，要思考怎样围绕着企业开展相关的收集与归档工作，全面了解与把握每个部门的活动情况与业务部署，全面把握档案资料的基本特点与形成规律，强调和各业务部门间的有效协调和沟通。档案管理人员应在实际工作过程中全面分析档案收集归档制度，全面了解企业的实际归档要求、归档范围以及保管期限，深度辨析企业档案资料，把握好不归档范围与归档范围，防止档案收集与归档重复，以实现对收集归档质量的把控。

3）科学整合企业资料，拓展收集归档深度。信息化时代的到来，企业应对各项档案资料进行整合，积极拓展档案收集的深度。新时期，伴随着信息化技术的不断革新，会产生大量的电子文件。因此，应加强各部门的沟通、交流与协调，对企业的内部管理流程进行不断的优化。同时，积极开展电子档案在线归档工作的研讨与论证，充分研究与处理各个系统归档接口问题。同时，实现档案系统、ERP系统与办公自动化系统数据的有效对接，让电子文件系统可以通过接口来将实时化数据归档至档案系统内，可大大提高归档效率，以求更大程度上减少档案部门的相关工作。

4 结束语

综上所述，档案收集归档工作是开展档案工作的重要基础，档案管理部门需要立足于企业长足发展，不断的探索与创新档案收集和归档的方法，保证档案收集质量，以保证档案资料的利用价值，大大提高档案利用的可靠性与准确性，以求更好的发挥出档案资料的参考、凭证与依据作用。

参考文献

[1]王巍.关于企业档案收集工作中若干问题的思考[J].办公自动化，2017，22（04）：49-53+22.

[2]吴永红.浅析企业文件材料收集归档质量控制策略[J].机电兵船档案，2017（01）：30-32.

[3]韩秋莲.数字化背景下企业如何搞好档案收集归档工作[J].办公室业务，2015（15）：77.