试论档案软件厂商的比选

摘 要：企业数字档案馆是今后企业档案信息化的发展方向，档案软件厂商的选择对今后企业数字档案馆实施具有重要作用，本文从比选准备、具体实施、应重点考虑的因素三大方面阐述如何选取档案软件厂商。

关键词：档案软件;厂商;档案信息化

企业数字档案馆是今后企业档案信息化的发展方向，档案软件厂商的选择对今后企业数字档案馆实施具有重要作用，因此，各企业在实施数字档案馆建设前，应明确一定的方法，采用科学合理的档案软件厂商比选措施，降低风险，保障数字档案馆建设顺利实施。

1 前期准备

在企业真正开始接触各软件厂商时，前期根据自身调研情况应明确大致档案管理需求，以此为标杆方便划定档案软件厂商范围。

1.1 对本企业档案管理现状做到心中有数

首先进行需求分析，在选择档案管理软件前必须先弄清楚本单位实际情况和自己工作需要。按照前期调研方案，系统掌握本企业各单位档案管理现状、档案信息化现状、存在问题以及未来需求，进行问题归类和筛选，对于有价值的建议进行梳理和归纳，为软件厂商选择奠定好基础。

1.2 了解企业信息化投入情况和费用分摊方式

首先，与主管领导和信息化部领导进行沟通，了解本单位愿意在档案信息化上投入的预算范围。数字档案馆建设计划已列入企业十三五信息化发展规划，相关部门领导也对档案信息化非常支持。对于集团总部的档案信息化投入外，各单位费用采用按比例分摊的形式。

1.3 明确使用效果

数字档案馆立足实现档案信息化建设以及资源共享，因此從收集到利用实现信息化综合管理，对软件功能要求就很高。明确需求才能有效的和供应商进行沟通，选择适合本企业的档案管理软件。

2 具体实施

为了对软件厂商有全面的了解，数字档案馆工作小组以座谈、问询所属企业、实地调研案例企业的方式对厂商进行了调研。

2.1 初步了解档案软件市场

通过同行介绍、自己上网（供应商官网）查询，锁定至少4-5家资质、资格都比较有保障，业内口碑较好的供应商。逐一打电话，询问对方企业档案管理软件的类别、功能模块、特色功能、报价范围、软件实施周期。基本有大概了解后，排除与本企业调研严重不符合的几家，留至少3家备选供应商，进行面谈。

2.2 通过约谈进行座谈交流

开展与档案软件厂商交流，从乙方自身角度了解产品本身。交流可以采取多轮多次交流的方式，前期交流主要围绕各厂商的企业历史、企业规模、企业文化、企业产品特色、主要用户等开展交流。随着逐步深入，交流主题可以集中在各厂商的主要用户及代表性产品开展专题交流。后期，各厂商针对企业档案信息化现状提出数字档案馆建设模式方案，以供比对分析。与各厂商交流，可为数字档案馆方案制定及选择实施厂商打下坚实基础。

在这个过程中，首先要注意参会人员的选择。除档案人员外，还应该邀请信息化部人员、档案主管领导一同参加。由信息化部门人员对信息安全、企业软硬件环境兼容性、系统性能与供应商进行沟通;档案部门主管领导参加，可以让其更直观的了解档案信息化建设。

其次，供应商做软件介绍时，档案管理人员重点关注企业需求的功能，要尽可能询问详细，看是否能实现该功能，如何实现，实现的效果如何。座谈交流应邀请直接约谈厂商可以让我们获得对软件的第一手资料，但由于软件厂商侧重于介绍产品优势，不利于对软件有全面的认识。

2.3 通过问询成员企业了解档案软件厂商

可以通过电话、网络等方式咨询了使用各软件厂商的所属企业，从甲方角度了解软件系统、软件厂商、后期服务、升级开发等方面的情况。这样做的好处是了解厂商自我介绍时不便于暴露的缺点部分;不好的方面是由于档案人员不懂信息化技术，对于信息化内容认识不深刻，表述不全面。

2.4 通过实地走访案例方进行现场了解

根据厂商介绍，实地走访厂商推荐的案例企业。通过座谈和现场演示，可以对软件的实际使用情况有了更加感性的认识，从软件系统结构、部署方式、功能框架、界面、接口、档案分类体系等方面有更直观的了解，对于该系统在使用过程中暴露的问题也有了一定的掌握。

2.5 发布招标公告

将企业数字档案馆商务需求全部写入招标合同并在公司指定发布位置发布。招标前还要对厂商进行一轮商务洽谈，对有关问题进行澄清，明确本企业的需求。各软件厂商根据需求提出数字档案馆建设方案。

2.6 举办招标会

邀请本企业内外部专家召开招标会，根据各供应商提供的数字档案馆建设方案进行投票和评议，并按照评分表进行综合评价和打分，从高到低排列。

2.7 购置

根据供应商报价，再进行砍价。拿到供应商相对比较低的价格。根据企业需求、供应商软件功能、价格、供应商资质，选择性价比高，售后服务好的。这样软件上线后，后期运行过程中有问题能得到更快的解决，也使数据安全有一定的保障。综合评判选定后按照流程申购。

3 选取档案软件厂商应该考虑的因素

3.1 软件厂商方面

通过咨询已使用的单位去了解软件厂商的资质、信誉情况。从实际情况来看，各软件公司的服务质量差异很大，因此要格外注重调研档案软件厂商能否提供良好的售后维护、具备各种老软件数据转换服务和软件完善升级的后继力量，等等。

3.2 档案管理软件方面

1）功能方面。应该具备收、存、管、用档案管理职能，并能根据用户需求拓展功能。2）兼容性。一方面档案管理软件应该与前端业务系统如OA系统、业务系统等有效配合，预留归档接口，能够无缝链接;另一方面档案管理软件互访时，应该具备简单的操作方式和转换方式。3）稳定性。必须性能稳定、操作简单，既要确保数据安全，又要体现人性化设计，便于操作。4）先进性。档案软件设计应适应网络时代的需要，保持技术先进。

作者简介

朱明慧，中国交通建设股份有限公司办公厅文书档案处（保密处），中国人民大学信息资源管理学院档案学硕士。