实现档案管理规范化措施分析

吴春亮

摘 要：档案管理工作涉及档案的归类、整理和查找，是一些企业单位的日常工作内容，对于企业单位的发展也具有一定的影响，规范化的档案管理可以提高档案相关工作的效率，尤其是随着现代化的逐步渗透，传统的档案管理工作方法已经不适应当前企业的发展，根据目前工作的需要，对于公文的制发要以适合当前发展的规范标准来进行，使档案管理能够更加的高效和快捷，并且在档案使用的过程中推动经济的发展，增加经济效益。但目前档案管理仍存在一些问题，并且为了更好的实现档案管理的规范化，需要对实施的方法进行探究。

关键词：档案管理;规范化;标准化;措施探究

随着科学技术的进步和信息化的发展，一些单位在进行档案管理工作时已开始追求规范化和标准化，并且在实际的工作中取得了可喜的进步，但是现阶段，我国在档案管理工作方面仍存在一些问题，尤其是基层的单位，并不能实现目前对于档案管理现代化的要求。档案管理工作在企业单位具有重要的作用，档案能够记录一个企业的发展历程，同时展示出相关的企业文化和职能活动，档案的管理也利于后期对于记录在案文件进行查找和使用，因此企业单位要树立标准化的档案管理目标。那么为了实现标准化的管理目标，需要对目前档案管理的现状进行分析，并提出有效的管理策略进行实施。

1 档案管理工作可能存在的问题

1.1 管理制度不够健全

想要实现档案管理的现代化，就必须要从制度的改革入手，健全现代的档案管理制度，传统的档案管理制度与现阶段档案模式并不兼容。而目前对于档案管理制度的建设并不完善。传统的档案管理并没有太多的制度约束，在档案的收集、分类、整理、搜索和使用的各个环节中，缺乏有针对性的制度约束，这也造成了管理工作的混乱，导致档案使用的效率不高，更有甚者，造成了档案的遗失和缺漏。尤其是档案在管理的过程中没有统一标准的组织工作，可能会使档案分类混乱，一些档案乱存乱放，同时还会造成一些重名档案、无名档案，这些档案不仅没有实际意义，也会增加无谓的工作量。没有有效的管理制度进行约束，也会造成有关部门不能够合理的进行工作任务分配，致使一些工作内容繁琐，且责任人缺失，浪费了大量的财力和物力，工作问题也不能妥善解决。

1.2 管理人员缺乏管理能力

档案管理工作需要专门的人员来进行，需要专业的人员给予技术上的支持，同时也需要相关人员具有良好的职业素质，能顾付出时间和精力。一般的管理和整理档案已经不适应现阶段标准化档案管理的需要，因此这一项工作也需要更加专业的人才来进行，尤其是现在信息化社会的发展，档案管理要借助一定的设备来进行，这也就需要档案管理人员具备一定的现代技术使用的能力。但是目前，许多档案管理人员对于档案管理专业知识的储备不足，在处理工作问题时不够专业，这也会导致档案管理的专业化、标准化水平降低。同时，工作人员的能力是需要培养的，包括思维能力、逻辑能力等，但是许多档案管理人员并没有经过系统的培训，导致工作时的能力不足，影响了档案管理工作的效率。

1.3 管理工作者工作松懈

目前，許多企业和单位对于档案管理工作不够重视，档案意识较弱，在档案管理工作上的投入较少，并没有系统专业的方法来进行日常档案的管理，因此在面对突然激增的档案管理工作时，工作就会出现负荷量较大的情况，导致工作任务完成的不及时，甚至会出现管理工作者工作松懈的情况，那么档案管理中后续的档案记录、档案提取等工作也会出现差错，造成档案价值的贬值。此外，一些企业和单位对于档案管理的资金投入较少，没有资金的支持也使得档案工作很难开展，尤其是现代化的计算机、扫描仪等设备，如果这些硬件设施不能安排到位，就会造成档案管理工作的效率降低和档案管理工作的有效性大打折扣，同时，档案管理的工作人员就必须要付出更多的时间和精力，长久以来，会使工作人员工作松懈，不利于标准化档案工作的开展。

2 档案管理工作规范化提高的有效策略

2.1 制定相关的规则制度

制度的确立是一项工作能够顺利开展的有效保障，也是工作实现规范化的重要前提，对于档案管理工作来说也是如此。在健全和完善档案管理工作的制度时，首先应该确立好相关的人员分配制度，即把工作中的责任细化到个人，包括负责搜集档案、整理和分类档案、档案搜索等都有专门的人来负责，同时对于档案的保管和来访登记也要有专门的人来进行。其次，对于档案的储存和提取也要有相应的制度，对于档案的分类要严格按照制度规定来进行，避免档案的错放、乱放，同时在档案提取时，也要进行登记，做好档案转出和转入的记录，保证档案的提取和查阅都是符合制度规定且记录在册的。

2.2 创新档案管理的方法

现阶段，标准化的档案管理是依托于现代化的背景下开展的，管理方法的创新是档案管理工作发展的必然趋势。在现代化的背景下，社会经济急速发展，当前社会步入信息化时代，这也造成了信息的激增，对于档案管理来说，档案信息日益复杂，传统的管理方法不能满足现阶段的管理需要，我们应该从科学技术入手，依托现代的先进技术，促使档案管理能够更加的规范。标准化的档案管理需要科学技术的支持，尤其是一些档案管理的标准，传统档案管理方法并不能实现，比如说一些档案所需的纸张、字体等都有一定的限制，现在就可以依托信息技术来做到档案信息的记录统一，因此我们要使用现代化的管理方法来促进档案管理更加标准化。

2.3 加强档案管理的设备建设

电子化管理是当前档案管理的趋势，需要相应的计算机设备及计算机软件，这些软件能够快速、高效的实现档案管理标准化。当前我们对软件开发的技术已经十分成熟，市面上已有许多可供选择的管理档案的软件，这些软件都有着其自身的特点，且分类明确，包括一些是专门进行档案录入的软件，能够实现批量的录入，以避免档案记录时存在时间浪费的状况，还有一些软件可以记录借阅历史，确保档案的取用能够及时追踪，这种记录不仅包括了借阅人的信息，也包括档案的信息，借阅的负责人，借阅时间及归还时间等，可以使管理工作责任到个人。同时，设备的建设能够使制度的执行更加便捷，为档案管理工作提供大数据的支持，提供数字化的技术，使档案管理更加严格、精准。

3 结束语

随着企业单位发展的需要，档案管理的标准化得到了越来越多的重视，在档案管理的工作中，逐渐使用多种措施来提高工作的标准化，尤其是运用现代科学技术，推动档案管理工作的现代化，建立起电子信息库，实现档案管理的高效、准确。同时在工作经验中进行反思，不断汲取经验，加强工作人员的素质，健全档案管理制度，完善相关电子设备，以更好的实现档案管理的标准化。

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