浅谈机关事业单位会务服务能力的提升

罗国平

摘 要：机关事业单位会议是党政机关沟通信息、协调关系、集思广益、制定计划、科学决策、部署工作的重要手段。机关事业单位会务服务工作质量和水平的高低，间接影响到党政机关和事业单位正常运行，事关机关决策及其落实的质量和水平。本文结合目前机关事业单位会务服务的问题进行分析，提出会务服务能力提升的举措。

关键词：机关事业单位;会务;服务能力

一、机关事业单位会务工作的重要性

机关事业单位会议是为了进行各项工作的开展与管理研究举行的研讨会，是机关事业单位有效管理的重要环节之一。做好机关会务服务工作，关系机关事业单位对外形象，体现机关运行管理水平，事关机关各项工作部署落实时效，具有很强的政治意义和现实意义。

二、机关事业单位会务服务的基本内涵

机关事业单位会议一般由会议名称、时间、地点、参会人员、主持人、议程六个要素组成。从会议所要达到的意图上来分类，大致上可归纳为五种：一是了解情况的会。如调研会、汇报会等。二是实行决策的会。如党代会、人代会、政协会、全委会、常委会、常务会等。三是安排部署工作、统一思想的会。如报告会、动员会、部署会等。四是工作落实过程中的会。如督查会、推进会、现场会和汇报会等。五是工作完成以后的会。如总结会、表彰会等。此外，还有一些开工仪式、竣工仪式等庆典活动也可以归到会议的范畴。

机关事业单位会务服务，包括会前筹备、会间服务和会议善后三个阶段：

（一）会前筹备。即按照会议名称、時间、地点、参会人员、主持人、议程六个要素，逐项确定和落实，做好相关筹备工作。会议名称应直接体现会议主题，语句通顺，简明扼要，直截了当;会议时间应根据会议领导规格、参会人数等，并根据参会领导、主要嘉宾等参会重要人员的活动时间安排，有较早的提前量，提前排进工作安排表，避免时间冲突（如遇时间冲突，应及时调整方案）;会议地点应根据参会领导规格、参会人数，以及会议的重要程度（包括结合媒体报道需要等），合理确定会议室（会场），人数少、会议室太大，会显得太空空荡荡，冲淡会议气氛;参会人员，按照当前精简会议的原则，应合理确定，避免无关人员参会（尤其涉及较重要事项、需要保密事项，更应从严掌握和安排参会人员，必要时履行相关请示、审批手续）;会议主持人一般根据参会领导的规格而定，一般由比参会最高领导低一至两级的领导担任，且一般是分管该项业务的领导，非正式会议（如开业、奠基活动等）可安排专业主持人;会议议程应符合议事流程，一般围绕会议主题，按由点到面、由下而上、由下级到上级等惯例来安排，议程安排力求紧凑有序，一气呵成。会议基本要素确定后，应由会议召集人（一般为单位分管领导或办公室负责人）具体进行分工组织，包括会议材料的准备（领导讲话、拟印发的文件等）、会议通知、会场布置等具体事宜，分工到人，明确任务和时间要求。重大活动，更需在交通组织、会场安保等方面妥善安排，做好预案。

（二）会间服务。指会议召开期间的服务工作，事关会议成败，因此尤为重要。会间服务包括领导休息室的安排、茶水服务、音响服务、安全保卫、新闻报道等，如有颁奖、授牌等议程，更需提前彩排，确保会议流程畅通，不出差错。

（三）会议善后。指会议结束后安排与会者返程，会场清理，会议材料收集整理总结，会议经费结算，新闻报道稿的把关，编写会议纪要，确保会议取得圆满成效。

三、机关事业单位会议服务的问题分析

（一）会前筹备不充分

凡事预则立，不预则废。一个会议要想开得成功，就需要提前做好准备，提前考虑得越全面、越细致，会中会后服务才能越主动，才能确保会议顺利召开，取得预期的效果。

但是由于会前服务包含制定方案、起草通知、下发通知、落实与会人员、预订场所、准备材料、编印须知、布置会场、编制区位图和摆放座签、调度用车、新闻报道、会场警卫和交通疏导以及保障电力等多方面的内容，有时候难免会出现环节的遗漏。任何环节的准备不充分都会对会议的正常开展产生影响。

（二）会间服务不到位

会中服务是召开会议的实质性环节，既要落实好既定的会议方案（各项议程），又要掌握和处理会议过程中可能出现的新情况、新问题并加以解决。它包含会议报到、现场签到、分发材料、引导入座、会议值守、做好记录、提供服务、维持秩序以及制发简报等环节。会中服务往往会遇到很多的突发事件，例如会议的主持人临时发生改变而导致席卡的调整、会议时间的把控、候会人员在会场外大声喧哗、随意抽烟等等这些就要去会中服务人员具有较好地现场组织能力以及应变能力。

四、机关事业单位会议服务能力提升举措

（一）认真思考创新会议服务模式

机关事业单位应该对会议的服务模式进行创新，会议主办方应该实现会议的全程性服务：提出针对性的会议主题，对会议进行策划，会议的日程进行协调，会场布置进行完善，对会议宣传册进行印刷工作，为参会人员提供餐饮、住宿和交通等方面的便利，确保该次会议能够顺利进行并完成。在完善以上工作之后，还需要对会议流程进行梳理，落实会议的个个环节都能提供优质的服务。同时，还需要整合各类服务资源，顺利传递有效信息。

（二）注重细节做好会议服务

会议服务会直接影响会议举办的效果，而会议服务的质量好坏则取决于各项细节工作。这些细节工作，往往是事情有序发展的关键因素，甚至是会议成败的关键因素。在会前准备中，需反复核对会议资料的完善性、检查会议指示牌摆放的正确性，检测话筒、投影仪等设施设备的正常使用性。会议期间需切实做好会场内和会场外的服务，包括会议报到注册、交通安排、食宿安排、引导入座、会议记录等环节。只有细致地做好各项工作，才能衔接各个环节。

设立会务值班室提供专项服务，会议的相关信息安排专人收集并发送，会议期间出现的突发事件由专人负责协调并解决，领导交办的各项临时事宜由专人进行跟进落实。另外，会议的安全工作更要指派专人做好保障工作，特别是一些大型会议，参会人员较多，会务组更要考虑周全，保障所有参会人员在会议举办期间的安全，确保不发生任何安全事故，从而保障会议能够顺利进行。

五、结语

机关事业单位会务服务是一个全面的、综合性的工作，会务人员需要精心制定方案、加强沟通协调、细化职责分工、认真做好演练、全面总结分析，才能有效做好会务工作。

参考文献

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[2]范敏敏.高校学术会议服务团队工作技巧探讨[J].办公室业务，2018（11）：113-114