关于提升高校会务工作水平的思考

黄兰青+朱斌峰

摘要：会议是一切事务处理的重要环节，高校内的会务工作涉及面广，包括教学工作会议、科研活动会议、党员会议等各种会议，如今，高校学术研究、科研合作、成果转化等方面的会议举办得更加频繁。提升会务水平，对高校各项工作顺畅开展具有重要意义，甚至很多会议本身就是知识创新、教育学生的优质平台与机会。本文从会前、会中、会后三个方面分析了提升高校会务工作水平的措施。

关键词：高校；会务；措施

会议是一种目的性强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性多向沟通活动，是行政管理的重要手段。它具有集思广益、制定決策、交流信息、研究问题、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的和功能。高校承担着人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新的功能，是思想文化交流最频繁的地方。会务工作是高校服务支持体系的重要组成部分，高校需要重视会务工作的每个环节，做到会前精细筹备、会中有序管理、会后及时总结反思。同时，以高校发展目标与作用定位为指导核心，更好地发挥会议的实质作用，制定适应学校的发展策略，更好的为学校的发展服务。

一、会前做好统筹规划

1、准确获悉领导要求。请示上级领导对于每次会议的各方面要求，如，与会领导的姓名和职务、会场场型、背景板形式和内容、横幅内容、车辆安排、新闻报道需求（摄影、摄像、录音）、话筒和桌花需求用餐需求等。同时还要与对方建立沟通机制，让双方及时获悉会议的新情况和新变化。

2、制定科学的会议策划。迅速对所掌握的信息进行综合分析，剔除无用信息、整合重复信息、分析有用信息，遵照领导指示，根据会议的名称、参会人员、人数、具体时间、地点，进行详细的方案策划。科学的规划工作小组，做到分工明确，责任落实。经领导批示后，下发到各相关部门，通知的内容，必须完整、文字简洁，不能出现歧义。会务人员与参会人员应保持密切联系，告知其相关重要事项，做好突发情况处理预案。

3、会务材料、用品的准备。高校会务工作的类型主要是学术交流和党政类会议居多，不同类型的会议，会务工作需要准备的会议材料、会议用品也不同。工作小组应根据会议类型、主题的要求，做好充分、细致的准备。大型的会议需要准备相关资料，如，会议须知、会议主题相关材料、议程等，应当做到文字简洁，内容全面，排版整洁。如需购买会务用品，如，水果、点心等，须尽早购买，保证质量优良、数量充足。

4、协调好各个部门之间的工作。

（1）媒体设备保障工作，相关部门要提前调配好多媒体设备，与操作员沟通确定麦克风的数量、摆放位置，如需播放影像短片、PPT文件等需提前拷贝到会议使用的电脑中，提前演练，确保万物一失。

（2）后勤保障工作，会务人员应及时与后勤部门沟通，做好会场电路的检修，确保会议期间电力供应通畅，如需用餐，应提前统计好用餐人数、协调好用餐地点、确定用餐标准和菜式等。

二、会中加强精细化管理

1、做好会场接待工作。针对高规格、各层次、大批量的接待任务，要对现有贵宾室室内设施和环境布置进行考察，确定了贵宾休息室和嘉宾休息室位置，及室内设施和环境布置要求。根据休息室离大会会场的实际距离，准确测算领导从贵宾休息室进入大会现场以及从会场离开会议中心的行走时间，以保证大会时间的有效控制。在前期实地勘察的基础上，制订领导和嘉宾接待方案，接待人员分为三种：一是领导，二是外宾，三是嘉宾。按照人员的分类，分别采取一对一、一对二、一对五的接待服务，做到周到细致。

2、做好会中服务工作。会议期间根据气温调整好室内温度、备好茶水、水果等。会中服务的礼仪也是一门重要学问，服务人员应着装整洁，不披头散发，尽量不要佩戴首饰。根据会议的时间长度，适时给来宾添加茶水。服务时应根据来宾、领导的职务排序有序的进行。工作人员在会场走动时，避免动作粗鲁，分散与会人员注意力，影响会议进行。此外，场内的音响、灯光、通风、室温、屏蔽等情况需要巡回检查，如有问题迅速安排后勤人员维修。遇到特殊情况，应立即向相关领导汇报，尽可能最大限度减少对会议的影响。

3、维护好会场秩序。会议召开时，会场秩序的维持不容忽视，会议期间可能发生突发事件，也会产生一些临时性的任务，为此，应当安排专人进行会议值班工作。安排会议值班时，场内和场外均要有专人负责，认真落实好会场秩序，杜绝会场附近出现吵闹等影响会议进行的行为。此外，会议结束后工作人员应礼貌提醒与会人员检查并带齐随身物品，有序组织其离开会场。与会人员离开后，应及时检查会场是否有遗留物品。如有物品遗留，应妥善保管，及时与失主联系。

三、会后全面总结分析

1、会后及时总结。会议结束后，应及时做好会场清理。根据会议的性质决定是否收回相关材料，如需回收则必须一一清查，如有丢失应及时追回。会议材料的保存将有助于完成会后归档工作。应由专人对材料进行妥善保管。及时跟进会议纪要、总结报告的撰写和新闻宣传报道。会议记录、新闻宣传报道内容是否正确、完整等都要严格把关，特别是参会人姓名应确保无误。如有需要，可在将会议纪要分发给参会人员。会议纪要和会宣传报道有助于传达会议精神，促进会议决策的落实。

2、会后认真反思。会务组工作人员应客观、全面的分析会务工作中的每一个环节。反思会务工作中遇到的难题，寻找解决方案，剖析工作中做得不够到位的地方，虚心改正，以免在以后的工作中出现同样的错误。只有在工作中发现问题、认真思考、虚心改正，才能提高会务工作的质量和效率。

四、结语

总而言之，高校在举办大型会议中的会务工作是办公室重要工作内容之一，也是办公室人员提升理论实践水平、提高工作能力、强化服务意识的良好契机。高校办公室系统人员要进一步研究探讨会务工作科学化管理的途径和方式方法，开拓会务工作科学化管理的相关制度和操作性办法，进一步提高自身工作业务水平，从而适应时代发展和高等教育发展的要求，办出有特色、高水平、高质量的各类会议。

参考文献

[1] 张凯，于喜海.浅谈高校办公室会务工作中的精细化管理[J].中国电力教育，2013，01：214-215+217.

[2] 陈舜.浅谈高校会务服务的几点体会[J].大学教育，2013，19：149-150.endprint