新时期高校档案的管理与利用

黄晓云

摘 要：高校档案是高校在建设发展中经过长期积淀而形成的有价值的资料。提高高校管理能力，加强档案利用，对高校文化建设、科学研究和教学改革等活动都具有意义。本文从新时期高校档案的价值出发，对高校档案管理与利用存在的问题进行了简要分析并提出对策。

关键词：高校;档案;利用

高校档案是高等学校或个人在从事教学、科研、生产以及其他活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的实物、书籍、文字资料、图表、视频资料等不同载体的历史记录，具有宣传、文化、教学、科研等多元化的价值。随着高校各项基础设施建设的完善和校园信息化建设的不断推进，高校档案管理和利用的效率较过去都有着大幅提高。但目前，档案资源缺乏系统化整合、信息化程度不高、信息服务模式单一等问题。因此，高校档案工作者应准确把握新时期档案利用存在的问题，最大限度地开发利用档案信息资源，充分挖掘和利用档案的潜在价值，更好的为高校的教学、科研、管理、服务等各项工作提供高效便捷的服务。

一、新时期高校档案的价值

1.文化价值。在经济全球化和多元价值交流的背景下，高校作为先进文化的聚集地，在文化交流、沟通和融合中的作用十分重要。近年来，我国高校也逐渐加大了对文化建设的重视，高校文化正逐渐成为其核心竞争力的重要体现。但我们需要看到的是，在多元文化沟通的背景下，高校文化建设不断接受着消极文化等亚文化的侵袭。档案是高校长期发展过程中积累起来的真实历史资料，不仅包涵高校建立、发展和壮大的历史，更是高校各项教学和科研活动的真实记录。加强对高校档案的保管和利用，有利于高校厘清自身的发展脉络，牢牢把握住自身的办学传统历史，在档案的保管和利用中实现文化的传承和进步。在信息时代，文化传播的速度和范围较过去都有较大幅度的提升，同时在我国高等教育体制的不断完善下，高校文化的发展也更加迅速。通过对高校档案的管理和利用，高校能够更直观的了解到高校文化发展的趋势，了解在各个历史背景下高校文化的特点，进而给当前的文化建设提供思路。

2.教学与科研价值。高校作为我国培育人才的重要机构，承担着科学研究和培养人才的职能，因此科研档案和教学档案是高校档案管理中最为重要也是最具有价值的档案。从内容上看，高校科研和教学档案有着跨学科、多领域的特点，从载体上看，科研和教学档案涉及了纸质类、电子类、声像类、实物类等多种多样的载体形式。内容的丰富性和载体的多样性给高校科研活动和教学活动提供了大量信息资源。科研档案的管理与利用不仅能够让高校科研活动更系統、规范，同时也给科研活动提供了丰富的文献资料和数据参考，无论是科研成果的转化或是科研难点的突破，档案的作用都十分重要。而教学档案完整的记录了高校教学活动、教学理念和教学目标的变迁，能够给教学活动的开展提供有价值的参考资料，如教学评估活动、培养目标的变更和课程设计等方面。同时，高校档案本身囊括的内容也具有一定的科学价值，如高校发展变革、教学改革、课程改革等值得我们进行深入的科学研究。此外，高校档案还具备一定的教育价值。我们可以通过对高校档案的了解学习历史、文化知识，在这一过程中增强师生对高校的自豪感和认同感，对于树立文化自信、营造校园文化，建设中国特色社会精神文明有着一定促进作用。

二、高校档案管理与利用存在的问题

1.档案信息缺乏系统化整合，利用率低。我国高校历来十分重视档案的收集与整理，都设有专门的档案管理部门。随着高校的不断发展和档案管理方式的革新和进步，档案工作较过去有着较大的改变，与一般档案管理部门不同，高校档案形成范围广，内容丰富，具体包括：党群类档案、行政类档案、教学类档案、科学研究类档案、产品生产与科技开发类档案、基本建设类档案、仪器设备类档案、出版类档案、外事类档案、财会类档案、声像载体类档案、实物类档案，共十二大项。档案载体的丰富，就使档案数字化工作也较为复杂，一定程度限制了高校档案信息化建设。高校档案信息资源缺乏系统化整合，直接影响了档案资源的开发与利用。此外，由于档案真实性、保密性的特点，因此一般来说档案管理制度和管理方式的革新都较为缓慢，部分高校如今还在沿用传统的档案管理制度，档案的流通较为死板，各部门之间没有形成有效的协调和沟通，阻碍了档案的管理与利用。

2.信息化程度不高，信息服务模式单一。上世纪90年代，我国高校开启了档案网站的大规模建设，数字档案服务平台的建设收效显著，但同时也存在着诸多问题。首先是建设的不平衡性，高校内部和外部都存在着建设不平衡的情况，东部和南部发达地区的档案信息化程度远高于中西部地区。在服务平台具体建设方面，主要存在以下问题：一是数据库的资源不足;二是信息检索技术滞后。档案馆网站的检索工具开发水平低，用户体验较差。此外，信息服务模式也较为单一，目前高校档案网站提供的服务大多局限于检索、咨询和查阅等基础性服务。与此相比，国外在档案网站建设方面起步早，体系也较为完善。其优势主要表现在三个方面：一是网站建设与当地文化特色十分贴合，具有鲜明的地区文化特征;二是技术投入力度大;三是注重用户需求，强化网站的内容运营。

3.信息安全防护能力较差。保密性是档案的基础性特点之一，对于高校来说，大量学籍和人事档案涉及师生详细的个人信息，而科研档案又涉及到知识产权保护问题，尤其是对于高精尖的科研项目，信息安全的问题就更为突出。目前高校档案信息安全主要存在两方面的问题。一是信息安全意识淡薄。目前，从我国高校的档案信息服务模式现状来看，普遍存在对信息安全问题不够重视。在档案信息安全的管理上，网络安全意识过于薄弱，导致在日常工作中发生档案信息丢失的情况，对档案安全的管理造成了隐患。二是高校信息安全防护能力较弱。随着计算机网络技术在教育领域的推广应用，当前高校普遍建立了自己的校园网，并与国际互联网相连。通过校园网进行档案信息收集与传递，在方便档案开发利用、实现档案信息服务社会化的同时，也对高校信息安全防护能力提出了新的要求。但由于高校档案资源缺乏系统化整合，各部门档案收集和管理工作也存在分割运行的情况，档案管理标准化、规范化缺乏，在系统、软件和硬件维护上不统一，这也造成了高校对大规模信息安全事件的应对能力较差。

三、新时期高校档案管理与利用的对策

1.加强档案信息资源标准化建设，提高档案利用率。系统的信息资源整合不仅能够提高管理效率，同时也给档案信息利用提供了丰富的资源支持。第一，应转变“重保管轻利用”的思想，明确高校档案在高校建设发展中的价值和作用，加强对高校文化、科研和教学价值的重视，将档案保管和利用作为高校文化建设和高校科研教学活动的重要组成部分之一。第二，应推动各部门档案资源的数字化工作，根据各部门档案资源的特点以及其时效性等因素，对档案进行多维度的价值分析，明确其文化、教学和科研价值，并进行分级，有条不紊的进行数字化工作，打造多部门联合的数字档案资源库，为后续的档案开发和利用提供帮助。第三，加强档案信息资源的标准化、规范化建设。高校档案管理部门应结合实际制定学校档案管理指导意见或制度，使档案信息资源工作标准化、规范化，保证档案载体的有效性，图片和文字类档案应多选用pdf格式，声像类档案则要选用主流存储格式。

2.推动信息化建设平衡发展，创新信息服务模式。一是高校档案管理部门要转变传统观念，树立档案信息资源共享服务理念。加快档案信息数字化进程，促进档案信息资源的共享，较好地实现与各高校的協调合作。同时，根据预算情况有针对性的进行信息化建设，善用微信公众号等新媒体平台节省建设成本，以促进信息化建设平衡发展;促进档案信息服务模式的统一，在档案信息调取工作方面，档案信息服务系统要及时响应，提高用户体验。二是创新信息服务模式。创新高校档案信息服务模式，要以师生需求和社会公众需求为导向，以计算机网络为基础建立完善的用户服务体系，促进档案信息服务与校园各信息管理系统的无缝衔接。同时，以个性化需求为导向，不断拓宽档案信息服务的渠道，提升档案信息模式的适用场景。

3.加强档案信息安全意识，提高信息防护能力。面对复杂的信息安全环境，高校档案管理部门只有加强信息安全意识，提高信息防护能力，才能够在保证档案信息资源不泄露、不损坏的基础上进一步发挥其价值。从学校的角度来说，应加强信息保护知识宣传活动，在校园内开展档案保密、个人信息防护知识和知识产权保护等相关主题活动。同时，通过主题展览、宣传标语横幅等方式营造档案宣传文化氛围，潜移默化的提高教师和学生的个人信息保护意识。从档案管理部门的角度来看，首先要强化档案管理人员信息安全意识的培养。以典型案例作为研究基础，对其中当事人的安全意识、思想观念等进行剖析，找出因意识缺失导致事故的缘由。使档案管理人员从国家安全的角度出发，树立档案信息安全保护意识，从而增强档案管理人员的规范意识、安全意识和责任意识。

参考文献：

[1]郑寒冰.信息时代高校档案管理服务模式创新[J].中国新通信，2018

[2]刘社文.高校档案利用障碍及对策分析[J].云南档案，2012

（作者单位：广西交通职业技术学院）