大数据下文书档案管理及其信息化应用探讨

周磊

摘    要：信息时代下，文书档案管理的数据化进程在不断加快，信息化管理方式也在逐渐取代传统的人工管理，大数据下的文书档案管理无论是质量还是效率，都有显著提升。随着计算机技术的发展，文书档案管理信息化成为了主要趋势，共享也更为方便。本文分析了大数据前提下文书档案管理的新模式和文书档案管理的常见问题，并提出了文书档案管理创新策略，旨在优化文书档案管理信息化。

关键词：大数据时代;文书档案管理;信息化应用

文书档案，是第一手的文书记录资料，它是单位在管理过程中形成的有参考意义的重要载体，它的存在支持着单位的有序、稳定发展。在大数据时代，大数据技术可以将文书档案管理中的信息高效归纳总结，提炼出有效信息，保证资源的合理安排，优化单位资源配置，在信息科技和计算机技术的快速发展下，大数据技术给文书档案提供了数据化、高效跨越式的优化平台，对单位发展更有力。

一、什么是大数据

随着计算机技术的不断发展和网络的更新迭代及国家政策的影响，大数据的应用已经越来越普及。大数据，又称巨量资料，大数据形容的是有价值的多样化的信息资产，这些信息资产由新型的信息技术处理后更利于决策、洞察，并具有与之对应的流程优化能力。而在大数据环境下，大部分用户操作数据的方式比较简单，查询和文件检索是多数用户采取的操作方式，而这样的操作相对比较繁琐，不利于数据后续管理。与此同时，随着信息化进度的加快，信息的载体、形式日趋多样化，复杂的信息构成加大了信息获取和筛选的难度。大数据技术的存在，优化数据源获取，提升了信息的利用率，发掘信息的潜在价值。而随着网络用户的增长，大数据的应用会更加专业和高效。

二、大数据背景下文书档案的信息化管理的基本要求

（一）安全化

文书档案是单位发展和计划制定的基础，大数据背景下，单位的文书档案采用多媒体数据的储存形式，易于储存、共享，相比传统的文书档案，损坏更少，信息储存年限也更长。但是大数据系统在带来便利的同时，也增加了信息泄露的风险，信息安全问题一直是大数据时代的常见弊端。因此，在进行数据操作时，一定要结合具体情况具体分析，灵活优化管理方式，加强安全技术创新，积极引入新技术，优化管理信息系统，规范信息安全体系，最大限度减少人为因素造成的损失，保证信息安全。

（二）数字化

在传统办公环境下，文书档案主要的载体是纸质，纸质的文书档案记录了较多信息，因此，需要信息录入员耐心录入，因此对档案管理人员的耐心和责任感提出了考验，与此同时，人工录入出错的现象难以避免，在需要录入的信息量加大的同时，录入出错的概率就会更高，这样直接增加了工作难度。随着信息技术的发展，目前大部分单位都开始了无纸化办公、信息化办公，减少了人工录入的工作量，降低了工作难度，保证了档案信息的准确度，数字化办公形成信息化时代的办公新潮。

（三）网络化

信息技术不断发展，网络越来越普及，数字化档案基本取代纸质档案，为了更好地管理电子档案，可以借助互联网技术随时办公的灵活特点，保证电子档案的便携性和合理性，体现新时代办公的高效性和便携性，同时，需要注意增加文书档案的实际易操作性和应用性，便于用户办公。

三、文书档案信息化管理中存在的弊端

（一）管理制度不完善

管理制度不完善是我国文书档案的常见问题，文书档案在我国管理中缺乏统一量化的标准，导致文书档案登记、轉移时，出现由于版本过多，录入过慢的现象，最终使得文书档案的作用没有发挥出来。

（二）管理人员对文书档案工作的重视度不够

文书档案是一个综合性的工作，不仅是管理部门，其他部门也有帮助归纳整理的义务，因为文书档案是单位参考和决策的基础资料，这些信息资产的重要性不言而喻，所以各部门领导一定要重视文书档案的管理工作，各部门互相配合，专业人士主动解答难题，保证文档整理的速度。

（三）信息技术的作用未能完全发挥

目前虽然是大数据时代，但是文书档案归纳整理的信息化的程度仍然没有全面普及，半数字化和半纸质化的档案管理方式仍然占绝大部分，部分单位目前仍然是纸质办公。此外，纸质资料因为经历的年代较远，原件侵蚀损坏，也是阻碍文书档案信息化的原因之一。

（四）管理人员的职业素养不足

大数据时代，新技术层出不穷，这就对管理人员的操作经验和上手能力提出了相应的要求，而我国目前文书档案的管理人员年龄偏大，接受新事物的能力相对较弱，学习技术速度相对较慢，此外，部分管理人员是兼职，在管理时往往力不从心，这也是造成文书档案管理信息化普及不到位的原因。

四、大数据时代文书档案信息化管理的新策略

（一）建立完善文书档案奖惩机制

为了保证管理人员的专业性，单位可以定期对文书档案管理人员进行技术考核，并设立具体的考核类目，考核内容需要包含新型信息技术应用，档案管理基础操作、档案整理进阶操作等，设立考核分数评判规则，奖励得分高的管理人员，带动管理人员提升自身的积极性。同时，各部门可以建立奖惩机制，提升不同部门的积极性和配合度。

（二）建立完善信息化文书档案管理模式

信息化管理环境下，需要探索完善档案信息化管理制度，创新管理模式，清华工作人员的责任心和安全意识，积极应对信息化管理中的不同问题。可以建立一系列的规范流程，确保用户在查询、下载、借阅资料时都遵循固定的模式，并设置相应的限制条件和使用人群，使用的许可等，在确保档案得到有效利用的同时，保证档案的安全性和保密性。

五、结束语

综上所述，大数据背景下，信息化进程加快，对文书档案管理也提出了相应的要求，各单位都应当高度重视文书档案的重要性，优化管理模式，加强人员培训，建立相应的奖惩制度，保证文书档案的信息化管理，充分发挥档案在单位发展中的重要作用。

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