科技查新自动化管理服务系统的开发与实现

2020-10-20孙秀良高彦静安贺意

江苏科技信息 2020年25期

孙秀良，高彦静，安贺意

（北京化工大学图书馆，北京100029）

0 引言

科技查新作为科研评价的重要环节，能够为科技项目开发提供客观的参考，为科技成果的鉴定和奖励提供相应的佐证材料［1］。目前，各高校、科研院所及社会企事业单位等对查新业务需求越来越大［2］。科技查新工作面临越来越大的挑战，包括查新工作的委托、受理等流程管理，以及科技查新报告的存档，从而需要自动化、人性化及主动式的查新工作管理服务系统来进一步提高查新的工作效率和服务水平。目前，无论是单机版管理系统，还是基于AJAX 的BPS 架构系统，各大学图书馆［3-8］都进行了有益的尝试，积极设计开发不同类型的科技查新信息管理服务系统。为了综合考虑查新站和用户的实际需求，实现查新管理、存档和服务的自动化，本文开发了科技查新管理服务系统。

1 科技查新管理服务系统开发平台要求

该平台采用windows 操作系统，Java 语言，B/S 结构，利用RUP（Rational unified process）方法进行设计和开发。系统具体的开发工具和技术手段如下。

（1）JDK：Java 开发的基础，类库采用SUN 公司的jdk1.6.0_02，其他相关的JAR 包，包括：sun.security、javax.mail以及javax.servlet等。

（2）Web服务器：选用Tomcat5.5来作为Web服务器，Tomcat服务器属于开源软件，可以降低开发成本，同时，该服务器支持多种脚本语言等。

（3）数据库管理系统：采用mysql 数据库进行数据存储。它能够降低系统资源的消耗，灵活地满足查新站的要求，同时具有安全的权限认证机制。

（4）开发工具：采用MyEclipse6.5，可以快速实现Java程序的开发。

（5）技术手段：采用jBPM3.2工作流引擎，主流框架采用J2EE的Spring2.5、Hibernate3.1和Struts1.2，模型分析使用Petri网技术。

2 科技查新管理服务系统架构整合

本系统集成四大框架完成系统的开发。jBPM进行流程模型的定制；Hibernate 可以使数据持久；Spring 用于业务处理；Struts 完成MVC 模式。系统的架构设计如图1所示。

2.1 Struts与Spring整合

在Struts框架的配置文件struts-config.xml中通过标签来注册org.springframework.web.struts.ContextLoaderPlugIn，这个属性指定了Spring 配置文件的路径，这样Struts就知道了Spring框架的存在。

Struts配置中Action的定义方式如下：

其中forward 指的是执行完请求后根据处理结果跳转的页面，path指的是JSP中传递的请求路径。

scope="request">

进行上述配置之后，还需要在Spring 配置文件application-Context.xml 中配置实际的Action 路径，application-Context.xml 文件中与path="/loginsub"对应的Action配置如下：

经过上述配置之后，Struts 和Spring 框架就实现了集成。

2.2 Hibernate与Spring整合

通过定义一个sessionFactory Bean 的方式将Hibernate框架注入Spring配置文件中。

hibernate.cfg.xml 主要定义连接数据库所需要的属性。

535525ljh

...

2.3 Spring与jBPM整合

通过property属性注入jBPM配置的路径。

jbpm.cfg.xml 配置文件的第一个部分是节点，该文件中还包括邮件地址、邮件模板的配置等信息。

3 科技查新管理服务系统数据库设计

本查新系统访问的数据库为jBPM，包括9 个表，其中含查新站表（user）、查新站权限表（userduty）、jBPM 表、公文表（article）和公文类型表（articletype）等。article 表主要用来存储发布的查新报告信息，包括报告号、报告密级、查新员、查新时间、内容、所属流程实例以及所处的状态等信息，还用来保存查新报告传阅和查新报告审核信息，主要包括传阅/审核人、审核意见、审核时间等。articletype 表主要存储报告类型信息，user表用来存储企业内部的查新工作人员信息，userduty表用来存储职责信息。

jBPM表数量众多，这里只给出7个核心表和4个自定义表之间的物理模型：

数据库表由查新委托人表UserTable、查新员表StaffTable、查新委托表 WeituoTable、查新表ChaxinTable、查新记录表RecordTable、信息推送表PushTable 共6 个表组成。查新委托人表记录委托人的账号、姓名、单位、联系电话等信息。

查新员表记录账号、密码，以及联系方式等信息，包括查新专业，以便系统自动分配查新任务；用一个字段标记查新员是否有审核查新报告的权利。

查新委托表记录了委托人提交的所有委托信息，并用查新涉及学科区分查新专业；用一个字段标记委托的状态，委托人可以在提交委托后进行修改，一旦委托被接受后将不能修改。在委托人和查新员沟通后确定接受委托，此时完善查新费用、查新员、加急费以及委托日期等信息。

查新表记录查新任务的所有信息，查新员ID、委托ID指明进行查新活动的查新员以及对应的查新委托；查新站可以查看当前查新任务的进展情况以及预计完成时间；查新完成后记录完成时间，并追踪记录缴费情况；查新活动中的查新合同以及查新报告存档保存。

查新记录表记录查新过程中的事件、发生事件、涉及的查新ID 以及当时的查新报告版本，记录查新的整个过程以及查新报告的各个版本，包括查新过程中的进度保存、查新审核的意见、查新报告的修改版本等。

4 科技查新管理服务系统设计与实现

科技查新系统主要实现科技查新报告的委托、撰写、审核、发布、传阅、会审、归档以及业务流程的监控、事务催办等功能，极大提高了查新办理的速度，同时保证了信息的安全性。

软件设计主要包括两个部分：客户端和服务器，客户端用于申请查新者申请查新，申请查新者可以登录直接进入界面，将上面必填信息填写完毕，就可成功提交申请；报告服务器端为面向查新站查新员，审查员以及系统管理员，可以登录直接进入主界面，在进行正确登录后便可以进行对新申请的查新、已受理的查新、处理中的查新、待审查的查新、审核完的查新进行相关处理。下面将对软件设计进行详细的说明。具体查新流程如图2所示。

4.1 客户端设计与实现

客户端初始界面如图3所示。

图3可以看到，填写查新申请的具体流程，即填写查新申请、查看邮箱并等待回复、填写查新合同、等待查新员电话、查新。设计分为必填信息（带*）和非必填信息。必填信息关系到查新题目以及最后的查新费用的制定，故包括课题名称、委托人、委托单位及电话、Email、委托单位来源以及希望取报告时间。非必填信息包括一些辅助信息，为了方便查新人员更快地找到查新范围，比如填写其他要求栏，不仅可以提高查新效率，还能降低错误发生率。

为了方便申请者了解自己查新报告的最新动态，即处于哪个处理阶段，设计中添加了较人性化的一项，即动态查询项，图表示按照项目号、查新名称、委托人名称对报告状态进行查询。

常见问题包括:查新费用如何确定，申请查新的受理条件以及查新范围，以及查新处理时间等，详细地说明了常见问题。该设计可以有效地帮助申请人填写信息，减少不必要的纠纷（费用问题、查新出现出处），提高了填写成功率。

为了让更多的人了解北京化工大学科技查新站，设计中特意添加了“关于我们”这一项，主要内容是：介绍北京化工大学科技查新工作站文献资源丰富，对拥有的检索系统、数据库、检索平台以及自建数据库进行了介绍，接着对现有工作人员进行了介绍，最后对处理查新的范围以及处理过的查新项目进行详细的说明，这不仅方便外界了解查新站，同时也是对查新站的一种有效宣传。

图2 查新流程

图3 客户端初始界面

RSS 信息服务的目的是为了提高查新站的服务水平，因此在客户端设计中添加了“数据推送”一栏，目的在于与用户建立长期的合作关系，即使是查新报告已经完成，查新系统还会通过邮件的形式给申请查新的用户反馈于其先前所查文献相关的最新文章发表情况，这样一来申请查新者就不需要定期关注是否在该领域出现新的文献，为申请查新者节省了大量宝贵时间，同时也形成了查新站与用户之间的良性关系。具体操作为，查新员填写相关信息（主题、链接地址、描述说明）并发布，客户就能通过之前的项目号进行查阅。

4.2 服务器端设计与实现

服务器端初始界面全部展开如图4所示，设计中在登录后直接显示查新报告的各种状态，即今天还有多少记录，该步骤下有多少查新报告要处理，目的就是方便查新员或者审查员知道自己的工作任务以及确定如何分工，体现的是界面的可视化以及简易性，界面右边是各个模块的详细列表，里边涵盖了查新报告在各种状态下的数据信息，比如项目号（按照先后顺序自动生成）、项目名称、委托单位、查新员、审核员、费用当前状态以及报告合同的上传和下载。

图4 服务器端界面

由于该系统有3种角色可以进入，但是每一类人的权限不同，所以不同角色的人登录系统有些信息是被屏蔽的。图4是系统管理员登录界面，由于权限最高，故可以掌握全部信息，而查新员、审查员只能见到属于自己职务范围内的栏目，而无权看到如何系统维护的栏目，系统内审查员权限最低只能看到待审核的查新以及个人信息修改。

4.2.1 查新模块

设计中最重要的部分是对查新报告的处理，即进入该阶段第一步为查阅新申请的查新，同时对查新报告进行评价，通过对查新报告中的项目名称，委托单位、查新范围、希望获取报告时间等信息综合评定后，确定是否批准查新，如果批准，点击批准申请将查新报告推送到已受理报告中等待继续处理，若不同意批准则点击无法受理，以邮件形式告诉申请者您提交的申请无法受理。

进入已受理的查新报告，差新站查新员需要对该报告进行更详细的分析，再次确认后是否受理，若无法处理则以邮件形式告诉查新者无法受理，或者由申请人提出撤题，则直接点击系统撤题即可消除记录，若可以受理则由系统管理员给查新员分配任务并由查新员认领，查新员在认领后就可开始按照申请人要求完成查新报告。与此同时，系统将自动按照申请人所填写的邮箱地址发送查新合同，用户下载后填写完毕并打印后及时交至查新站，以免耽误查新报告的处理。

查新员正在处理的查新报告，将全部显示在处理中的查新中，其中还包括是否缴费信息、报告状态、是否送审、报告下载栏以及合同下载栏，该下载栏的作用在于，可能出现提交的报告审核未通过，仍需要继续修改，有审查员上传修改意见，有查新员下载继续修改。只有当报告正确生成才可以送审至待审核的查新，即将准备好的完整查新报告上传至系统，当提示报告状态已生成时，否则无法送审，申请查新人员看到查新员处理中，也就说明查新员正在完成相关查新，等待消息即可。主界面中表示处理中查新，表中显示各项即为其基本信息。

当查新报告进入待审核的查新时，该栏将显示该报告报告号、处理它的查新员、完成日期等，此时查新员等待审核员的最后确定，这里可以分为3种情况：第一种，直接通过审查，则表明该报告已经顺利完成查新。第二种，还存在要修改的问题则为不通过，需要返回反馈建议并标注要重新修改的地方。第三种，有可能遇到撤题情况，点击撤题栏消除相关记录。

当审查员通过审查时，报告进入最后一项处理完的查新，这也就意味着该报告已经顺利完成各类手续，本部分内容包括前边介绍的基本内容如项目号、委托单位外，还添加了审核员的信息，以便日后查询，在这里查新员或者审查员可以下载处理完报告，打印盖章便可交付给申请查新者。可以进行处理完的查新报告统计。

前边介绍到了有些申请的报告可能被拒绝查新或者申请者请求撤题，为保证查新系统的信息完整性，并方便日后查询及管理，本系统也将对该两类信息做统计，即对拒绝的查新以及撤题的查新做相应统计。统计信息主要包括除项目号委托人、委托时间、委托人电话外，还增添了终止员名字。

由于客户端的RSS 信息推送首先要经过服务器端的填写等工作完成后才可以点击完成上传至网络，该模块的作用就在于通过邮件的形式给用户反馈一些对申请查新者有用的相关信息，该信息是通过与申请查新的理想进度进行判断。查新员需要提供给查新者主题、相关链接网址以及填写相关信息方便其查阅。

4.2.2 维护模块

由于系统要长期运行，所以需要对系统进行定期的维护，这里所说的维护主要是数据库信息的维护，其中包括查新目的维护、查新统计、查新机构、检索库维护、用户信息管理、邮件模板、价格参数以及FAQ维护。以下为具体各模块的介绍。

查新目的维护即了解要查新的报告是属于立项、结题还是专利，设计的目的在于帮助查新员在了解查新报告后，合理准确地对该报告进行评估，在功能方面添加了新增和删除项，这样可以灵活地对查新项目进行更新。

查新统计维护是对该报告全部有效信息的统计，包括申请的具体时间、委托人、项目名称、查新员、审核员、费用等各类信息。在查询统计时，管理员可以按照具体查询需求，结合设计中给出的16 项基本信息进行筛选查询，同样也是为了设计简易化人性化，在设计中给出了统计数据的导出（Excel），可以导出设定时间段内的信息统计。

考虑到机构内部可能出现的人员调动所引发的信息更替，所以在设计中添加了查新机构名称为北京化工大学查新站；查新机构通信地址为北京市朝阳区北三环东路；系统邮件地址等基本信息外，还增添了负责人及其联系电话等，提高了系统的可维护性，同时还可以把最新的合同上传至系统由查新者下载。

检索库的维护设计包括时间年限、可以查询的数据库、数据库来源，这些来源受学校所购买的数据库的限制，所以可按照实际情况进行添加删除，以维护数据信息的正确性和准确性。

价格参数维护即计费信息维护，定价的方式是按照单位性质、是否加急、查新来源、查询范围等确定，由于该信息变动较大，所以设计中必须给出编辑更新键，管理员需按照实际情况对以相应数据进行更新，考虑到可能会有国外的一些查新人员，所以添加了新增项对美汇率。

用户信息维护设计是查新员、审查员、管理员在第一步进入系统时能登录信息的记录维护，只有当登录者的信息与此处的信息相同时才可以顺利登录，否则无法进入系统进行查阅，该处信息包括查新员、审查员、管理员的姓名、电话、职称、查新角色、Email 以及登录密码信息。如果出现审查员或者查新员忘记密码的情况，可以通过向管理员申请，管理员进行修改信息返还信息即可重新登录。

该系统中查新员与申请查新人员以及查新员之间的交流方式是通过邮件的形式实现的，为了减少查新站的工作量，系统设定自动回复功能，即按照特定形式的模板实现与客户的交流。模板分为以下几种：查新员撤题时通知管理员、查新员领取任务时通知系统管理员、查新员送审时的通知邮件、管理员分配任务时发送的邮件、管理员批准简要申请的回复、拒绝查新申请时给客户的回复。

查新站工作人员较多，工作经验各不相同，所以为了在查新过程中形成一个统一的标准，在设计中添加了FAQ 问题维护，FAQ 问题包括查新申请的受理条件、查新报告的有效期、查新费用等，该设计很大程度地降低了查新系统的歧义性以及不确定性。

为了确保只有查新系统人员进入系统，以及系统的安全性，在个人信息栏设计中需要对各类角色的人员基本信息进行填写，为保证工作人员正常看到属于自己的工作栏目，在填写信息完毕后需要对其角色进行确定。为了安全性的考虑，在设计中添加了修改密码一项。