政府采购背景下公共图书采访工作的思考

胡育杏

摘 要：文章介绍了现阶段政府采购的几种模式，分析了政府采购背景下图书采访工作的优势和不足，提出了在此环境下改善采访工作的一些建议，旨在提高公共图书馆采访工作的质量。

中图分类号：G253文献标识码：A文章编号：1003-1588（2020）09-0107-03

关键词：政府采购;采访模式;图书馆;创新转变

随着政府采购在各个领域的日益完善，我国公共图书馆的图书采访工作也大多步入政府统一采购的正轨。在这一采访环境下，怎样使有限的购书经费发挥最大效益，让图书馆采购的文献资源更加科学化、合理化、规范化，成为公共图书馆采访工作面临的首要问题。因此，分析图书采访工作在政府采购背景下如何扬长避短，对做好图书馆采访工作、促进图书馆文献资源建设有重要的现实意义。

1 公共图书馆采访模式分类

政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为[1]。政府采购主要有公开招标、单一来源采购、竞争性谈判、邀请招标、竞争性磋商和询价六种方式。其中，大多数纸质图书的采购采用公开招标的方式进行，特殊情况采用单一来源采购和竞争性谈判。

1.1 公开招标模式

为保证采访工作的透明、公正，一些地方政府会在采购文件中注明中标的各图书供应商仅取得本年度资格标，因此，图书馆需要在每一次采访工作开展前进行二次询价工作，即确定每批的订单详情，有意向的图书供应商应递交折扣率和供货率等供货条件，图书馆再从中选取合适的供货商。公开招标和二次询价审查的必要因素均包括图书供应商资质条件、服务水平以及图书的供货价格。因各地图书馆情况不同，有些公共图书馆也会采用现场采购的方式（选择已取得供货资格的图书供应商）开展工作，据统计，大多数图书馆在采访工作中会将两种采购模式相结合。

1.2 单一来源采购

这种采购模式主要针对图书馆的一些特殊采购需求。例如，为满足特色文献资源建设需求，公共图书馆需要采购一些国外出版社出版的文献资源和连续出版物，为保证所购买的外文原版文献为正规的优质文献，需要供货商提供从事进出口图书馆配的资质证明，但由于购买数量和折扣率的限制，很多有资质的图书供应商不参加投标，加之政府采购模式下90%以上的图书馆均对供应商有提供图书加工的需求，所以符合条件的供应商更是屈指可数。在有资质的供应商明显不足甚至只有一家满足条件时，图书馆可采用单一来源采购的方式进行采购。

1.3 竞争性谈判

所谓竞争性谈判，是指由图书馆提出采购计划或图书采购项目，以发布招标公告的方式邀请特定的法人或组织参与本次图书采购计划，再经过多轮谈判，从众多参与本次图书采购项目竞争者中选择一家最符合采购方采购要求的书商[2]。这种模式大多被用于连续出版物的采购，前来投标的供应商可根据图书馆提供的图书清单直接给出折扣率或者价格，经过评标委员会成员对其进行资格审查之后，将报价低的供应商确定为中标供应商。这种招标方式考虑的因素比较少，建议图书馆购买新出版的文献资源时尽量少使用此方式。

2 政府采购背景下图书采访的优势

2.1 采购资金得到保障

传统采访模式下，图书馆用于图书采购的资金十分有限，经费得不到保障，在开展图书采访工作时不得不开源节流，导致图书采访的范围受到限制。政府采购模式很好地解决了这一问题，购书经费由政府拨款，专款专用，且每年度的经费数额明确，有利于图书采访工作人员制订采访计划并有序开展采访工作。

2.2 采购程序规范透明

政府采购环境下的采访工作有详细的规则和流程，在提交采购计划、获取审批、相关部门组织公开招标、进行采购、核对认定的每一个环节都有相应的制度和记录，且都可以做到公开透明，也可随时追查到采购资金的去向，确保了每一笔采购经费都花在刀刃上，从根本上杜绝了“暗地操作”、采购相关人员“吃回扣”等腐败现象[1]，可以做到随时接受人民的监督，这无疑是图书馆采访工作的重大进步。

2.3 采购范围大幅增加

传统的图书采访工作大多以本地书店采购为主，在地域和品种上存在很大的局限性，并且在开展采访工作时容易受到书商的左右，造成一定程度的资源浪费。在政府采购环境下，全国各地的图书供应商只要符合图书馆的采购需求都有资质参与投标，这就在无形中扩大了图书馆采购的范围，为图书采访工作提供了更多选择。另外，通过招投标方式进行采访，90%以上的供应商还提供图书的物理加工服务和数据加工服務，使图书馆可以用同样的资金获得更多的增值服务。

3 政府采购背景下图书采访的弊端

政府采购给图书馆采访工作带来了许多便利，但由于政府招投标制度处于初期发展阶段，所以在采访工作开展过程中也暴露出一些弊端。

3.1 政府采购要求固化

图书不同于一般的商品，虽然交易的是实物，但图书却是知识的载体，图书馆在购买图书时除了考虑其价格因素，更重要的是考察图书供应商所提供的图书种类是否包罗万象，是否能涵盖图书馆所需的所有类目，是否能保证更新及时[3]。图书馆在申报采购计划时，政府采购中心难免会在给图书划分类别时出现偏差，如：某些地区采购中心将图书划分为货物采购，而图书馆作为甲方在申报货物采购需求表时无法提前填写即将出版图书的货物属性;若将图书采购划分为服务采购，又无法按要求对图书采购进行准确的量化，最终只能把供货商的供货折扣率作为主要评标因素，即“低价中标”，致使图书质量得不到保障。

3.2 供货书商更换频繁

政府采购确定的供应商服务周期多数为一年，服务期满后又会重新招标，更换一批新的供货商。众所周知，每家图书馆的加工要求都会根据本馆的需求而有所不同，供应商要达到图书加工标准需要一定的时间，而很多供应商在刚刚掌握图书馆的加工要求时又可能会失去供货资格，这时图书馆又要对新的供应商进行加工培训，周而复始。这不仅浪费了双方的人力资源，也会影响图书馆藏书的完整性。

3.3 政府采购程序繁琐

在政府招投标中，中标的供应商只能取得供货的资格标，而图书采购是一项长期的工作，且与各个出版社的出版频率以及图书馆上新的周期息息相关，所以为保证采访工作的公平性，多数图书馆会应采购中心的要求引入询价机制，即在每次采访工作实施之前，图书馆还需要召开二次询价会，以致每次采购都需要重新选择一次供货商。这种采购模式虽然最大限度地保证了采访过程的公平性，但无疑会使采购程序更加繁琐，延长了采访周期，大大影响了新书上架的时效性。

3.4 书商供货质量难控

通过招投标确定供货书商就难以避免“低价中標”，而“低价中标”所带来的弊端就是图书的供货质量难以把控，表现在以下两个方面：一是许多高折扣出版社的图书无法供货，如商务印书馆、国家图书馆出版社等，长此以往不仅采访人员辛苦挑选的优质图书无法保证到货率，而且对图书馆馆藏资源建设也有一定影响;二是供应商的图书加工能力良莠不齐，加工人员更换频繁，不能保证图书MARC数据的准确性，不仅增加了编目人员审校和改错的工作量，而且无形中延长了新书与读者见面的时间。

3.5 采访滞后影响流通

目前，大多数图书馆招投标工作都是一年进行一次，从提出申请到开标通常要经过两个月甚至更长的时间。招标工作结束后，图书馆采访人员还要和各个供应商进行沟通，二次询价后才能采购第一批图书，一旦供应商的供货和加工能力不足，每批新书就要在3个多月后才能和读者见面，造成采访工作的滞后[4]。以长春市图书馆为例，该馆每年1月提交采购申请，经过财政局审批、提交需求表、发布通知、中标公示等一系列程序后，3月中旬才能与供应商签订合作合同，此时再订货加工，最快4月底才能将第一批新书上架流通（因特殊要求紧急订购特殊加工处理的图书除外），严重影响了图书馆文献资源的流通率，也降低了图书馆的服务质量。

4 政府采购背景下采访工作的改善建议

4.1 提前制订计划，确定采购方式

图书馆的采购经费属于财政拨款的一项，是在每年的人大会议审议后才制定下发的，图书馆的招投标工作如果在财政拨款之后开展，势必影响当年的采访进度[5]，另外，由于图书类商品的特殊性，在申报图书采购时频繁更换类别及采购方式也会浪费许多时间。为避免浪费采访时间，采购计划应该提前制定。如果将图书采购定为特殊类服务项目进行招标，再结合图书馆配需求制定合理的评分体系，不仅能保证当年采访工作的迅速开展，还能避免计划与采访脱节的问题。

4.2 延长服务年限，确保供货稳定

图书供货商更换过于频繁不利于图书馆藏书体系的建立，也不利于供货商为图书馆提供良好的服务。每年年底采访的图书基本都会因为供货周期的问题在次年才完成供货，但是购书经费必须在服务期内使用，因此经常会出现“先付钱，后供货”的现象。笔者认为，图书馆在进行政府采购时应根据实际情况增加服务年限，变“每年招标”为“每年考核”，延长中标供应商的服务年限，以确保图书供货的稳定。

4.3 推行线上采购，简化采购流程

随着线上采购模式的迅速普及，传统采访模式的局限性越来越明显，早已无法满足网络时代的采购需求。图书馆可以将“网购模式”应用到采访工作中。在招标过程中，政府在对线下供应商进行资质审查的同时，可以对书商及出版社开设的线上书店进行资格审查，挑选出有资质的图书销售平台，让采访人员能够利用网络销售平台更加直观地对图书进行采访。线上采购不仅能让采访人员及时了解采购进度，还能熟悉系列图书的出版进度，实现出版社与图书馆的高效对接。

4.4 做好验收监督，完善考核机制

图书馆在进行采访工作时难免会遇到书商供货率低、图书加工质量不高等一系列问题。鉴于以上情况，图书馆不仅要高度重视对合作阶段供应商的考核，还要对到货图书的验收情况和服务情况进行考核。在政府采购的评标过程中，图书馆对供应商的考核结果应被纳入评标加/减分项中，同时，在服务期限内，图书馆应根据考核结果对各个供应商进行奖励和惩罚，长此以往不仅能使政府采购模式更加完善，还能净化图书供应商市场。

4.5 创新采访模式，引入读者采访

公共图书馆采购的图书绝大多数是面向社会上广大读者的，读者的需求对采访工作至关重要。尤其在出版市场日新月异、出版品种极其丰富的时代，读者的参与能使图书馆的采购经费得到有效利用[6]。图书馆可以在确定供货商之后，将图书采访工作与图书馆阅读推广活动相结合，引入读者自主采购模式，不仅能提高图书的流通率，还能缩短新书与读者见面的时间，有效解决图书采访滞后的问题。

5 结语

图书采访工作是图书馆最基础的工作之一，采访工作的优劣直接影响到图书馆的服务能力。政府采购环境下的采访工作摒弃了许多传统采访模式的劣势，在新的采访背景下，采访人员只有不断提升自身素质，不断总结经验，寻求更好的采访模式，才能满足读者多样化的阅读需求。

参考文献：

[1] 顾丽莉.政府采购背景下图书馆图书采访工作的研究[J].科技与创新，2017（2）：53.

[2] 李鹏.关于高职院校图书馆竞争性谈判的思考[J].河南图书馆学刊，2016（3）：7-8.

[3] 王均玲.政府采购制度下图书馆图书采购存在的问题及对策[J].内蒙古科技与经济，2019（11）：140-141.

[4] 李晓旭.新时期图书馆采访模式的创新转变[J].河南图书馆学刊，2019（8）：109-110.

[5] 郭春兰.政府集中采购背景下公共图书馆提升图书采访质量探讨[J].中国中医药图书情报杂志，2017（5）：36-37.

[6] 代晓飞.中文图书采访中的书目信息损耗及对策[J].图书馆界，2018（2）：77.

（编校：周雪芹）