云办公对档案管理工作带来的挑战与机遇

邱巧艳

摘 要：云办公的特點在于以云平台为基础，在平台内设置所有办公软件，使办公人员可以在平台内进行工作，这种办公模式被称为“一站式办公”，能够让办公更有效率，但云办公虽然功能强大能给工作发展带来机遇，而面对一些传统性较强的工作时，云办公依旧存在缺陷，如档案管理工作，这时云办公就遇到了挑战，需要进行调整。针对这一点本文将展开相关分析工作。

关键词：云办公;档案管理工作;挑战与机遇

引言

档案管理工作是是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。要求管理人员将所属机构的文件资料、各类载体档案等进行保管，从表面上与普通文件管理工作一样。但实际上，因为这些档案中大部分信息都属于机密信息或隐私信息，所以档案管理是一项特殊工作，其不但要求管理人员规范地完成工作任务，还要注意对工作内容信息的保密，这是档案管理的一大特征。习近平总书记指出，大数据发展日新月异，我们应该审时度势、精心谋划、超前布局，力争主动。档案工作作为国家信息化工作的重要组成部分，在当下数字环境下也面临着许多的困难和挑战。通过“云办公”来开展档案管理工作能让工作的效率、质量得到保障，进而对保密性提出了更高的要求。如何在档案管理工作中正确使用“云办公”，就成为了相关办公人员需要思考的问题。本文将针对这一问题展开工作，旨在提出档案管理云办公化必要性与需要改进的地方，此举具有一定现实意义。

一、云办公给档案管理工作带来的机遇

1.提升办公效率方面

云办公的使用能够让档案管理工作的效率大幅度特征，其作用主要体现在三个方面，分别为工作信息化带来的改变、工作模式灵活性特征、工作准确性得到提升。下文将对三大体现的具体内容进行分析。

（1）降低办公成本

在传统办公模式中，为了支撑办公运作需要引入大量的人工、设备资源，说明档案管理办公成本较高，但在“云办公”条件下，可以加大档案管理员协同办公的效率，办公成本将得到大幅降低。即“云办公”可以以云平台为基础，将所有办公设备、办公业务、档案信息等资源全部整合，同时保障各项资源的交互关系，这样办公人员只需要通过电脑登录云平台，就可以在云平台资源池内获取办公资源，此举极大的降低了办公的时间成本，同时数据化资源较于实体资源在经济支出上有巨大的差异（前者远低于后者），因此即使在经济成本上云办公依旧占据优势，说明其在档案管理中的应用价值较高，可起到降低办公成本的作用。

（2）工作模式灵活性特征

云办公下档案管理工作的工作模式就成为了“一站式办公”，这种模式具有极高的灵活性，能够避免很多对办公存在阻碍的因素影响。该模式下，档案管理办公人员可以根据自身需求随时更换资源类型，突破了传统人工模式、办公信息模式上的“场地限制”（即使在办公信息模式中，某些重要档案信息也会被保存在办公室的某个电脑设备内，如果人不再办公室是无法获取该信息的，但在云办公中借助云平台，用户使用任意设备都可以获取档案信息，不受场地限制）。

（3）档案管理办公模式个性化设置

在以往档案管理信息化模式当中，人工虽然可以通过信息技术来开展工作，让工作效率、质量得到提升，但整体上所有人工的信息化办公模式都是一样的，这是办公信息化模式的缺陷，即档案管理人员在工作中的操作步骤完全相同。而在云办公下，每个档案管理人员的工作界面都是可调的，因此人工可以依照自身需求来进行调整，实现个性化办公设置，这种方法可以消除办公人员在办公时的不适感，让档案管理工作与人工个人喜欢完美结合，这体现了“人性化”理念，有利于档案管理质量。

2.办公质量增长方面

传统档案管理工作有“纸质化”特征，即所有档案都是记录在纸上的，随后对纸张进行保存，但这种方法容易出现两种对办公质量有负面影响的现象，即纸张丢失、缺损，这两种现象一旦出现就代表档案管理工作不完整，存在质量上的缺陷，而事实上传统档案管理工作是很难完全避免这两种现象发生的，因此当时的工作质量一直受人诟病。未来在数字环境下，人们对档案信息需求将会发生很大的变化，比如说由于我们档案数据的大量的形成以后，未来在管理和决策中间就会形成对档案的数据到信息，甚至到知识的一些新的利用的需求。那么这种变化是传统时代是不一样的。在这一条件下，通过“云办公”的帮助，档案管理工作将越过“信息无纸化”阶段，直接进入“云数据应用”阶段，消除了“纸质化”中的两个不利现象影响，所有档案信息都是以电子档可是保存在网络环境中，不会随时间流失而发生变化，说明办公质量得到了增长。

3.突破传统信息化办公框架

事实上，信息化技术在很早就进入了档案管理工作中，但早期工作对信息化技术的使用并不深入，多数情况下只是用来传递信息、保存信息，同时这些信息技术的使用非常依赖设备与环境，如电脑与网络，使得办公企业不得不在办公设备与环境上进行限制，要求办公人员只能使用企业配置的设备、网络来进行办公，此举就代表档案管理办公人员依旧要定时、定点的前往公司办公，如果因故不能满足时间、地点上的要求，则办公无法开展，这就是传统信息化办公框架，可知该框架中有诸多限制。而在云办公模式中，办公企业可以利用云平台来保存信息、保护信息，不必担心信息外泄，这样办公人员就可以使用多种设备来开展档案管理工作，如智能手机等，而借助这些设备就成功打破了传统办公框架，办公人员没有必要再定时、定点的开展工作，只要保证自己处于网络环境中即可，且现代网络覆盖面非常广泛，因此要处于网络环境是非常容易的。

二、云办公给档案管理工作带来的挑战

1.对档案工作保密性与安全性挑战

档案工作的保密性与安全性挑战的成因一样，因此下文将一同进行分析。

（1）档案保密性挑战

因为云办公条件下档案管理工作的高效率影响，导致档案管理工作中所产生的档案信息量大幅增长，这时档案管理工作就面临着档案储存空间上的问题，但云办公的信息储存库多为“云数据库”，这种数据库在理论上近乎“无限”，说明其解决了档案储存空间上的问题，这使得大量档案管理工作者开始将档案资料存放在“云数据库”中。而随着应用的深入，广大档案管理者发现“云数据库”的储存位置是网络环境，因此受网络环境的开放性导致档案信息的保密性下降。

（2）档案息安全性挑戰

在以上对档案保密性影响的挑战下，云办公条件下档案管理工作还会面临信息安全挑战，即“云数据库”的开放性除了会导致档案保密性下降以外，还可能引来外部恶意攻击，导致信息可能丢失、篡改等，这对于档案管理工作质量有巨大的威胁。而“云办公”本身防护外部恶意攻击的能力比较弱，因此信息安全的挑战始终存在。

2.档案管理模式过渡挑战

以信息化为核心来促进档案管理现代化，是我们国家档案局、中央档案馆的近些年的最主要的一个政策导向。传统人工与信息化模式在档案管理工作中应用已久，很多档案管理工作者对这两个模式比较熟悉，而面对比较新颖的云办公模式则很陌生，因此如果直接将云办公应用于档案管理中，则很多办公人员都会感到不适应，需要长时间来过渡。对于企业而言，其自然希望过渡的时间越短越好，因此如何缩短传统模式到“云办公”模式的过渡时间，是“云办公”档案管理发展中需要面对的挑战。

3.人员素质挑战

人员素质挑战分为两种形式，即人员云办公认知素质挑战、人员云办公操守素质挑战，下文将对两种挑战形式的具体内容进行分析。

（1）人员云办公认知素质挑战

云办公模式的落实会对传统档案管理办公模式进行改革，是办公模式发生巨大大变化，这时办公人员就不能再采用传统方式进行办公，需要对云办公模式有充足的认知，掌握相关技术，这样才能在工作中充分发挥云技术的作用。而事实上，云办公模式带来的改变非常迅速，导致很多功办公人员很难在短时间内完成认知上的改变，由此带来了人员云办公认知素质挑战，即当前很多档案管理办公人员对云办公模式的认知比较浅薄，只知道在该模式中可以通过云技术来开展工作，但不知道具体要怎样使用云技术，也不知道办公需要哪些云技术，这些问题都对云办公模式落实造成了阻碍。此外值得注意的是，如果我们不采用相关策略去推动人员云办公认知素质发展，则这项挑战会长期存在，这对于档案管理工作乃至相关社会领域都会造成一定的阻碍，使社会发展速度延缓，因此必须得到治理。

（2）人员云办公操守素质挑战

档案管理工作中办公人员的职业操守是非常重要的，即档案信息多属于机密信息，不可轻易外泄，因此为了避免人工造成的档案信息泄露问题，在传统档案管理工作岗位任职人员选择中，企业就非常重视任职人员的职业操守，并设立了严厉的管理体制，此举确实起到了控制效果。但在云办公条件下，因为档案信息被迁移至云平台中，所以档案管理人员可以通过网络进入云平台，再将平台内的某些信息传输出去的，此举具有一定的隐蔽性，使原有管理体制的有效性被削弱，可能动摇办公人员的职业操守，随之出现一系列的问题，对此如何让档案管理人员在云办公模式中依旧保有坚定职业操守，是云办公模式落实中面临的挑战。

三、应对云办公对档案管理工作挑战的策略

1.利用大数据技术构建“封闭式云办公”环境

面对档案保密性与安全性挑战，建议在档案管理工作中引入大数据技术，利用该项技术的功能来构建“封闭式云办公”环境，可以越过两项挑战。具体构建步骤见下文。

（1）步骤一

面对档案保密性挑战，可利用大数据技术将档案信息储存环境封闭起来，这样在正常条件下，任何人都无法对档案信息进行查阅或操作，使档案信息在“云数据库”中的保密性得到保障，同时为了满足档案管理办公人员的正常工作需要，需要在封闭环境中设置一个加密接口，该接口需要接收正确密钥才会打开，而正确密钥掌握在档案管理办公人员手上，这样就兼顾了档案保密性与正常工作需要。

（2）步骤二

面对档案安全性挑战，可利用大数据技术的深度分析功能来设置“恶意攻击防护”系统，该系统在深度分析功能下可以对外部访问进行识别，如果识别发现外部访问特征符合恶意供给特征，则杜绝该访问请求通过，确保档案安全。

2.纸质与云数据并行

针对档案管理模式过渡带来的挑战，在云办公条件下相关办公人员应当对纸质档案进行规整，并逐渐将其转化为云数据，做到纸质与云数据并行，在办公人员不适应“云办公”时，可以继续依靠纸质档案来完成工作，这样就可以让档案管理工作平稳过渡到“云办公”模式中。数字化只是解决了一个可读，但是没有把数字化中间那些档案里边的数据提取出来，如果把文件和档案的数据提取出来，把现存的档案的数据都做出来，这将是一个庞大的数据量。待此过渡完成，企业可以停止传统纸质工作模式，全面落实“云办公”模式。

3.做好人员素质培训，建立网络管理体制

针对人员素质的两个挑战形式，需要采用相关策略来应对，具体见下文。

（1）做好人员素质培训

为了提高档案管理办公人员的云办公认知素质，办公企业应当定期组织相关办公人员参与培训工作，通过培训帮助相关人员树立正确认知、掌握正确操作技巧，尽可能快的实现观念转变，由此可以让云办公模式落实于档案管理工作中，成功越过人员认知素质挑战。

（2）建立网络管理体制

因为云办公模式的落实，办公人员可以在线上进行办公操作，所以传统线下管理体制不再适用，对此建议办公企业建立网络管理体制，前面对办公人员线上操作行为进行监管。如建立“痕迹化”网络监管体制，企业云平台中办公人员的所有操作行为都会被记录，这样当发现信息泄露之后，可以根据记录信息“顺藤摸瓜”，找到涉事人员，再对此进行处理即可。

四、结语

综上，云办公的应用能够给档案管理工作带来发展机遇，档案管理工作向其靠拢是势在必行的。在未来要用大数据技术来挖掘档案的价值，这一点是档案部门未来一个成长点，或者是未来的一个立足重要的一点。档案的价值并不仅仅在于保管好了，没丢，也没损坏，这只是档案工作的一个基础部分，未来档案部门最大的价值更应该在于拥有大量数据，开发数据。满足管理过程中间的各项业务需求。通过档案数据的分析，提供技术支撑。本文对此进行了分析，并提出了应对挑战的策略，策略的使用能够起到越过挑战，更好助力云办公条件下档案管理工作顺利发挥的作用。

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（作者单位：紫金矿业集团股份有限公司）