浅析“互联网+”环境下医院档案管理的创新

2020-09-12徐斌程飞

兰台内外 2020年17期

徐斌程飞

摘要：文章從管理模式变革与管理需求变化两个角度入手，分析了“互联网+”环境对医院档案管理的影响表现;围绕档案管理工作机制创新、档案管理工作要求创新两个方面，研究了“互联网+”环境下医院档案管理的创新建议。

关键词：“互联网+”;医院档案管理;信息孤岛;信息共享;大数据

引言

近年来，随着各类信息技术、终端设备的普及应用与迭代更新，人类社会逐渐进入了“互联网+”时代。在此背景下，传统人工化、实体化的工作模式已无法满足实际需求，医院档案管理部门及人员必须致力寻找出更新的发展路径。基于此，我们有必要对“互联网+”环境下医院档案管理的创新展开探究讨论。

一、“互联网+”环境对医院档案管理的影响表现

所谓“互联网+”，即“互联网+传统行业”，指现代行业利用互联网思维、互联网技术实现的转型发展。在新形势下，医疗行业展开“互联网+”的探索与实践已是必然选择，医院档案管理也随之面临着更新的机遇和挑战。具体来讲，“互联网+”环境下医院档案管理的变化主要表现在以下几个方面：

1.“互联网+”推动了医院档案管理模式的变革

在传统时期，医院档案管理工作主要围绕行政文书、科教课题材料、病案资料、合同文书、照片、录影带等实体档案展开，档案信息的采集、记录、管理与服务也倾向人工化。这样一来，受制于医疗业务的多样性与医院结构的复杂性，档案管理人员往往背负有较大的工作压力，且很容易发生档案信息遗漏、档案纪录偏误等问题，不利于医院档案的精细化管理。同时，各类实体档案载体也具有不同程度的易损耗特点，若档案室的环境条件较差，或档案资料受到频繁借阅，档案载体将很容易发生字迹模糊、纸张缺损、磁条老化等问题，继而严重影响档案的完整性与可靠性。

现阶段，“互联网+”为上述传统问题提供出了更新且有效的解决思路。一方面，可通过构建医院档案信息管理平台、创设档案服务APP等方式，实现档案服务流程的充分简化，从而在提高档案工作效率的同时，实现相关人员工作压力的有效缓解;另一方面，在推动档案信息化转型的同时，通过扫描技术、条码技术、摄影技术等手段，对原有实体档案进行数字处理和微缩上传，可达到永久化、完整化的档案信息保存效果，避免实体档案载体受到异常损耗。

2.“互联网+”推动了医院档案管理需求的变化

在“互联网+”时代下，医院档案管理的需求也发生了很大变化。一方面，在医疗体系信息化改革的推动之下，传统档案管理与服务模式已无法满足海量大数据的处理要求。此时，为了获得快捷、全面的工作成果，医院档案管理部门必须要立足创新、加快转型。另一方面，互联网将社会连成了一个有机整体，区域性、行业性的信息共享对资源整合、医疗发展具有重要意义。所以，医院档案管理工作必须要打破“孤岛化”的工作状态，开通网络化、动态化的档案信息共享渠道。

例如，新冠肺炎疫情期间，由于实体医疗服务难以开展，医院为广大人民群众提供出了线上医疗服务项目，如线上问诊、网络咨询、西医服务、中医服务、“新冠”知识普及等。在此背景下，医疗服务档案信息在形成之初就是数据化的，进而对医院档案管理提出了“互联网+”工作需求。同时，在众志成城抗击“新冠”的特殊时期，各地疫情防控档案信息的广泛共享显得尤为重要。因此，为了推动新冠疫情“攻坚战”的逐步胜利，医院档案管理也必须要践行“互联网+”的工作创新。

此外，信息化时代为医院档案管理工作带来了新机遇，促进了档案整理质量、档案保存质量、信息采集广度、档案服务效率等多方面的快速发展。但与此同时，新的风险隐患也悄然而至。黑客、病毒等风险源具有类型多样、持续升级的特点，为人们的网络使用安全构成了极大威胁。若相关人员在搭建医院档案信息管理平台、创设档案服务客户端时，未做好信息安全保障工作，将很可能遭遇档案窃取、信息篡改、文件损毁、系统瘫痪等情况，进而形成不同程度的工作事故。因此，面对“互联网+”环境更加复杂的档案保护需求，医院档案管理人员必须要对包括但不限于黑客、病毒的网络风险源提起重视。

3.提高了患者就诊的效率

“互联网+”环境下的医院档案管理借助计算机网络技术和大数据平台，将病患信息、病症资料、医疗器械使用情况、医生档案、护理档案、医院人事构成资料等，通过电子扫描技术全面绘制成电子档案，并统一储存在数据库中，从而在内部形成了一个较为完善且清晰的档案管理系统。在对患者进行复诊或其他治疗时，医生即可通过调取电子档案迅速对患者情况进行全面的了解，包括病历、主治医生、就医详情、护理情况等，从而实现对患者病情进行及时诊断，尽最大限度的突破医院职能部门上班时间、医生轮岗等造成的就诊限制，不仅可以缩短患者看病问诊的时间，还可以提升病情诊断的精准度，以此来全面提升患者就诊的效率，提高其就医满意度与幸福感，这在一定程度上能够帮助医院切实提高服务性能。

4.推动着医院档案管理队伍能力的提升

医院档案管理部门在“互联网+”环境下升级档案管理模式，在一定程度上需要转变传统档案管理的观念，利用现代化管理方式开展相关工作，转变这观念，一方面需要引进档案信息化管理人才与技术人才，另一方面，需要全体档案管理工作人员形成合力，才能切实提高转型效率。这就需要医院相关部门加强对档案管理人员进行信息化管理观念的培养和档案信息化管理技能的培训，促使相关人员不仅需要具有扎实的档案管理基础知识的积累，还需要具备现代化档案管理的能力，在实际工作中，能够熟练掌握相关设备、系统的使用方法，并严格按照档案信息化管理流程进行操作，从而有效推动医院档案管理工作的升级。

二、“互联网+”环境下医院档案管理的创新建议

1.医院档案管理的工作机制创新

首先，在医院档案的采集整理阶段，相关人员应意识到“互联网+”环境下档案范畴的扩大化，进而在工作内容上做出创新调整。例如，在新冠疫情期间，除了采集文本、图像、声音、影像等资料以外，相关人员还应将医院及疫情相关的网络视频、网址链接、医疗网课教学档案等信息载体一并纳入到档案数据库中，以便更加多角度、全面化地记录医疗事务与重要事件。同时，面对信息量骤增的档案工作“新常态”，档案工作人员还应在技术人员的支持下，实现档案信息管理系统与医院其他部门终端、区域信息管理中心等系统的接口连通，以此满足动态性、实时性的档案信息自动采集需求，并将医院档案管理工作融入到区域信息服务共享中。

其次，在医院档案的存放管理阶段，相关人员要做到“线上”与“线下”两手抓。一方面，要灵活应用数据库技术、物联网技术、云技术等先进技术，及时对医院实体档案信息进行采集、记录和上传，为档案信息的永久保存、在线服务夯实基础;另一方面，也要对档案原件进行科学封存，并严格检查实体档案信息与电子档案信息之间的一致性，从而在验证网络技术应用质量的同时，保障云端数据库中档案资源的高质可靠。

再次，做好信息化档案人才队伍的建设，并根据工作属性与内容，明确划分档案管理各职能部门与岗位职责，确保相关工作切实保质保量的完成。医院档案信息门类复杂、数量较多，单纯依靠档案管理部门的建设不足以支撑整个医院的档案信息化系统搭建，需要集结全院各管理部门、科室的职工切实配合档案管理部门的工作，有序配合档案收集、储存与管理，为医院档案信息化建设提供便捷。这就需要切实加强各部门之间的联系，突破信息传播的一切阻碍，使相关信息在整个医院形成上传下达的良好环境，从而有效提升档案信息化处理的效率，使医院服务性能全面升级。

最后，在医院档案的借阅利用阶段，相关人员可创新借助条码识别技术，实现档案借还码的生成与使用。这样一来，医务人员在借阅档案时，其整体信息便可录入在系统数据库当中。当医务人员归还档案后，相关人员只需要利用扫码枪对相关条码进行扫描处理，就能实现归还人员、档案编号等信息快速匹配，并促使数据库中的档案状态自动由“待还”转变为“正常”。

2.医院档案管理的工作要求创新

首先，在“互联网+”的时代下，医院档案管理工作的相关人员必须“擦亮双眼”，对信息化档案的真实性、全面性进行严格审核，并按需进行技术处理。例如，对于照片、视频等影像数据，一方面，要检查文件有无画面剪辑、细节PS、后期配音、声效模糊等负面情况，并及时对存疑文件展开调查分析，以保障档案信息还原事实的应用价值。另一方面，也要在画面、视频中标注出具体的时间、地点、人物、主题等信息，或添加带有档案编号、医院名称的片头，以此强化档案信息的实用性，为后续的档案整理、档案利用等提供便利。

其次，各类技术设备是“互联网+”医院档案管理的运行发展基础，相关人员在日常工作中，必须要做好各类设备的合理应用与科学保养。例如，在应用医院档案信息管理系统前后，相关人员必须要进行病毒木马的查杀处理，以确保计算机设备的软件安全性，避免系统及其数据库受到影响;再如，在发现计算机、扫描仪、打印机等设备存在线路破损、异常响动等故障情况时，应及时向医院信息管理部门进行报备，并尽量避免使用故障设备，以防止其在档案管理工作中发生死机、卡顿等问题，形成档案数据的损坏、丢失等隐患。

再次，构建完善的档案信息化管理系统，健全档案管理制度与规程，將与档案管理相关的人员、部门切实统一结合在一起，使其切实按照相关章程规范自身工作行为，为信息化档案管理工作的有效性和精准度提供制度保障。可利用ERP集成系统，建立一个自上而下的管理系统，使部门之间的工作衔接更加流畅，并与档案管理信息系统进行结合，从而实现各部门档案数据的自动化转存，提高医院管理的效率，给医护人员和管理人员提供方便。

最后，档案管理人员还要以网络环境为主要手段，以档案信息化管理促进医院医疗业务的开展，从而改善就医环境、优化服务流程，为应对突发、重大事件发挥作用。例如，新冠肺炎疫情期间，我院坚守院感底线，避免交叉感染，保障母婴安全，通过大力推行线上预约挂号、引导分时段就诊，门诊缴费、检查检验报告查询、病历复印、开通智能问诊、智能导航、物价查询、产科孕医通等服务，为配合现阶段防控要求，提高了工作效率，在类似疫情防治等重大突发公共事件中，使得“互联网+”环境下医院档案管理应用的科学性和优越性得以凸显。

3.完善医院环境的网络基础设施

完善的网络基础设施搭建，是医院档案信息化管理的前提条件，因此，在进行系统搭建前，医院需积极完善内部网络设施的建设，加大资金与技术的投入，及时更替老旧电子设备，引进先进系统与软件，保障医院档案管理信息化建设得以有序开展。

与此同时，应在医院增设网络设施服务管理部门，对网络系统与档案信息化管理系统进行实时监控，并定期进行故障排查、维修与保养，保证医院网络基础设施得以正常运行，确保患者就诊期间档案系统始终在线。必要时需要做好纸质档案出库的准备，避免突发事件发生，使网络系统遭到破坏，无法执行档案调取的工作，给医务人员的工作形成阻碍。

4.建立特殊群体档案服务“热线”

档案的根本价值在于利用，开展信息化档案管理一方面能够全面服务于患者就医，另一方面能够对疑难杂症、公共卫生突发事件等档案资料进行完善的管理，必要时能够切实为医务人员提供参考。

因此，档案管理部门应将档案分类进行管理，专设特殊档案“热线”，当发生如“新冠肺炎疫情”或其他罕见病症时，能够为医务人员迅速提供参考资料，使相关研究或实践更加精准可靠、决策更加及时，从而在为医护人员的生命安全提供保障的同时，也能够将其研究成果进行完整的保存，为其个人晋升与医院未来工作的需要奠定基础。

5.加强信息化档案管理与应用的宣传工作

当前各级医院医务工作人员的档案信息化管理意识仍比较薄弱，面对工作形式的升级与调整，不可避免的会对管理信息系统的搭建形成一定阻碍，因此，医院加强对各岗位人员进行信息化档案管理的宣传与推广十分重要。

档案管理部门应利用新媒体传播、张贴海报、政策宣发等手段，对医院全体员工进行档案信息化管理优势、方式等的推广与普及，切实使其认识到新时期医院档案管理升级的重要性，从而充分调动其主观能动性，自觉配合档案管理部门实施档案信息化管理，为提升医院服务品质贡献力量。

三、结论

总而言之，档案管理是医院管理体系中不可或缺的重要组成部分，其必须要紧随医疗信息化改革与“互联网+”环境变化实现同步发展。在工作实践中，医院档案管理人员必须要明确认清新时代的机遇和挑战，并在积极利用信息技术与网络平台的同时，加强对网络风险的有效规避，以便发挥出档案管理创新成果的最大价值。

参考文献：

[1]顾惠芳.探讨医院电子信息档案管理的风险控制方法[J].兰台内外，2020

[2]黄凯.新形势下医院档案管理现代化的问题及相应对策分析[J].中国医药指南，2020

[3]祝坤.“互联网+”背景下医院档案管理的途径与方式[J].办公室业务，2020