高校档案信息化管理创新发展

2020-09-12周杨慧

兰台内外 2020年17期

摘要：為适应信息共享时代对高校档案管理提出来新的要求，高校档案管理如何从管理理念、管理模式、管理技术手段等方面进行改革创新，成为新时代青年思考的问题。

关键词：高校档案;信息化;创新

创新是第一生产力，创新决定未来，信息化时代给高校档案事业的发展提出了新的要求与挑战。当前，高校档案信息化发展明显滞后于高校其他管理业务的发展，其信息化发展面对的主要矛盾有：纸质化档案与电子化需求之间的矛盾;先进的技术要求与设备不足、专业人才缺失之间的矛盾;繁琐的查借阅程序与共享利用需求的矛盾等。

一、高校档案信息化管理现状

1.信息化硬件设施

各高校都有自己的档案馆或是档案室，但是比起学校的其它部门，档案馆属于边缘部门，学校对信息化建设投入经费不多，信息化基本设备高拍仪、照相机、扫描仪等不齐全，高端扫描仪、修复设备、物联网设备、扫码设备、智能机器人等更是缺乏。大部分人认为档案馆只是一个存放档案的地方，只有在需要补充个人人事档案材料的时候才会想起找档案馆办事。究其原因，还是档案馆自身建设的原因，档案馆没有充分地宣传档案知识与挖掘档案用途，没有充分发挥档案查询利用功能，虽然有档案管理系统，但是由于系统自身功能不强大、存储空间不大、档案录入不完整、采集数据不规范或存储有限等各种原因，造成档案检索不到或检索不全，利用率不高。

2.信息化专业人员配备

人事部门通常把档案馆当作是临近退休的最后一站或是解决引进人才家属人事关系的地方。因此，档案部门年纪较大的女职工较多，她们思想固化、对档案认识不够、档案知识掌握不多，也不会运用新技术管理档案;年轻人学历高，但专业五花八门，档案类专业人才很少，信息类专业人才更是紧缺。档案管理不是对物的管理，而是对信息的管理，对图片处理、数据库整理、系统维护等都需要一定的计算机应用知识。因此，档案管理部门要注重对档案管理人员的继续教育培训和专业技能培训，经常组织档案工作人员参加全国各高校、档案协会举办的档案类专业信息化培训，不断丰富自身的专业素质和业务能力，更好地做好档案工作。

3.信息化软件建设

高校有关档案管理的信息化平台有很多，但缺乏有效的管理。如学校档案部门的网页或微信公众号，可以宣传档案管理的规章制度、办事流程、档案查询的网站链接、档案服务电话和邮箱等;还有专业的各类档案管理系统，提供档案编辑录入、查询管理等功能。可是还是存在一些问题：首先，网页、公众号上的内容没有及时更新，官方邮箱无人管理，信息没有及时回复，平台不过是一个虚架子。其次，各类档案管理系统众多，可能一个档案馆就有可能包括照片档案管理系统、人事档案管理系统、文书档案管理系统、科研档案管理系统等数个系统，归档部门要分别注册不同的用户名和密码，不便于档案的收集、管理和利用，应整合到一个系统。最后，全国各高校档案管理系统各不相同，各有各的优点和不足，缺乏一个统一的高校档案分类标准和归档方法操作应用系统，不利于共享和利用。

二、高校档案信息化管理创新途径

创新是发展的生命线，高校档案信息化管理需要不断的创新。创新包括知识创新、技术创新和制度创新。信息共享时代，高校档案信息化管理创新发展，必须在管理理念、管理模式、管理技术方法等发面不断创新，同时作为档案管理的工作人员也要与时俱进，不断地更新自己的知识储备。

1.管理理念创新

档案管理创新第一步就要解放思想，打破一些传统的陈旧观念，根据当前社会对档案需求的实际情况以及《高等学校档案管理办法》要求，重新审视档案在收集、整理、录入、应用等各环节，方法是否正确，细节是否到位。

高校档案主要包括高校办学过程中形成的有关学生、教师以及相关企事业单位的综合文件，所有档案材料都是以人为中心的，所有档案管理各环节要体现“以人为本”“一切为了广大师生，为了广大师生的一切”的理念。在收集中，不漏掉任何关于师生重要信息的档案材料;在整理档案材料中关系着老师、学生的奖励、名誉、学籍、工资、职称等内容，应从录入到检索，把人名列入关键检索词，有利于深入挖掘所有有用信息;在查询利用服务中，对所有人一视同仁，营造公平公正的客观环境，不造假，不捏造。

2.管理模式创新

（1）改变传统的进库房找档案的思维模式。档案馆不应只是存放实体档案的地方，应该是高校可开发的信息资源宝库，只要输入关键词，就可以检索到所有相关的信息。

（2）改变被动接受档案的收集模式。档案管理的源头是档案的收集，没有档案，怎么利用。传统的档案管理部门都是坐等归档部门年底一次性归档，这种积压式的归档方式，很容易丢失材料。档案是一种信息资源，从信息的生成就应纳入档案的跟踪范围，档案管理系统应与办公系统对接，办公系统的发文自动提交到档案系统归档。

（3）改变等待上门式的服务模式。提供档案服务也可以是网上预约、邮寄、网上电子回复等，让档案利用者足不出户就可以享受我们的档案服务。比如，学生在升学、出国留学或求职过程中，国内、外各高校需核查学生的学籍信息，高校档案部门可提供在线网上预约功能，只要提交相关材料，就可以申请核实该生的学籍信息是否属实。

（4）改变档案部门边缘化的形象。档案管理的信息化使档案管理部门成为信息的掌握者，这种责任感让档案馆部门应主动参与学校的教育教学实践和学校的管理中心工作，不断地挖掘和开发学校的信息宝库，为学校的管理决策提供智能化信息服务。

（5）激励机制创新。高校档案馆属于学校的二级管理单位，档案管理岗位大多是专业技术岗位，为调动青年档案工作者的积极性和创造力，档案管理内部激励机制在职称评聘、人才培养、岗位待遇、职位聘用、科研创新等方面应给予青年人以支持。

管理模式创新体现在将原有的封闭式管理模式变成开放式、共享式、网络化的管理模式。比如，档案材料查借阅程序、纸质申请审批制，采用无纸化办公网上办事制度，有效地提高办事效率和服务水平。

3.管理技術创新

采用信息化技术手段是档案管理信息时代的显著特征，档案管理的过程就是信息化处理的过程。将信息化技术应用到档案的建立、保存和利用中，有利于重要、珍贵档案信息实现纸质、电子等多介质，音视频多形式长久保存;有利于纸质查阅与电子查阅途径多样化，大大提高档案的检索速度与精度;大大提升档案管理水平，更好发挥档案价值。目前，应用于档案管理领域的技术手段主要有：

（1）互联共享的档案管理系统

互联共享是信息化最大优势，提高档案的利用效率和利用价值。从单机版的档案管理系统到互联共享的档案管理系统，大大提高了档案查询利用的宽度和效率。具备原文检索、编研统计功能、日志管理功能、预约查询等功能的专业、开放、共享的档案管理系统，为高校档案管理搭建一个有效的档案管理平台。

（2）云存储和云计算技术

云存储和云计算技术是一种基于网络的一种信息共享服务模式，由于具备数据存储更加可靠、安全，合理分配资源，可以提供个性化服务，受到大家的青睐，已广泛应用于各个领域。“云技术+档案”有效地解决独立、静止物理服务器容量小、运行慢、难维护、安全系数低等瓶颈限制，确保档案服务器的可靠运行，降低服务器的出错概率，降低相关的维护费用，扩展了信息资源共享范围，丰富了终端设备，为数字档案馆、云档案馆的实现，整合和共享全国档案信息资源，向公众提供高效快捷的信息服务做了必备的技术铺垫。

（3）大数据

世界上凡是可以表达出来的信息都是数据，为了一个具体的应用把大量的不同类型、质量各异的数据及时进行处理，这些数据就进入了大数据的范畴。传统的高校档案馆的职责是管理好本校归入档案馆的实物档案，大数据档案管理，不仅表明档案几何式增长速度，也预示着档案检索的范围扩大，在海量数据信息中甄别真正需要的信息能力是关键所在。

（4）两微一端微服务技术

两微一端就是应用于档案管理部门的微博、微信公众号和移动手机客户端，特点是精简、准确、实时、互动。与传统的“我有什么，就提供什么”限制性服务方式相比，两微一端可以做到“你需要什么，我提供什么”的以用户为中心的个性化、专题化、特殊化、差异化服务方式。高校档案涉及党群、行政、学生、教学、科研、基建、仪器设备、产品、出版、外事、财会等十多个门类，每个用户需求各不相同，两微一端可以满足用户细微、专业私人订制服务需求。

（5）物联网技术

物联网就是给物品装上一个存储基本信息的微型芯片，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理。在档案管理中应用物联网技术，借助档案的电子标签，通过扫描标签实现自动记录跟踪档案借阅、归还及上下架定位每个案卷的位置信息，防止案卷丢失，使档案实体管理更加智能化。

（6）人工智能

人工智能简单地说就是机器人模拟人类智能的一门科学，代表技术主要有自然语言处理、模式识别、专家系统、机器学习以及分布式人工智能，由于其具备准确率高，任劳任怨、不掺杂主观因素、无时间限制等优点，已广泛应用到汽车、无人机、快递、医疗影像辅助诊断、家庭服务、语音、翻译、家居产品等领域。人工智能应用到档案领域，可以引进指纹识别、人脸识别以及虹膜识别等智能识别技术用于档案库房的门禁系统，做好库房的专人管理;可以把智能温湿度控制技术和视频监控技术融入人工智能，进行智能库房管理;可以采用基于图像识别、语音识别和视频识别等技术的智能分类技术对多种格式的档案资源进行智能识别和分类，建立智能检索;编写档案价值鉴定专家知识库，模拟专家进行档案价值鉴定等。

所有的档案管理技术都是借鉴计算机和网络技术，各种技术之间是相互联系，相互支撑，彼此促进的，所有的技术依托互联网而存在，人工智能技术的应用也离不开云计算和大数据等技术的支持，且贯穿档案的预立卷、录入、修改、删除、移交、查借阅利用等全过程。人工智能综合多项技术应用，目前成本较高，且技术不够成熟，还存在安全问题，因此还没有广泛应用到各个高校档案馆，但是解决方案也在不断更新，档案管理的信息化必将越来越先进。

4.管理人员自身素质提高

创新是第一生产力，人才是第一要素，信息时代对档案管理业务人员素质的要求是，具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应现代档案工作的需要。档案管理创新必须重视对青年档案工作者的选拔、培养和人才储备;积极引进政治觉悟高、事业心强、创新性强、掌握一定的信息技术的有为青年，为档案管理自动化、网络化配备一支素质高、结构合理的档案管理专业队伍。高校档案涉及教学、科研、基建、财务、人事等各方面的业务材料，服务对象包括学校师生、企事业单位、国外各高校或企业等，出具的档案材料展示的是高校的品质和形象，需要档案工作者不断优化自己的知识结构，既懂档案理论知识，又熟知国家和学校的方针政策，还会运用现代化信息技术及其他技术，包括良好的英文水平，提取档案信息，正确规范地表达档案信息。

三、结语

高校是培养社会主义建设者和接班人的摇篮，高校档案馆记录着高校的办学理念、办学特色、办学历史，蕴含着学生成长足迹的材料和先进的科研技术档案等信息，具有很高的社会价值和科研价值。高校档案信息化管理应紧跟“互联网+”时代步伐，在技术管理和制度管理方面不断创新，尽快实现档案信息资源采集自动化、存储安全化、管理科学化、利用便捷化、服务人性化的专业管理模式，打造一个展示高校真实现在和美好过去的平台。

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