智慧档案系统的功能与数据挖掘及智能利用系统设计研究

李金玲

摘 要：档案管理智能化发展，需要智慧档案管理系统以及智能检索等系统的支持，以此为中心进行研究，了解档案管理智能化系统的功能与价值，进一步优化智能化系统管理设计。

关键词：智慧档案;信息搜索;数据挖掘;信息管理

数字化时代发展下，档案管理亟需打造智慧档案系统，结合大数据与云计算等数字一体化平台，提高档案管理数据挖掘功能，增加智能检索利用系统，加速档案管理模式升级转型，构建一体化的“智慧”档案管理体系。智慧城市发展基础上，对档案管理提出更高要求，以现代化科技手段，真正做到档案智慧管理的目标：实现自动分类、自动统计、智慧分析、关联识别以及智能检索;实现档案管理智能化的同时，提高档案在社会发展中提供利用的重要价值。

一、一体化智慧档案管理系统与数据挖掘应用层次

根据国家档案局发布关于修改《电子公文归档管理暂行办法》的决定：“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。电子公文归档应当符合电子文件归档和电子档案管理的要求。”“电子公文形成单位应在电子公文归档时按照国家有关要求对其真实性、完整性、可用性和安全性进行检查。”因此，智慧档案管理是智慧城市建设与档案智能化发展的必然选择，档案管理具有信息收集繁琐、种类多、管理范围广、周期长的特点，智慧档案馆的建设，需要一体化智慧档案管理系统的支持。结合智慧档案管理系统、数据挖掘应用划分档案管理层次。

1.信息管理层次

档案管理中信息管理层次主要管理对象对已经发生的活动信息数据等收集，通过智能档案管理系统将其自动分类，通过数据挖掘应用掌握数据信息的价值，由此为档案信息的长久管理与存储创造有利条件。根据档案各种实际价值功能数据分析，具体分为：第一，通过数据挖掘整合档案各种数字资源，有利于改善档案资源的馆藏功能分类构成。由于档案数据属于一个整体资源，可以在实际应用中突破区域、行业等条件的限制，能帮助各行各业档案管理部门增加各种资源信息，改善自身已有档案管理信息资源结构;第二，做好档案数字资源整合工作，有利于提高各行各业的信息资源配置水平。通过科学监管区域内部档案信息资源接受范围，让档案管理信息资源结构向着一体化、智能化和信息化的方向革新，以此减少区域之间的数据差距;第三，保障档案数字资源整合工作得到有序落实，有利于展现其拥有的社会功能。在整合数字资源后，可以为构建良好的信息共享平台奠定基础，并能从中获取更多潜藏的信息资料，从而使档案信息资源成为社会建设发展的重要财富价值。

2.信息传播层次

信息传播层次主要针对智慧档案管理需发挥出其信息传播功能，通过智慧档案管理信息系统的统计与自动化分析，将其转变为推动城市发展与社会进步的力量，以智能检索为基础，自动推荐有价值的档案内容，汇集档案内容，做好档案审核与统计归类等工作，最大程度实现档案信息的有效利用。

3.信息能力管理层次

遵循属性，精细管理。档案管理有两种形式存在，一种是永不对外界开放，另一种是在规定年限得到之后可以对外界开放。在建设智慧档案管理信息系统的时候，一定要遵循档案管理属性，使得档案管理工作更加具有安全性和完整性。在具体的操作过程中，档案管理要坚持集中管理的原则，根据一定的标准对不同档案资料进行分级管理。

信息能力管理方面，结合智慧档案管理系统中信息管理、信息统计等功能，提高档案信息管理质量。智能化档案信息系统的建设与数据挖掘能力的提升，档案管理信息竞争能力得到提高，更好地发挥档案管理对信息分析与指导的作用。准确提供社会需求信息，及时进行信息对比，创新档案信息模式。

根据智慧档案管理系统层次化划分，结合档案管理信息需要规划档案智能化统计分析与管理功能，提高档案管理信息处理效率的同时，为档案信息的传播以及数据价值的挖掘等创造有利机会。

二、智能化档案管理资源分析

创建档案资源库是完善一体化智慧档案管理系统的基础。数据库中包含的各种数据信息是档案部门开展工作的主要前提，数据库中资源的丰富程度以及运用便捷性，从基础上决定了智慧档案管理的服务质量与效率。

1.纸质档案

受客观因素影响，多数档案馆中存储的资料与卷宗均属于纸质档案，如会议记录、科技档案等。这些档案想要实现数字化可从两方面入手：其一，运用拍照、扫描方法，将纸质档案转变为图片形式后进行存储，其中还需要标引处理。其二，通过渐入方法创建word文档，接着使用数字水印技术后进行归档处理。上述两种方法都有着各自的优势与劣势，扫描方法具有简易性，操作便捷，而检索与标引则有着一定难度。数字化方法需要使用大量人力资源，之后的加工成本较小，还具有全文检索功能。

2.数字档案

在信息技术的加持下，各档案馆中都已存储了大量数字档案，企业若较早使用办公系统时，数字档案量则极为庞大。通常数字档案入库工作有着较强便捷性，在档案数据转移与转录期间，仅需要确保数字档案具有较强原始记录特征。即保留完整的數字档案入库日期、原始格式、页码等信息。数字仿真与数字迁移是数字档案移库的主要方法。数字迁移就是旧系统中存在的硬件、软件完整转移到全新的系统，进而确保新系统可识别与应用各种数据信息。数字仿真是全部或部门模拟系统及计算机，在新系统中创建出较为完善，可兼容全部原始数据信息、软件、硬件的运行环境。上述两种方法同样存在各自的优势与缺点。数字迁移通过升级方法在转移数据，转移时存在数据信息遗失风险。数字仿真可避免数据遗失问题的出现，但其需要在新系统中创建全新模块识别转移数据，进而导致数据模式较多。

3.信息数据

在大数据时代下，随着各行各业领域的持续革新，促使信息数据数量越来越多，此时为了充分展现数据价值，既要优化以往引用档案数字资源结构，又要结合现代化技术管理理念对整合模式进行革新。传统意义上的数据分析方式已经难以应对当前数量庞大的数据系统，特别是在处理非结构化数据的情况下，实际工作效率很难提高。由此，要想改善这一现象，必须要先明确大数据分析的价值，注重信息与数据的整合。针对现阶段档案数字资源整合情况分析可知，需在实践数字资源整合中充分展现出“大数据”时代的优势。

三、一体化智慧档案管理系统、智能检索利用系统以及数据挖掘功能分析

1.一体化智慧档案管理系统

一体化智慧档案管理系统结合档案管理发展需求以及具体操作流程，增设、智慧检索应用平台档案安全认证、信息存储、扩展性服务等功能。一体化智慧档案管理系统的应用将档案管理智能化特征展现出来，通过安全认证等为档案管理提供更好的服务。

（1）智慧档案检索应用平台

打造智慧档案管理检索应用平台，其主要依靠技术为自动识别技术，不需要进行档案管理接触，利用射频信号的方式自动识别档案管理对象，准确获取档案管理数据。档案检索应用必须要工作人员的操作，自动识别技术自行完成。自动识别技术简称RFID，不仅数据处理迅速，识别精准度高，适应性非常强，能够迅速与智慧档案管理系统融合，可以完成远距离档案管理操作。自动识别处理迅速快捷，双重信息录入模式，改变传统手工信息输入的不足，通过标签转换系统以及信息盘点系统，提高智慧档案管理与识别效率。打破传统模式下档案管理的局限性，为档案管理智能化发展提供技术支持。

（2）档案信息管理制度

智慧檔案系统的建设，需要严格、全面的管理制度进行约束与指导。档案信息管理制度要求针对档案信息存储，设置专门管理输入端口，针对档案信息管理情况及时上传信息，同时还要增加元数据、系统导入功能，设置档案资源管理权属识别系统。针对档案管理不同系统的运行，创建激励机制，制定严谨的保护政策，严格控制档案格式转换操作。完善制度，引进智能新技术。智慧档案系统需要有完善的管理制度作为保障，因此，档案管理部门必须建立严格、全面的管理制度。此外，档案管理部门还可以积极引进现代化的档案管理技术和设备，不断充实和完善档案安全保密管理工作，提高档案安全保密管理工作，积极向信息化的一体化智慧档案管理方向创新发展。

（3）安全认证

根据国家档案局《机关档案管理规定》第四十六条规定：应当积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。机关保管的档案对外提供利用的，需经本单位负责人批准。在此基础上，积极规划密码保障系统，开展密码应用安全性评估，逐步提高一体化智慧档案管理系统密码防护水平，建设智能终端接入安全管理平台，优化网络安全响应能力，确保一体化智慧档案管理系统安全合规运行，通过安全认证环节保证档案信息安全，提高档案管理私密性。

一是进入档案管理系统，首要环节便是进行安全认证。档案信息多属于机密内容，档案管理的主要目的便是归集信息数据，保证信息数据的安全。安全认证必须渗透到系统的全过程，服务器、防火墙等设置基础上还需要具有针对性的进行文件加密。设置多层次权限管理，无权限人员不得浏览信息或者更改信息。

二是创新技术手段。在对一体化智慧档案管理进行管理的过程中，可能会因为系统漏洞的存在或者互联网上危险程序的存在使得档案资料遭受入侵和攻击，这种情况在档案传递过程中显得更加明显。所以，档案管理部门必须在技术上和管理措施上实现创新发展，确保档案管理的保密和安全。

三是不断更新加密技术。加强网络安全管理的核心思想是对信息对象进行加密，此种手段能够最直接也最有效地提高信息数据系统的安全性。加密技术是信息安全技术的关键点，将加密技术融入到一体化智慧档案的安全管理工作当中，能够使得档案资料处于信息保密，不公开状态。在实际的档案管理工作中，可以利用公匙密码算法，也可以应用对称性加密技术，具体情况可以根据档案资料的重要性和保密程度而定。不断加强防写技术。防写技术，根据字面意思不难理解，防止外界对信息进行修改。利用该技术之后，可以将档案信息设置到一种“只读”模式，在“只读”模式的情况下，外界如果想对档案信息加以修改则无法实现，只能通过终端进行信息的读取，并且这种记录的形式具有不可逆性。防写技术有只读光盘和一次写入光盘两种。只读光盘只能够支持信息的读出，却不能删除或者续写信息;而一次写入光盘可以实现多次读出。防写技术的引入，档案管理的安全性和保密性得到了充分保证。

2.智能检索利用系统

（1）搜索引擎。档案智能检索利用系统是智慧系统的重要组成，也是建设档案智能化发展的关键内容。档案搜索引擎的应用，是信息化时代发展的重要产物，为档案管理提供全文检索功能，同时还增加云存储程序，通过档案管理中的搜索引擎，搜索相关的数据信息，通过档案数据处理功能，获得其中隐藏的价值信息。搜索引擎的主要功能是提供档案搜索便利服务，当前应用的搜索引擎主要包括三种。

第一种为Robot搜索引擎。以蜘蛛程序为主，结合检索程序与监控程序，在此基础上还包括索引数据库，经过蜘蛛程序的引导，进入到档案搜索数据库，通过网页浏览搜索需要的档案信息。

第二种为主题搜索引擎。主题搜索引擎通过创建专用主题数据库，创建Web档案搜索站点，将同类别信息集合到统一的数据库中，按照URL划分档案信息类别，根据搜索引擎的指导，搜索需要查到档案信息关键词，寻找相应的档案信息。

第三种为Meta档案信息搜索引擎。将档案信息内容按照信息类别划分区域，根据单元内容完成档案信息搜索。该搜索引擎能够实现搜索界面与多单元档案查询共同完成。根据搜索引擎的指导，通过有效的排序以及合并等处理，直接获得搜索结果。

（2）知识推荐，关联识别。智慧档案管理系统中，智慧检索利用系统还包括知识推荐与关联识别功能。根据需要查询的档案信息，搜索与之相关的内容，系统会自动进行内容识别，随后推荐相关信息。根据搜索记录自动生成在热点词条。还会根据档案信息下载量将搜索词条刷新。设定档案内容目录，关联相关档案信息，第一时间为搜索者提供有效信息。

3.数据挖掘系统

根据国家档案局《机关档案管理规定》第四十八条：应当积极推进档案信息开发工作，采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集，以及举办陈列展览、拍摄专题片等多种形式，发挥档案价值。由此建设数据挖掘系统，并且将其渗透在智慧档案管理系统全过程中，任何档案系统的运行都需要数据挖掘系统的支持。集中汇集、自动分析各类档案内容和信息以及数据信息剖析等，为档案搜索者提供准确档案信息，统计档案浏览数量，这些都是数据挖掘系统的内容，在数据挖掘系统的辅助下，其他系统功能才能正常发挥。

四、结束语

综上所述，智慧档案管理建设是智能化发展的基础，一体化智慧档案管理系统与数据挖掘系统以及档案信息检索系统等有效结合，打造更全面的档案管理体系，提高档案管理规范化、标准化、精细化的质量与信息处理效率。提升档案管理数字化、网络化、智能化，逐步实现数据精准采集、分析、数据资源共享，由被动向主动服务的转变。

参考文献：

[1]鞠红旗，谭淑红，王玲超，etal.基于“一张图”的智慧城建档案信息管理平台研究及应用[J].城建档案，2019

[2]张 颜.数字化档案在智慧城管工作中的开发与利用[J].档案时空，2018

（作者单位：广东省兴粤水利投资有限公司）