对高校人事档案规范化管理的思考

于凤仙

摘 要：人事档案管理属于高校人事工作当中的重要组成，随着近几年人事改革的实施，对高校当中实施的人事档案管理也有了更高要求。虽然高校对人事档案进行了比较全面的重整、审理等，并且获得了一定成绩，但是在管理过程中，仍然存在一些问题，其中缺乏规范化比较明显，因此在进行档案管理过程中，应运用合理方式促进规范化的实现。

关键词：高校人事档案;规范化管理;人事工作

高校中的人事档案能够实现对个人能力、德行、成绩等各个方面的记录，属于个人信息的缩影。人事档案管理在学校发展中发挥着十分重要的作用，在社会信息逐渐扩展，人事制度在改革方面逐渐深化背景，人事档案管理在实施时更应注重规范化的实现。

一、高校当中进行人事档案管理的重要作用

1.人事档案是了解人员的重要依据

高校当中的人事档案，主要记录教职工的政治面貌、个人经历、工作表现、思想品德、工作实绩以及业务能力等，属于原始文件，能够将教师的成长过程呈现出来，时代痕迹比较明显。人事部门在进行人才选拔、发现、任用过程中，需对其有全面的认识和了解，然后才能根据实际情况将人员安排在适应岗位上，进而使其能力、潜能在岗位中充分发挥出来。由此可见，由于人事档案在作用上比较独特，也正是由于独特性，成为了对人员进行考察时的重要依据。

人事档案规范制度的建立对梳理高校教职工及学生的个人信息有着重要的作用，往往在利用到人事档案的时候，有一个专业性质的机构可以去接收所有人员的档案，档案也会记录每个自然人从入学开始至今的所作所为，可以为后续开展的校园工作做充分的理论性指导。

2.能够维护教职工权益

人事档案作为历史真实凭证，法律效用明显，教师在进行职称评选、退休、工资晋级等过程中，人事档案发挥着十分重要的作用，尤其在落实政策，解决历史问题过程中，人事档案能够提供有效线索以及佐证。

人事档案一般会有每个人的基本个人信息，在个人信息加持的基础上，还会详细明确的标注每个人具体的奖惩情况，奖励主要包括参加学校的活动比赛或参加某项考试取得了比较骄人的成绩等内容，由于学业生涯比较漫长，如果没有一个规范化的机构去管理人事档案，容易在毕业时很难回忆起自己的大学时光，对就业不利，另外对部分行为不端的同学也起到了一定的约束震慑作用，有些同学在考试中作弊，或是在课堂上顶撞老师，又或者在寝室里偷东西被别人不齿等，如果把这些不良的失信行为都像社会对失信人员的惩罚那样记录在案，可以从一定角度减少此类不端行为的发生，有利于加强校园的整体纪律。

3.发挥人才信息库的作用

在事业单位体制改革以及高等教育迅速发展过程，对于优秀教师，高校有着越来越迫切的需求，在此情况下，高校当中的人事部门优势得到了体现。在其发展中，需将人才培养、人才重用、人才发现作为重点，使优秀人才进入到教育岗位中。在人才招聘、人才培养过程中，人事档案能够为高校提供人员基本信息，也能提供信息数据。

人才信息库的建立过程，往往需要强大的数据支撑，如果没有一个功能完善、有一定利用价值的人才信息库，恐怕会对全体教职工带来一定程度的负面影响，因此学生个体就是记录人才信息库的主要载体，学生自身也应该有加强对个人信息收集的意识，并拥有良好的自我营销推荐能力，让那些不自信的同学偶尔翻阅人才信息库时发现，自己居然无意之中获得过如此多的奖项，让他们树立自信，为以后的职业发展做良好的铺垫。

二、高校当前人事档案管理现状

传统人事档案管理模式中，人工录入比重较大，操作时效率不高，对于新资料也难以进行及时收集。同时在管理方式上，也难以紧跟时代脚步，信息化水平有待提升，对于网络化与数字化的运用远远不够，以致于人事档案在进行管理过程中出现信息缺乏流畅性，资源难以及时共享等情况。高校在更名或者是合并之后，会产生人事信息变更与管理不够同步的问题，进而使人事档案管理存在缺失问题。当前为了适应人事制度改革的具体要求，高校在人事管理模式方面，开始运用兼职、聘用、代理等形式。

然而利用外包人员，首先就存在很大的隐患，毕竟没有和学校签订正式的劳动合同，他们所有的劳动行为只是由劳务派遣公司和学校签订的单方面合同，数据安全或许得不到充分的保障，由于人事档案上有一个人的基本个人信息和家庭条件背景调查、健康情况、学习成绩、曾受到过的奖惩等很多隐私内容，如何防止内容只被人事管理部门了解，且不用做其他途径就很难保证了，同时由于我国目前对隐私保护的相关法律规章制度仍不完善，且在现实生活中，每个人的手机号码等隐私内容也极容易被不法分子所利用，往往信息都是被自己通过某些不得知的途径无形泄漏出去的，同时据了解，隐私泄露所带来的一系列问题也是显而易见的，甚至从窃取个人信息到用个人信息被第三方利用而非法给别人获得利益所带来的一系列黑色产业链也在生活中存在，个人信息的取得成本往往不高，曾经有同学在不知情的情况下，因身份信息被泄露而莫名背上了网贷，给家庭及自身带来严重的经济、心理负担，甚至有些人因求助无门而走上绝路，带来一定的社会影响。

其次人工化录入信息本身就不符合当下流行的信息学观点，毕竟在计算机刚刚问世之初，就是利用纸质文档收集信息后再由文职人员一个接一个录入到计算机系统中的，这一过程不仅因录入员的眼神问题容易出错，还容易使整个录入过程效率低下，往往达不到客户的需求，因此需要提出一系列的完整的管理模式，来让高校的人事档案管理走向规范化。

三、高校人事档案规范化管理策略

1.加强人事档案整体宣传

人事档案管理属于高校人事工作中的重要组成，但是高校中往往被忽视。随着市场经济的不断发展，人事档案在管理方面的重要性日益凸显，因此高校中的管理部门需在此情况下，加强对档案管理的宣传，提升高校工作人员人事档案管理意識。首先，加强学校领导对认识档案的认识，给予人事档案管理工作充分支持。其次，管理人员需积极适应新形式，做到与时俱进，及时更新自身观念，不断强化自身责任心，增强自身管理水平。通过档案管理的实施，为校职工提供更优质的服务。最后，使教职工对认知档案管理重要性有充分认识。近几年，在人事关系发生变化的影响下，对人事档案的认识有所淡化。因此人事档案管理人员需在工作中做到认真负责，对档案管理进行大力宣传，使人们逐渐认识到档案管理以及开发利用与个人发展紧密相关。

整体宣传力度可从学生本身着手，毕竟每个人的档案都和自己的未来前途紧紧挂钩，如果对自身的人事档案不重视，很有可能给自己的求职就业带来一定的不利影响，同时也会在自己毫不知情的情况下，也会因为信息录入的错误而给自己带来不必要的损失。

2.保证人事档案管理流程的规范性

为了使人事档案在管理过程中更具有规范化，需保证档案审核、收集、归档等各项工作的规范性，在具体实施时，需从这几方面进行。首先，及时收集人事档案相关资料，并保证资料的完整性、真实性以及规范性，对资料的收集渠道进行拓展，运用定点收集与普遍收集相互结合的方式，做到定时、定向、定内容，保证收集方法的多样性，及时将个人的能力、德行、社会活动等形成资料的形式。其次，将相关法律法规作为依据，对材料的用途、内容、保存价值等进行严格审核。同时在选择材料时应做到精选，文字表达做到清晰，内容需保证真实，避免出现涂改造假或者是模棱两可的问题。除此之外，对于材料手续来讲，应保证其规范性、完备性。在记录材料与载体方面符合相关保护要求。最后。建立相应检查制度。在此过程中，应注重人事档案管理人员在队伍上的强化，将新的档案进行规范性整理的同时，对旧档案经常进行检查，及时发现档案中存在的问题，并将问题解决，推进档案管理规范化。

如果人事档案的规范性出现问题，就好比同一学校的教职工，生活在不同的屋檐下一样，每个人有不同的管理模板，在后续学生就业时，给学生带来不必要的不适感，因此就要从根本上杜绝此类问题的发生，加强管理职能部门的工作力度，尽最大可能加强规范性，消除给学生带来的不利影响。

3.确保人事档案的完整性

档案整理的规范性，会直接对档案质量产生影响。因此在进行档案整理时，应做到准确分类、严格审核、目录清楚、排列有序等，对于重复材料，不对其进行归档，并且需填写相关剔除登记表，不能将档案擅自归档或者是擅自销毁。对于和归档要求不符的材料，或者是手续不够齐全的材料，需返回到材料最初形成部门，在补办手续之后再将其归档。由于人事档案需经历长时间保存，因此对于档案材料来讲，不能使用铅笔、圆珠笔、复印纸等书写，也不能使用复印件。档案材料在进行排序、分类、装钉、裱糊过程中，需严格遵守相关要求，进而使人事档案的完整性得到充分保证。人事档案的完整性也可以从提高管理规范化的角度入手，毕竟一个学校的所有档案都应该是在一个模板下进行的，应具有一定的统一性。

4.加快信息化建设整体进程

首先，为了使档案寿命得以延长，可以将人事档案管理相关经费纳入到财务预算当中，促进人事档案管理工作整体条件的改善。在此过程中，可以为管理人员提供库房、办公室、档案室等，并配置空调、防盗设施、加湿器、防虫药、消防设备等，严格遵守库房管理方面的相关要求，为档案实现规范化管理创造良好条件。其次，为了使档案资源得到深层次的开发与利用，高校应该积极推进信息化建设，突破传统模式中存在的限制，对档案管理手段进行改进，加强对打印机、扫描仪、计算机等的运用。在教育资金没有缺口的前提下，充分提高对档案系统的建立可能需要的所有仪器进行需求分析，一定要提高对档案管理部门建立的重视程度，毕竟档案馆事关每位教职工和同学的自身实际利益，马虎不得，同时建立电子版档案，运用档案内容输出和输入形式，构建档案数据库，进而实现对数据库的动态管理，为人事档案信息的查询、检索、分析、统计等提供便利。在此过程中，为了使电子档案在安全性方面得到保证，需建立对应的安全机制，这样才能以较快的状态为高校建设以及人才开发服务，促进档案管理中信息化的实现。

5.保证档案管理质量

就档案管理这一工作来讲，程序上比较复杂，为了使管理工作得以高质量进行，需对相关管理制度进行建立健全，遵循《档案法》中规定的内容，将人事部颁布的相关工作要求作为依据，并且和高校自身实际发展现状结合在一起，针对档案收集、整理、审核、接收、传递、查阅等方面制定明确规定，使档案在真正归档时做到有所依据，促进人事档案在管理过程中的规范化。在学校制定相关的档案规则时，就要充分考虑到制度的完善性和可操作性，使制度具备一定的指导价值和约束能力，可以进一步加强档案管理人员的整体从业素质，进而提升管理能力。

6.提升管理人员责任意识

为了使人事档案在管理时的规范性得到保证，需针对档案管理问题形成完整机制，尤其加强监督机制的建立和制定。因此需注重管理人员责任心的提高，使其在工作中形成良好职业道德，将教职工利益的获取作为自身在工作中的出发点与落脚点，对档案管理知识进行灵活掌握。同时需针对档案管理制定相应的审核机制，定期执行审核机制。在此过程中，管理人员需定期进行审核检查，进而及时发现在管理中存在的问题，保证档案管理在实施时的完整性。同时在档案管理中，需要在制定相关工作规则时明确严格的奖励与惩罚制度，从业人员必须做到公私分明，以避免因蝇头小利而窃取教职工及学生的个人档案的不良事件的发生，来充分提高档案工作人员的职业操守，一旦因个人利益原因做出违法乱纪之事的时候，档案管理的核心领导需要第一时间做出行动，该辞退就辞退，该移送公安机关就移送，绝不以权谋私。

7.重视档案知情权的落实

在计划经济时期，人事档案在政治色彩比较浓郁，多数人对人事档案比较陌生，在时代不断发展背景下，人事档案得到了比较频繁的传递，人们也逐渐认识到认识档案的重要性。高校在进行人事档案管理过程中，应注重档案知情权的落实，形成现代管理理念，将人事档案的神秘感破除，使人事档案本人具有更多的知情权。在此情况下，不仅能够及时将档案中的问题发现，对其进行补充、完善，也能保证档案在填写时的规范性。为了使知情权得以维护，高校当中的人事部门应注重对查阅监督机制的完善，个人在查阅档案时需保证手续的完备性，在此过程中，需由两个管理人员进行监督签字，并避免出现涂改伪造问题。除此之外，需对本人查看人事档案的范围进行规定，注重保密工作的落实，对于一些不宜本人查阅的内容需禁止查阅。

结束语

总之，高校人事档案管理规范化的实现，能够使档案在使用时充分发挥自身作用与价值。因此各级领导需给予相关管理工作充分重视，同时管理人员在工作中需不断进行创新，加强对信息技术的运用，严格执行管理流程，促进档案管理规范化的实现。

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（作者单位：河南财经政法大学）