大数据时代档案信息化建设策略研究

郑莉

摘要：目前，我国经济的迅速增长，推动了科技的进步与发展。科学技术在各行各业中的广泛应用，使我们的生活和工作更加多元化、智能化，同时这对档案的建设提出了更高的要求。在大数据时代背景下，档案需朝着信息化方向发展，这不仅可以简化工作人员的工作流程，也可以提高档案的质量。文章在探讨档案信息化建设意义的基础上，分析了我国档案信息化建设的发展现状，总结出一些相应的创新策略。

关键词：大数据时代;档案;信息化建设;策略研究

一、引言

在传统的档案管理中，档案信息主要是以纸质的方式进行记录，这对档案保管环境的温度和湿度有较高的要求，如果保管不当，很容易出现档案资料缺失、信息不准确等问题。在大数据时代的背景下，人们对信息化有了普遍的认可，大数据平台为档案的管理工作提供了便捷，使档案的形式更加多元化、现代化。目前，档案管理员对档案信息化建设的重视程度越来越高，这不仅提高档案管理者的工作效率和工作质量，也在一定程度上推动了档案的现代化建设。

二、档案信息化建设的意义

档案信息化建设的意义主要体现在：能够有效降低成本、有利于提升安全性两方面。在其降低成本方面，档案信息化建设主要将档案数据电子化，首先，与传统纸质档案相比，电子化档案节省了大量纸质档案资料占用的空间。其次，相关工作人员利用信息化数据平台进行管理，可以省去传统纸质管理中打印、装订、装盒、上架等程序，降低工作强度，使档案管理工作更加高效、便捷。

现阶段我国科学技术不断进步，为迎合时代的发展需求，档案朝着信息化、智能化方向发展，并伴随互联网技术逐渐成熟，就其安全性而言，成熟稳定的防护技术和完善的安全制度，为档案信息化建设提供有力支撑，档案传递系统更加精准完善，有效的提升了信息化档案的安全性。

三、我国档案信息化建设的发展现状

（一）电子档案共享程度有待提升

现阶段，我国档案信息化建设处于发展前期，电子档案的共享程度有待提升，有关人员对档案的利用不够充分[1]。虽然目前一部分单位已经开始使用电子档案，但单位的各个部门之间缺乏有效的交流沟通，电子档案共享机制不够成熟，一些档案信息资料，仍需要人工传输处理，这在人力、财力、物力方面造成了一定的浪费。除此之外，一些需求方可能会在节假日休息日需要一些档案资料信息，由于电子档案共享程度有限，档案信息化管理体系不够完善，给这些需求方造成一定的影响。另外，传统的档案管理形式，增加了档案管理人员的工作量，降低了工作人员的工作效率和工作质量。因此，有关部门应不断提升电子档案共享程度，完善档案信息化管理机制，提高工作人员的工作效率，从而加快档案信息化的建设。

（二）档案信息化管理系统的安全性有待加强

互联网具有双面性，现代化技术在给我们带来便利的同时，也给我们带来了一定的挑战，尤其是在信息安全方面，档案管理相关人员应不断加强信息安全意识，提高信息安全防范技术。档案信息化管理中的信息安全问题，是档案管理工作的重点也是难点问题。在档案信息化建设环节中，由于档案信息化管理机制不够完善，相关工作人员缺乏档案信息的安全意识，导致档案管理员在操作过程中很容易出现信息遗漏、缺失、损毁等一系列问题。其次，部分档案管理人员仍一直沿用传统的档案管理模式，一般采用防火墙或是普通消杀软件进行信息安全防控保护，没有事前防控和事后处理的专业技能，很多单位都是在档案出现问题后再去找专业人员处理，档案管理系统抵御外界病毒黑客攻击能力较弱，档案信息化建设的监管力度有待加强。除此之外，一些档案管理员的操作行为不够规范，容易在档案资料收集、传输、借阅的过程中出现信息泄露的情况，从而影响档案的安全性，这不利于档案信息化建设工作的顺利开展。

（三）档案信息化管理机制有待完善

在目前档案信息化建设中，档案信息化管理的机制还有待完善。一些单位的档案管理人员虽然已经开始使用信息化管理模式，但是相关的规章制度建设不完整，档案管理人员在工作过程中缺乏有关参考依据，没有统一的流程制度，造成档案登记格式、后期编研等缺乏规范性，这加大了档案管理人员的工作量，降低了档案管理工作者的工作效率和工作质量，不利于档案信息资料的统一管理和现代化发展。

（四）工作人员综合素质有待提升

在大数据时代背景下，一些单位对档案的信息化建设不够重视，没有专业的档案管理团队，部分档案管理人员不具备足够的档案管理知识，不能熟练的运用档案大数据平台，这影响了档案信息化的建设进程。例如，部分学校保存着大量的学生档案信息，但没有专门负责档案管理的部門，学生档案由教导处管理，一些教师身兼数职，没有专业的档案管理经验，也没有足够的时间和精力处理档案管理的工作，因此，学校不能及时的对学生的档案进行整合、分析，这在一定程度上影响了档案信息化建设的价值。

四、我国档案信息化建设的创新策略

（一）提高电子档案共享程度

为了充分发挥档案信息化的作用，推动档案管理工作的可持续发展，有关单位应进一步创新档案管理模式，更新档案信息化建设的内容。首先，上下级单位之间可以依托于档案管理系统进行档案资源共享，提升上下级单位档案管理工作之间的协调性，避免重复劳动现象的发生[2]。其次，业务关联单位之间可以加强档案共享合作，明确档案共享的内容，逐步实现从基础关联业务的档案共享到关键关联业务的档案共享。除此之外，单位应进一步提升档案管理人员的共享意识以及开放意识，为此，有关单位可以定期开展有关档案管理创新优化的培训活动，加强档案管理人员对于档案共享的认识，提升档案管理人员的实践应用能力以及创新能力，从而提升电子档案共享程度。

（二）加强档案信息化管理的安全性

现代档案信息化管理理论强调档案资源的真实性、完整性以及准确性。档案资源只有具备真实性、完整性以及准确性的特征，才具有相应的意义。一旦档案资源出现失真问题、遗失问题，会给单位档案管理工作带来一定程度的损失。所以，有关单位必须要将档案安全管理作为一项系统性、基础性的工作来抓，加强档案信息化建设的安全性。首先，档有关单位应建立健全电子档案安全管理机制，明确电子档案安全管理的职责以及内容，责任到人，避免工作人员之间相互推诿责任。在事前防控方面，有关单位必须定期对电子档案管理工作进行检查，查找安全漏洞的，评估电子档案安全管理的风险;另外，在事后防控方面，有关单位可以建立档案数字化安全应急机制，避免安全问题发生后电子档案管理工作陷入瘫痪。其次，档案管理人员要进一步创新电子档案管理模式，综合利用多项信息化数字技术对电子档案进行安全管理。除此之外，档案管理人员应进一步发挥信息化技术在电子档案安全管理中的优势，进一步减少病毒入侵的漏洞，建立健全责任机制，确保档案信息化建设工作的顺利开展。

（三）提升工作人员的综合素养

提升工作人员的综合素养对档案信息化建设有一定的推动作用。有关单位应提升对档案信息化建设的重视程度，招聘一些档案管理方面的专业人才，并对应聘者进行全方面的考核，录用一些优秀的人才。除此之外，有关单位应对员工定期开展相关的培训活动，不断丰富档案管理人员的专业知识，确保工作人员可以熟练的运用档案数据化管理平台。例如，高校可以录用一些档案管理专业的优秀毕业生，组建一支专业的档案管理团队，加强对学生的档案信息管理，合理的利用大数据技术，不断创新档案管理模式，提高电子档案的安全性，从而到达档案信息化建设的预期效果。

（四）落实档案信息化的管理制度

在大数据时代背景下，为进一步推动档案信息化建设，有关单位应不断优化完善档案信息化的管理制度，明确各个岗位的职责，提高工作人员对档案信息化建设的重视程度。同时，单位也应建立健全相应的奖惩制度，规范工作人员的操作行为，提高工作人员的责任感和使命感。除此之外，单位应合理的利用互联网技术，加强各部门之间的交流和沟通，充分利用档案大数据管理平台，简化档案传递流程，从而提高工作人员的工作效率和工作质量。学校在档案信息化管理中应全方面的分析网络安全问题的影响因素，并提供必要的资金和技术支持，安装防病毒软件，对系统进行加密，从而实现内网和外网的分离处理。只有保证数据的安全，才能在当前基础上实现安全监控，将监控记录作为档案管理的基本，落实档案信息化的管理制度。

（五）制定科学有效的档案管理目标

管理目标的制定和落实是加强档案信息化管理的关键，单位应根据自身的档案建设情况，结合大数据时代的发展需求，制定合理的电子档案管理目标。例如，学校在具体档案管理中，应对学生的实际发展情况进行全方面的评估，但是在当前实际管理中，档案管理人员缺少有效的执行标准，导致档案信息化管理内容缺少针对性和实用性[3]。互联网作为当前应用广泛的媒介方式，为档案的信息化建设提供了便捷。档案内容在一定程度上可以反映出学生心理的变化，在院校档案管理中，档案管理人员需要突破传统的管理方式，在现有基礎上充分挖掘大数据资源，并对档案现代化建设体系进行扩充。

五、结束语

为迎合大数据时代发展的要求，有关单位应不断推进档案信息化建设工作，打破传统档案管理的局限性，合理的利用现代化信息技术，创新档案管理模式，提高电子档案共享程度，加强档案信息化管理的安全性，提升工作人员的综合素养，落实档案信息化的管理制度，并制定科学有效的档案管理目标，从而提高档案管理工作人员的工作效率和工作质量，进一步推动我国档案信息化建设事业的发展。

参考文献：

[1]张颜.试论大数据时代档案管理的共建与共享[J].兰台内外，2018（03）：25-26.

[2]刘岚萍，旷文俊.档案数据深度挖掘与精细化管理：大数据时代档案信息化建设策略[J].知识经济，2020.

[3]韦翠清.大数据时代高校人事档案信息化建设研究[J].中国管理信息化，2018，021（013）：167-168.