司法改革背景下法院数字化档案建设路径研究

董金凤 周佳芸 钱岑

摘要：随着社会的不断进步，信息技术的广泛应用，档案管理工作也在向着信息化的建设方向发展，旨在通过档案数字化建设来提高档案管理的质量和效率，让法院档案资源的价值得以最充分的开发与利用，为法院审判体系的完善、审判能力的提升提供参考依据。这不仅是档案管理工作进一步发展的内在需求，也顺应了当前司法体系改革的要求和规律，更是促进了法院的跨时代性发展。但在具体的实践过程中由于管理制度不科学、管理队伍能力发展失衡以及对信息技术的利用程度偏低都方面的影响，数字化档案的建设工作始终无法取得预期的效果。若想改变现状就需要做出系列调整和优化。在此，文章就详细的论述了法院开展数字化档案建设工作的意义，分析了建设中存在的问题，并针对现状提出了对应的解决对策作为参考。

关键词：司法改革;数字化档案;建设意义;存在问题;建设路径

一、引言

早在十七大会议中就对提出了司法改革，旨在通过对司法系统的进一步规范

化来确保司法的公平、公正，提高司法能力，践行司法为民，从而为切实维护人民的利益、促进经济的发展与社会的和谐与稳定提供有力的司法保障。人民法院也在这样的大环境中对各项司法工作的开展进行了调整和优化，其中档案管理工作的创新与发展则成了司法改革之下人民法院最为重视的一部分，再加上当前数字化建设已成了社会各个领域发展的必然趋势，鉴于此，人民法院也将焦点放在了数字化档案建设的工作中。

二、开展数字化档案建设的意义

（一）有助于提高法院审判工作能力。档案数字化能够提供详细、即时的数据信息，使查询资料变得非常方便快捷，档案库也从原本的文件实体保管扩展成了提供信息的信息保存调用中心。那么法官在调阅和使用案件资料时就能更加便捷、途径也更加多样，对档案资料信息也能一目了然、全面掌握。如此不仅解决了调卷难的问题，也极大的提高了审判效率。

（二）有助于档案资料实现更高的社会价值。当前法院系统的档案数量越来越多，涉及的内容和领域也更加复杂、繁琐和多样，传统的人工管理模式有着极大的难度。而数字化建设则能极大的节约档案的存储空间，它可以按照档案资料存储时间的长短、利用价值的高低、重复使用频率等对海量的档案资料分门别类，方便法官及其他用户随时查阅。尤其是法官在查阅一些时间久远但并未结案的案件时更加便利。如此档案资料的价值就被充分的利用了起来。

三、法院档案建设中存在的问题

（一）信息技术的利用程度偏低。在具体的建设过程中信息技术的并没有得到最充分的利用。比如管理软件的使用。一方面当前法院在管理档案资料时所使用的软件部分是从社会渠道购进或者被推荐的，某种程度上是與法院的实际工作不相符的，另一方面也有部分软件是上级机关统一认定或者研发的，具有普遍性，并不适合所有的法院系统;而更重要的是这些软件几乎都是同步运行的，这就导致了数据、资料之间的难以兼容和整合。

（二）建设机制不完善。社会是不断发展的，政策也会随之而变化，社会对档案服务的标准和要求也在不断的提高，因此原有的档案制度就具有了明显的滞后性特点。比如对档案的归档流程、行为、时间以及如何开展数字化建设、应该遵循和的原则和流程等并没有做出规范而明确的规定、管理和借阅使用时也没有针对后果制定违规惩处制度，致使资料丢失、损害，在数字化建设中也无法确保资料的完整性。

（三）管理队伍发展不平衡。目前的档案管理队伍专业人员偏少。很多管理人员对信息技术的运用只体现在文件的输入、输出和传送等基本功能上，对于如何将文件、资料等转化成数字化、如何进行妥善保存，又经过怎样的授权才能访问以及当信息载体出现异常时或被入侵时怎样防范和控制等更加深入的知识和技能掌握的并不熟练，这样的人才也相对较少，不足以完全满足海量档案的数字化建设需求，从而影响了数字化建设。

四、司法改革背景下法院数字化档案建设路径

（一）依托信息技术完善数据库。档案数字化建设是需要有一个完善的数据库和网络体系来支撑的，因此法院就需要针对自身的特点以及工作需求来加强对档案数据库的建设，从而建立起法院档案全文数据库和档案目录数据库，规范档案数据化的技术系统，逐步建立互通兼容系统，使各种电子档案在通用标准下顺畅转换，确保能对各类电子档案予以及时的存储和归类，方便使用者对其进行查询和借阅。例如，利用关键词检索、姓名检索查找犯罪嫌疑人、被告人的犯罪前科，利用建立起的专题编研成果，为法官办案提供案例参考，为领导决策提供信息支撑。

（二）打造优质队伍提升建设水平。针对当前人才队伍发展的不平衡性和数字化建设对人才的标准和要求，法院要提供各种平台和机会对在职档案管理人员进行教育培训，不仅要大力宣传档案管理意识，让他们树立起正确的管理理念，端正工作态度，同时也要通过档案管理理论知识、政治常识、法律常识等的专项教育活动来提升他们的思想觉悟、提高业务管理水平，更重要的是可以鼓励在职人员参加社会信息技术教育机构来学习信息技术，或邀请、委托、聘请该领域的专家、教授等进行现场教学和指导，让管理人员既能学到知识，也能完善实践活动，更好的将理论与实践融合起来。另外，在任用或录用管理新成员时，法院方可以着重考虑其道德修养和信息技术应用能力，以便他们能尽快的适应工作环境，如此来推动数字化档案的建设工作。

（三）提高数字化管理。在管理工作中利用网络光纤与硬盘的连接阵列，提升数字化档案管理的系统性，同时增加系统内部的储存量。其次，对磁盘阵列产品的结构和硬件的组合要按照严格的标准进行操作，而磁盘阵列需要多元化的保护程序都为数字化档案管理提供了系统保障，增加了档案的安全性。再次，要提升档案的使用性。由于磁盘阵列本身具备了对系统的维护功能，使得数字化档案的管理可以实现在线升级功能，让管理更见便利、安全、有效。

（四）建立完善规章制度。规章制度是各项工作开展的重要保障，法院要基于自身工作的实际情况制定出完善的规章制度。比如制定具体的工作标准、建设的内容、每个人的职责范围、考核标准及指标等，这样就能对管理人员等行为进行有效的管理和控制，增强工作的标准化程度，为整合应用档案数字化资源创造条件。另外，针对档案资料的保密工作，制定科学的责任制度，便于责任落实到人。比如分管院领导要对整个档案部门负责，管理人员按照自己的职务和工作范围做好保密工作，保密部门监管并向档案管理人员传达相关的保密规定，尤其是一些极其要紧和机密的档案资料原则上不予公开，若确实需要使用该档案，那么必须要经过办公室、原承办部门审核，分管院领导批准;通过U盘为载体存储的档案资料也不能交叉使用，应该严格区分档案室局域网、法院系统专网和外网，做到物理隔离，从源头杜绝泄密行为的发生，确保档案数字化建设的顺利开展。

五、结语

概括而言，基层人民法院开展数字化档案建设工作是司法系统发展的内在需求，也是档案管理工作发展的必然趋势，但针对当前数字化档案建设中存在的问题，法院应当予以重视，并通过队伍建设、平台建设、制度建设等来改善现状，为数字化档案的建设工作营造良好的环境。

参考文献：

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作者单位：江苏省盱眙县人民法院