化工现代化企业档案管理数字化建设探究

李翠兰

关键词：化工现代化企业;档案;管理数字化

在电子商务、计算机辅助管理等技术应用范围不断拓展的背景下，企业内部管理数字化建设经验日益丰富，为化工现代化企业纸质档案管控向数字化转换提供了充足的可借鉴经验。这种情况下，作为管理“化工现代化企业日常生产、经营活动中形成的具有考察价值的原始记录”的档案部门，就需要主动迈进数字化时代，开展纸质档案管控向数字化转换。

1 化工现代化企业纸质档案管控向数字化转换的目的

化工现代化企业档案管理数字化主要指档案的电子化、信息化。即依托现代高科技手段，以档案信息资源的开发利用为核心的档案信息资源高效利用过程[1]。这种情况下，化工现代化企业纸质档案管控向数字化转换的目的就为：通过计算机管理软件，在各个环节，将存储在纸质载体上的档案信息部分转移到磁性介质上，如磁盘、光盘、磁带等，便于计算机管理软件识别处理，且可以在化工现代化企业内网上高速共享可供识别利用的代码序列。

2 化工现代化企业纸质档案管控向数字化转换的原则

2.1 安全真实

安全真实是化工现代化企业纸质档案管控向数字化转换的首要原则。化工现代化企业不仅需要保证数字化建设过程中档案原件安全，数字化副本可以全方位展现原件内容，而且需要尽可能避免对档案内容进行额外删除、添加处理，保持档案原始面貌。

2.2 全员参与

化工现代化企业内的每一位员工都是纸质档案管控向数字化转换的重要个体，也是纸质档案管控向数字化转换质量的重要保障。因此，在纸质档案管控向数字化转换过程中，企业应创造一个安全、平等、和谐的环境，充分认可每一位员工的创造价值。并通过教育、宣贯等手段，逐步提高内部职工对档案管理数字化的重视。

2.3 规范高效

化工现代化企业档案管理数字化需要遵循国内行业标准，以数字化副本技术参数、工作流程及分辨率为重点，规范开展作业。同时对纸质档案管控向数字化转换投入必要性进行评估，结合企业实际情况，均衡效益、进度、质量，选择最优方案。

3 化工现代化企业纸质档案管控向数字化转换的措施

3.1 注重前期规划

在信息化时代，化工现代化企业内部各个部门对于档案利用的需求也处于时刻变化状态，为了保证纸质档案管控向数字化转换效益，化工现代化企业应强化调研，突出重点，分步骤开展，以各部门对档案资源利用需求为引导，结合企业实际利用需求、档案室内部馆藏情况，进行纸质档案管控向数字化转换范围的合理划定。针对化工现代化企业各科室档案利用实际情况，在企业内生产档案、文书档案、基本建设档案、财务档案等类别中，可以优先选择生产档案作为数字化建设对象，优先选择利用频率较高的具体项目，将其数字化挂载到档案系统内，提高生产档案利用效率。

在纸质档案管控向数字化转换对象确定后，化工现代化企业可以跨部门合作的方式，获得企业内生产档案数字化相关资料，对现阶段生产档案管理数字化中累积的质量问题进行汇总分类，主要为图像外斜损坏、文件模糊、缺页漏页、著录信息不全、挂接错误、档案原件破坏等。随后针对相关问题表现，从规范、人员、管理几个方面入手，明确化工现代化企业纸质档案管控向数字化转换质量影响因素。其中规范主要指在化工现代化企业纸质档案管控向数字化转换过程中需要兼顾国家、行业、本企业等多个方面标准要求及安全保密规范;人员主要指人员配备情况、素质高低对化工现代化企业纸质档案管控向数字化转换质量具有直接的影响;管理主要指化工现代化企业纸质档案管控向数字化转换过程中方案选择、组织机构建立、目标设置对建设效率具有直接的影响[2]。在纸质档案管控向数字化转换影响因素明确后，化工现代化企业可以进行对应管理对策的制定，如参照国家标准确定数字化建设参数、采取双岗双控负责機制、加强文件偏差检查校正等。

3.2 搭建安全环境

安全的环境是化工现代化企业纸质档案管控向数字化转换过程顺利推进的保障。化工现代化企业可以优先选择具有原档案库房较近、具备完善保密安防措施、便于档案管理人员进出的区域，进行数字化档案基地建设，以便档案管理人员在原档案文件数字化转化过程中可以兼顾日常办公，保证纸质档案管控向数字化转换效率[3]。同时依据档案保护标准，做好防水、防火、遮阳工作，配备门禁系统、视频监控系统，禁止人员将U盘、移动硬盘及手机带入档案数字化工作基地。必要情况下，可在灯管上安装遮蔽紫外线的装置，避免紫外线对暂存档案质量造成不利影响。

在纸质档案管控向数字化转换基地建设完毕后，化工现代化企业可以选择恰当的档案数字化建设设备，如平板式扫描仪、温湿度控制设备等。其中扫描仪主要选择DS60000高速两用型扫描仪，可以通过自动送稿器进行高质量档案、不平整档案的自动批量扫描，并对扫描后图像进行自动纠偏、翻转、去污处理。在扫描设备准备完毕后，根据相关文件要求，结合化工现代化企业档案借阅的需求、设备性能，可以设定扫描分辨率在一定标准以上，存储格式则可选择PDF格式。

3.3 加强质量控制

首先，在档案管理数字化成果保存标准确定之后，化工现代化企业应从前端质量控制入手，进行纸质档案管控向数字化转换工作质量保障方案制定，明确档案管理数字化副本完整性、私密性保障措施，保证纸质档案管控向数字化转换工程规范开展[4]。同时考虑到现阶段企业内具有多种类型档案，为证明数字副本来源可信性，化工现代化企业应制定详细的数字化任务、对象的书面授权、审批流程，规范验收报告、质检结果凭证、数字化成果移交单等不同类型归档保存工作文档证据链证明。

其次，化工现代化企业应定期对纸质档案管控向数字化转换成果进行检查，如图像是否偏斜、缺失或模糊等。若发现档案图像偏斜，应及时进行纠偏，以档案副本中文字，或者表格下划线为参照物，对方向不正确图像进行旋转，保证偏斜度在1.0%以下;而在发现档案副本出现部分信息缺失、模糊时，应对源文件进行重复扫描，保证扫描件灰度在100dpi以上（彩色图扫描要求在300dpi以上），分辨率在200dpi以上。

最后，在确定图像质量无误后，化工现代化企业可以对图像全文进行逐一识别，并有选择的开展人工校对[5]。同时全方位检验档案扫描、拆分、去污、插图、文本图像匹配情况，并对文本录入、文件页数、页号及文本录入标引进行对比分析，保证加工后数字化档案在清晰度、总数量、完整性方面与源文件一致。随后采用磁盘陈列存储与光盘存储相结合的方式，进行数据备份、登记，并将数字化图像上传至数据库，与目标数据进行挂接。挂接后在线打开再次核查页码、页数、内容，便于后期档案管理、使用。

4 总结

综上所述，化工现代化企业档案数字化建设是一项复杂度较高的系统工程，也是工业行业企业迈入新阶段的重要标志。因此，化工现代化企业应从档案管理数字化内涵入手，结合本企业内部管理数字化建设情况，积极开展纸质档案管控向数字化转换规划，搭建更加安全的档案管理数字化环境，严格把控纸质档案管控向数字化转换质量，保证纸质档案管控向数字化转换效率。

参考文献：

[1]韩李敏.档案数字化攻略[J].浙江档案，2019，000（001）：56-59.

[2]崔炜.煤化工EPC项目工程档案信息化管理中存在问题及其对策分析[J].商品与质量，2018，000（040）：175-176.

[3]陈健.辽河油田实物地质档案库信息化管理应用研究[J].化工管理，2018，502（31）：175-176.

[4]孙丽丽，孙冰，吴军.浅析设备档案的数字化工作——以北方华锦集团设备档案数字化为例[J].机电兵船档案，2018，000（004）：29-31.

[5]潘瑞.档案管理系统（E6）在石油化工档案管理中的应用探索[J].城建档案，2018，000（005）：71-72.