基于用户需求导向的高校档案开发利用研究

满艺

【摘要】本文基于用户需求导向理论，分析高校档案馆开发利用工作的现状与问题，针对当前存在的问题，从用户视角提出相应的优化策略，包括馆藏档案数字化、编研成果多样化、档案展览线上化和档案服务个性化，以期对高校档案开发利用工作有所助力。

【关键词】用户需求导向;高校档案;开发利用

一、概述

（一）用户需求导向。1.用户需求导向的内涵。用户需求在服务行业被率先提出，随后，针对用户群体、用户心理、用户体验的一系列研究应运而生。随着研究的进一步深入，用户至上成为众多服务业的口号，提供针对性服务成为服务行业的一大亮点。这一理念迅速扩展至各机关事业单位，掀起了一场服务革命，不仅仅关乎服务态度，更联动了服务质量、服务方式等方方面面。本文以高校档案馆为例，以档案用户为研究对象，为其提供针对性服务，并根据不同群体的利用习惯，总结规律，完善本馆档案开发利用系统，从根源上提高服务能力和服务质量。2.用户需求导向的必要性。2008年8月20日，教育部和国家档案局发布《高等学校档案管理办法》（下文简称“27号令”），其中明确规定“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构”“管理职责包括开展档案的开放和利用工作”，高校档案馆的定位与职责注定了其服务部门的工作性质。以档案用户需求为导向不仅能够切实提高服务质量，给用户良好的服务体验，带来较高的服务满意度，更能够反推高校档案部门开发利用体系的发展与完善。高校档案馆应顺应时代发展，转变服务理念，变被动为主动，变单向为双向，这既是社会公众的需要，也是时代赋予的责任与使命。

（二）高校档案开发利用。借鉴档案开发利用的含义，本文认为，高校档案开发利用是指通过编制检索工具、挖掘档案内容、编辑出版档案史料等途径开发档案信息，并将开发成果通过多种渠道提供服务，满足不同用户的多样化需求，最终实现高校档案价值的工作。高校档案开发利用工作包含了开发和利用两个环节，开发是利用的前提，利用是开发的目的，两者相辅相成，缺一不可，在实际工作中通常被视为一个整体。

二、高校档案开发利用的现状

2008年，教育部和国家档案局发布“27号令”，使我国高校档案工作迈入规范化进程。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，结合新形势、新背景，为各级各类档案事业发展指明了方向。

在中央文件精神指导下，我国高校档案事业繁荣发展，开发利用工作取得了一定成效。不仅编研出版了《年鉴》《制度汇编》《校发文汇编》等成果，而且围绕光辉校史、著名校友、档案文化等举办了一系列档案展览，并为本校师生提供档案查询、学历认证、出国成绩单翻译等相关服务。目前，各高校档案馆不同程度开展了馆藏档案数字化工作，为进一步提高利用效率打下基础。任何事物的发展都呈现螺旋式发展特征，在取得成效的同时，仍不可避免地存在一定问题。

三、高校档案开发利用存在的问题

在实际工作中，通过观察总结与询问倾听，仍可发现不少问题。目前的编研成果大多属于内部刊物，多服务在校师生，社会公众和已毕业校友利用率较低。线下开展的一系列展览，由于时间地点的限制，受众范围极为有限，宣传效果也受到影响。许多外地校友长途跋涉，前来查档，又因互动交流不畅导致材料准备不充分，来回往返中不仅耽误时间，而且浪费了人力物力资源。同样的查档流程、所需材料、查档须知，档案工作者每天要重复数次，人力损耗尚且不谈，单是其中重复的时间便是一种资源浪费。

这些实践中暴露的问题，最终均指向一个核心：缺乏用户需求导向理念。传统的服务方式是单向服务，即高校档案馆按常规要求和自身理解，编制好检索工具，编研好档案史料，坐等用户上门。这种方式是历史的产物，有其存在的合理性和必然性。如今，随着时代的发展，人民群众多样查档需求和单一服务方式的矛盾已日渐凸显，高校档案馆应顺势而为，积极改变。

只有改变，方能在时代洪流中立于不败之地，方能更好地发挥自身效用，发挥档案价值。因此，高校档案馆应转变观念，变被动为主动，变坐等上门为主动出击，分析用户需求，研究用户心理，提高用户体验，本着服务好每一位利用者的原则，从开发形式到利用途径，全方位顺应用户需求，采纳用户建议。

四、高校档案开发利用优化策略

经过实践摸索与理论研究，本文提出如下優化策略，试图以用户视角反推高校档案开发利用工作。

（一）档案馆藏数字化。当前，计算机技术、网络技术、数字化技术均趋于成熟，借助技术红利，高校档案馆纷纷以“存量档案数字化，增量档案电子化”为目标，在建设目录数据库的基础上，完成全文数字化，并实现档案目录数据库与全文数据的有效挂接。遵循利用优先、兼顾特殊载体档案保护的原则，对使用频率较高、历史久远、损毁严重的档案优先数字化。实现全文数字化目标后，根据需要，有目的地建设专题档案数据库，最终建成数字档案馆。数字化是新时代档案资源开发工作的重要组成部分，是提高利用效率、节省查档时间、改善用户体验、开展线上展览、实现资源共享等一系列目标的基础。目前，各高校的馆藏档案数字化工作主要由外包公司完成，档案馆应委派专人负责数字化工作，做好调卷登记，归还入库时逐一检查纸质档案有无损坏。扫描过程中及时与外包公司沟通，共同解决遇到的问题。如挂接数量较少，可逐一检查挂接情况，如数量太大，可按比例抽查，对扫描效果、挂接准确率等进行评估。扫描过程中应注意对档案内容的保护，与外包公司签订保密协议，确保档案实体与档案内容的安全。

（二）编研成果多样化。高校档案馆的用户群体不仅包括在校师生，还包括已毕业学生，以及其他社会公众，因此，可针对用户群体的不同需求，推出多种编研成果。通过访谈和查档规律总结，拟为不同群体提供不同内容。如针对在校师生的大事记、制度汇编、校发文汇编、文件索引、优秀校友风采等，既能满足快速查找制度和文件的需求，又能通过优秀校友的案例激励在校生，发挥档案教育作用。针对已毕业学生，可编辑XX届毕业生合影集、母校风采展、毕业生档案须知等作为毕业礼物。既让学生带走母校的美好瞬间，又通过毕业生档案须知普及档案的重要性，列举个人档案保管注意事项，馆藏学籍档案清单，学籍档案遗失补办流程等。针对其他社会公众，可编辑出版历届毕业生情况统计、历届优秀毕业生名单、XX大学校史、年鉴、历史名人传、图集画册等宣传类成果，既有助于社会公众了解本校历史，又能在一定程度上起到宣传作用。除此以外，还可针对新生推出“你与档案那些事儿”、大学生档案手册等档案普及性手册，帮助大学生了解档案的重要性，介绍档案馆的工作内容，在大学四年中能为学生提供哪些帮助。

（三）档案展览线上化。举办展览是高校档案开发利用的传统途径，但由于时间和地点的局限，展览面向的群体十分有限，因此，宣传效果也受到一定影响。随着网络技术的发展，举办线上展览为高校档案馆提供了新思路。线上档案展览即通过互联网技术和计算机技术，将传统展览以电子形式呈现，使用户不受时间和空间限制，随时随地即可观看。线上展览扩大了用户群体，拓宽了宣传范围，增强了宣传效果。2019年7月1日是中国共产党的98岁诞辰，为隆重纪念这一重要历史时刻，温州市文化广电旅游局以中央档案馆和上海市档案馆馆藏红色珍档为主体，举办了题为“信仰的力量——中国共产党人的初心”线上展览，通过五大篇章展示了中国共产党人的伟大信仰和执着追求。展览中呈现出许多珍贵照片档案，以图文并茂的方式将我们隔空带入百年历史。除此以外，浙江大学档案馆网上展厅共推出了“馆藏书画展”“音乐生活展”“档案图片展”“竺可桢纪念馆”“浙大西迁历史展”“《俊彩星驰》展”“浙大校史展览”“《奥运精神与浙大体育》展”等共17个展览。只需单击鼠标，即可在线参观17个专题展览，为其他高校档案馆开展线上展览树立了典范。

（四）档案服务个性化。实现个性化服务目标，需要做好充足的前期准备工作。第一，高校档案馆应加强服务意识，致力于提高服务水平，树立“以人为本”的服务理念，将“服务意识”深植于心。及时总结查档时遇到的用户需求，对此提出相应的应对措施。第二，基于移动网络的快速发展，高校档案馆应顺应趋势开通微信、微博账号，通过移动网络媒介，及时宣传档案内容，提供档案咨询，查询办事流程。第三，为每个用户设置用户名和登錄密码，对其历史查询内容进行总结分析，找寻其利用规律，适时推送其感兴趣的档案内容。第四，优化档案馆官网设置，开通无障碍浏览端口，使页面字体可调节，页面内容可播报，方便老年人和残障人士等弱势群体使用。如北京市档案馆官网首页，顶端有无障碍浏览入口，单击即可放大页面和字体、缩小页面和字体、指读、连读、加大音量、调小音量、在显示屏上放大显示等，降低了弱势群体的使用难度，扩大了网站的受众范围，在一点一滴中彰显人性关怀。

【参考文献】

[1]张会超主编.档案开发利用教程[M].沈阳：辽宁大学出版社，2014.

[2]北京市档案信息网[EB/OL].http：//www.bjma.gov.cn/Assistants/index.html.2019-12-30.