高校图书馆档案信息资料的收集管理和开发

李富存

摘 要：随着我国高等教育的不断开展，它不仅促进了我国教育事业的发展和改革，同时也为我国高校图书馆的档案管理工作迎来了发展的契机，进而也为档案管理工作带来了一定的挑战。对于高校图书馆的档案信息资料而言，它是极为重要的信息资源，随着高校图书馆的不断发展，对档案信息资料进行的收集管理及开发工作也已成为高校图书馆档案管理领域极为重要的研究课题。基于此，本文围绕高校图书馆档案信息资料的收集管理和开发进行了分析和探讨，以期可以促进高校图书馆档案工作的可持续发展。

关键词：高校图书馆;档案信息资料;收集管理;开发

中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 07-0-02

一、引言

对于档案信息资料而言，它属于一种隐性的信息文献，在高校图书馆的信息资源中更是占有极为重要的地位。在高校档案信息资料中，它记录着图书馆在不同时期的发展轨迹，同时也具有很大的信息传播及利用的价值，而这对于高校图书馆日后的发展更是有着至关重要的影响。所以在新形势背景下，高校图书馆必须要对工作期间产生的档案信息资料进行科學、全面地收集管理和大力的开发利用，只有这样，高校图书馆的档案信息资料才能将自身具备的作用进行充分的发挥，进而才能促进我国高校图书馆档案管理工作的可持续发展。

二、高校图书馆档案信息资料的收集管理分析

（一）对信息资料的收集范围及途径进行拓展

对于高校的图书馆而言，通过进行日常的工作和实践活动，其中会产生大量的档案信息资料，同时这些信息资料也是对图书馆所有活动进行的写实记录。档案信息资料的收集可以说是图书馆档案信息化管理及开发利用的前提，针对图书馆的档案信息资料的收集工作，高校图书馆的工作人员需要根据该工作具备的特点，如学术性、专业性等从而对信息收集的范围进行有效拓展，这样图书馆的工作人员也可对各种类型的档案信息进行及时、精准的收集、整理和存储。与此同时，当工作人员在对档案信息资料进行收集时，他们也要结合图书馆档案载体具备的多样化特点进行工作。在此期间，他们除了要对纸质的档案信息资料进行收集之外，还要对光盘、胶片等载体的信息资料进行全面收集，而且不论是对日常工作中的文书及档案，还是对图书馆服务以及管理期间产生的信息数据，工作人员都需要对各种类型的档案信息资料进行全面、多角度的挖掘和收集，这样高校图书馆档案信息资料收集的全面性、系统性才能得到有效的保证。除此之外，通过管理角度以及业务流程可以发现，图书馆的档案信息资料可以分为日常管理档案信息资料以及业务流程档案信息资料。针对日常管理档案而言，作为图书馆档案的基础，它不仅包括工作计划、岗位职责，还包括经费预算以及会议记录等等。至于图书馆的业务流程档案，它涵盖了图书的借阅档案、课题研究档案以及读者登记档案等。对于高校的图书馆而言，他们开展的日常管理以及业务流程所涉及的每一项档案工作，都对图书馆的发展和建设有着至关重要的作用。以业务流程中的文献采购档案为例，工作人员通过将该档案工作做好，它不仅可以将文献书籍的采购质量进行大幅度提升，同时还能防止出现重复采购书籍的问题。至于读者借阅档案，工作人员通过对该档案进行建设，也可使他们了解读者的水平以及阅读的类型，这样他们便可结合读者的阅读特点和需求从而为其提供个性化的服务，这样高校图书馆的服务工作质量也会得到有效的提高。

（二）对档案信息资料进行合理分类和管理

对于图书馆专业工作而言，档案工作与其有着极大的联系。在进行日常工作的过程中，图书馆的工作人员为了能更好地进行档案信息资源的开发和利用，他们在收集到档案信息资料之后，首先就需要对其进行合理分类和整理，之后还要结合实际情况对其进行科学、规范的管理，这样对于档案工作中存在的查找及利用困难的问题也能进行有效的解决。与此同时，工作人员在进行分类操作时，他们必须要根据逻辑性以及客观性进行，在进行档案信息资料的整理工作时，也要对历史的连续性进行保证，这样档案自身存在的价值才能得到充分的发挥，而对于这些信息资料才能进行更好的开发和利用。除此之外，工作人员在对图书馆档案信息资源进行建设和整合时，也要严格按照国家规定的档案工作相关法规进行，对于图书馆档案的分类工作、编目工作等，他们也要进行标准化著录，同时还要进行科学化管理。而且，在工作的过程中，工作人员还要对现代技术手段进行合理应用，进而对图书馆的档案信息资料进行存储和管理，而这在很大程度上也有利于档案信息资料的开发和利用。此外，工作人员在对高校图书馆档案信息资料进行管理的过程中，也要对管理方法进行合理采用，如集中与分散的有机结合的管理方法。对于高校图书馆档案的日常管理工作而言，它应该由图书馆办公室进行集中管理，同时也需要交由专人对该工作进行负责。至于高校图书馆业务流程的档案，则需要将其交由图书馆的各部门进行分散式管理。高校图书馆通过采用这种方法进行管理工作，它不但可以使图书馆的各部门结合自己的业务及职能对档案信息资料进行合理收集管理及利用，同时在很大程度上也可将各部门开展工作的积极性进行有效的带动[1]。

三、档案信息资料具备的作用

（一）可以为图书馆的人力资源建设提供有力的参考依据

对于高校图书馆的建设和发展而言，人才队伍的建设是极为重要的。通过图书馆的档案信息资料，可以从中看出图书馆人事管理的情况，同时也能对图书馆工作人员的专业水平及能力进行全面的了解。结合图书馆档案信息资料，它也可以为图书馆人才的规划及人员的培训提供极为有力的参考依据。

（二）是图书馆对高校读者进行宣传教育的主要教材

对于图书馆的档案信息资料而言，它是高校图书馆在开展教学、管理以及服务等工作进而产生的，同时它也是图书馆对高校读者进行宣传教育的主要教材。比如，借助高校图书馆中的馆藏数据以及管理数据等，都可以将图书馆的形象及情况展现在读者面前，同时图书馆通过采用现代化服务和管理方法，也可使读者看到图书馆的工作热情，这样在很大程度上也可促进图书馆的稳定发展。

四、高校图书馆档案信息资源的开发利用分析

（一）对档案信息服务进行全面开展

对于高校图书馆的日常服务而言，档案信息与其有着不可分割的关系，档案服务的内容又与图书情报相似相通。高校图书馆在开展工作期间，应对档案信息资料进行准确区分和分类，对于各种类型的档案信息，他们也要根据著录标准从而对档案目录进行合理编制，这样读者也可更便利地对档案资料进行查阅。与此同时，对于图书馆内的服务设施，工作人员也要进行合理的利用，這样档案的信息服务也能进行全面的开展。比如高校图书馆可以设办档案信息咨询处等[2]。

（二）对信息资料编研工作进行合理开展

对于高校图书馆的档案信息而言，它通常情况下是以分散的原始信息资料进行呈现的。特别是那些合并高校，在进行合并之前，各个学校的图书馆都是独立工作的，不论是在学科专业还是办学层次等方面，都有很大的差异存在，正因如此，在学校进行合并之后，图书馆档案的信息内容变得较为复杂，而且数量也极为庞大，更是呈分散状态进行存放，而这在很大程度上也不利于人们的使用。对于此，对于各种类型的档案信息资料，高校图书馆应对其进行计划性的分析、筛选，之后还要对极为典型且具有极大应用价值的信息资料进行合理的编制。

（三）通过展览进行广泛的宣传

在进行日常工作的过程中，高校图书馆可以对馆内的馆藏资源及相关阅览及服务的统计数据进行定期的展览。与此同时，图书馆也可以对优秀读者的评比结果进行合理公布，之后还可以借此机会向高校学生进行大力宣传。而且对于图书馆的馆藏档案信息资料，图书馆的工作人员也要对其进行合理利用，这样他们便可借助这些资料从而对高校读者进行有效的宣传教育，通过进行阅读指导，其也可以对图书馆档案信息资源进行全面开发和利用[3]。

五、结束语

总而言之，档案信息资料对于我国高校图书馆的发展和建设而言是极为重要的，随着图书馆工作的不断开展，档案信息资料也随之产生。针对各种类型的档案信息资料，图书馆必须要对管理方法进行合理采用，之后通过全面的开发和利用，以此促进高校图书馆的不断发展，而这在很大程度上也可将当代社会对高校图书馆提出的要求进行全面的满足。

参考文献：

[1]薛非.高校图书馆档案信息资料的收集管理和开发利用[J].档案与建设，2005，（10）：42-43.

[2]刘艳.新形势下如何做好高校图书馆档案管理工作初探[J].中国科技信息，2005，2（19）：255，262.

[3]杨玲.职业院校图书馆档案资料收集与利用[J].卷宗，2019，9 （30）：46.