事业单位文书档案的管理分析

2020-08-20谭春红

时代人物 2020年7期

谭春红

这些年来，许多事业单位管理的理论研究文章如同雨后春笋一般，然而很多事业单位仍然缺乏科学的事业单位文书档案管理工作体系。许多的专家学者，已经针对事业单位管理的相关问题进行了一一分析，并提出了独到的见解和对策。笔者基于事业单位文书档案管理，在归纳分析的基础上，初步提出改革事业单位文书档案管理工作的有效策略，促进事业单位文书档案管理工作效率提升。

1.文书档案管理工作的现状

据数据分析，许多事业单位的管理工作，展现出了较强的实践能力，这和他们的重视培养管理人才是分不开的。但是由于许多事业单位都过于注重管理人才技能提升，不重视文书档案管理体系的设置，以至于许多事业单位只有管理人才没有管理体系，根本不能适应事业单位文书档案管理的工作要求。这就说明事业单位缺失管理体系的问题是十分严重的，我们必须重视这个问题，并在事业单位机构体系改革中逐步增加文书档案管理的比重。总的来说，事业单位文书档案管理工作存在两个方面的问题：

1.1管理者不理解文书档案管理体系的重要性

笔者了解到许多事业单位中层管理人员，并不清楚文书档案管理的含义何在，或者自己的话总结不到位，也不知道加强文书档案管理对事业单位未来发展方向的巨大帮助。根据问卷调查，许多人员认为文书档案管理对他们的业务能力提高有所帮助，但是他们还是更倾向于业务能力提升，不太愿意花时间研究文书档案管理这方面。还有些人员深受传统观念影响，排斥信息化，不愿意使用现代化设备。其次，部分人员不善于整合信息技术和传统文书档案管理，更不会主动获取外界的教育资源，不及时更新信息化知识储备。[1]

1.2未建立有效的文书档案管理体系

暴露这些问题的根本原因，就是因为很多事业单位管理工作，已经偏离了事业单位文书档案管理的实际。很多事业单位表面上都在倡导实用性，建立崭新文书档案管理体系，但是形式主义比比皆是，许多中层管理者根本不重视文书档案分类，认为这是十分枯燥无味，文书档案管理是没有效果的。这些事业单位的现象，都说明我们的事业单位并没有“从实际出发”，偏离了文书档案管理的建设路线。[2]

2.提高事业单位文书档案管理工作效率的方式：

2.1深刻认识到事业单位文书档案管理的重要性

文书档案管理信息化就是为了给事业单位打造一个高效的管理环境，因此，事业单位必须让中层管理者意识到建立事业单位文书档案管理体系的重要性。并且，对于一些管理工作出现问题，要经常和管理者联系，联手解决文书档案管理存在的问题，增强彼此的交流。工作人员应当和管理者一起分析问题，并找到问题产生的关键点，从而有针对性的解决。

2.2提高管理人员的专业素质

许多文书档案管理人员并没有重视文书档案管理的深度和广度，他们只是得过且过，对文书档案管理工作不加思考。虽然这样看起来很有条理性，然而没有对具体管理机制进行创新，导致事业单位管理工作滞后。所以，提高管理人员专业素养就显得非常重要，这让管理人员可以多加思考。管理人员不要盲目建立管理体系，应该先做好事业单位调查研究，再进行相关改革举措，在实践中不断提升自己的素养。在未来现代化的教育发展中，传统文书档案管理模式已经不合时宜。信息技术的兴起极大地改善了传统文书档案管理，但也深刻冲击着文书档案管理的固有领地。管理文档的方法变得多种多样。[3]

2.3尝试利用现代信息化手段

只有利用现代化管理手段，在未来改革浪潮中才不会被淘汰。首先，事业单位要摒弃不合理的传统管理观念，积极尝利用信息化管理，积极探索多样化的文书档案管理方式，交流先进的技术，高效地进行信息的收集。在业余时间，事业单位工作人员进行基本知识学习。除了学习信息技术理论知识，管理者要在实践中熟练运用信息化设备，拓宽获取信息的渠道，强化互联网信息检索及整合，利用电子图书馆、知名大学网站等各种现代信息资源，进行有关学科各类信息的汇总。

可以说，现代化信息技术的发展，深刻影响了传统文书档案管理模式，改变了事业单位文书档案管理工作。在这种背景下，文书档案管理人員不应该自怨自艾，而要端正态度，坦然面对新兴技术崛起，并且不断学习先进的文书档案管理方法，培养自己自主学习的能力，科学高效地用新媒介获取新知识。事业单位文书档案管理工作人员还要注意不断提高自身计算机水平，建立科学的事业单位文书档案管理体系。