ASP.NET下的电子文件检索管理系统设计与实现——以辽宁民族师范高等专科学校为例

徐健辉

(辽宁民族师范高等专科学校民族文化与职业教育系，辽宁沈阳110032)

0 引言

文件管理在高等院校中是一项非常重要的基础工作.传统的文件管理方式存在着一定的弊端.第一，存在文件泄露的风险.文档管理的文件柜，一般都在固定房间里共用，环境不稳定，如果有不同身份的人群出入，则数据安全存在着极大隐患[1]；第二，重复电子扫描.以往的查阅方式都是通过记录本登记，然后以目录检索的方式找到对应的文件柜进行文献查找，找到纸质版文献后再经过扫描仪等形式录入到电脑中，进行电子文档的传阅.每次都需以手工方式进行操作，非常不方便[2].第三，不便于追踪文件版本的记录.一份文件最终下发之前，都是以试行的方式进行传阅和审核，需要不断对发文进行修改和校订，所以会产生不同版本的文件，如果没有电子文件检索管理系统则不便于追踪这个文件的版本更新记录.

C#语言是一种面向对象的语言，利用.NET框架编写程序可以快速地在多平台的操作系统上运行，因此，本文以辽宁民族师范高等专科学校为例，设计了一套基于ASP.NET下的电子文件检索管理系统.通过使用电子文档管理的方式，由于服务器端有电脑硬件防火墙的保护，并且采取了分级和权限控制，减少了数据泄露的风险.同时，计算机技术的应用解决了传统文件管理模式所带来的弊端，提高了文件管理工作质量[3].

1 电子文件检索管理系统模块功能

此系统分为六个功能模块，包括权限管理、文档管理、在线预览文档、文档检索、文档库模板、系统管理等.主要模块功能如下：

1.1 权限管理

系统默认一个超级管理员，能对所有部门进行添加、分类移除,可以进行系统内部群组划分，使每个群组之间只能看到群内的内容[4].可以进行用户角色权限配置，分配用户的角色以及文档搜索的权限等.

1.2 文档管理

(1)文档上传.系统可以上传pdf、doc、ppt、xls、jpg等格式的文档类型，并且支持断点续传.根据上传用户所在的分组，普通用户只能在本组内进行显示和搜索.

(2)删除文档.管理员可以删除所有成员上传的文档，对其进行作废处理.当把文档状态修改为作废后，该文档不再显示.

(3)修改电子文件的保存期限.由于文件存在时效性，管理员可以通过文档管理对其有效时间进行设置.当超过文档有效时间后，普通用户在搜索页面查看不到该文档，从而节省查询的时间.

1.3 在线预览文档

采用电子文件的管理方式进行管理，系统会记录下更新版本的痕迹和记录，可以追踪和追溯此文件或条款是经过什么样的流程产生的正式文件.由于很多版本的文件名字都是类似的，可以通过在线预览的方式进行预览，确定是否在查阅文件后进行下载，省去了逐个下载后进行确认的时间.

1.4 文档检索

电子文件可以通过用户上传文件时设定的多维度的关键字进行查询，如上传时间、文件类型、上传用户、上传类型、部门等，可以快速定位，方便用户快速获取相关文档.

1.5 文档库模板

利用文档库模板可以在线下载学校内部常用的发文和收文的文件，并对其进行快速修改，进行文档处理和操作，极大地方便了用户.

1.6 系统管理

超级管理员通过后台进行登录后，可以进行系统设置，如修改用户密码、重置密码、系统的颜色配置、系统字体大小的配置、系统站点的配置、系统的备份路径、系统的开放时间等.

2 设计管理系统使用的开发工具和技术

本系统采用了MVC模式和ADO.NET框架，后台开发语言为C#开发语言，利用Visual studio 2010集成工具，同时前台使用了JavaScript脚本，数据库采用的是SQL Server 2008 R2.

2.1 MVC模式

MVC模式是一种软件架构模式，它强制性地使应用程序的输入、处理和输出分开.MVC应用程序分为三个核心部件：模型、视图、控制器，它们各自处理自己的任务.MVC模式使开发和维护用户接口的技术含量降低，使开发时间得到相当大的缩减，提高开发效率.

2.2 ADO.NET框架

ADO.NET框架具有内置的XML支持，可以与其数据以独立的方式存在，并且提供了一组接口来实现自定义.NET 程序，以满足特定的数据访问需求，可以更轻松地维护系统.

2.3 C#开发语言

C#是微软公司发布的一种由C和C++衍生出来的面向对象的编程语言、运行于.NET Framework和.NET Core(完全开源，跨平台)之上的高级程序设计语言.它在继承C和C++强大功能的同时，去掉了一些它们所具有的复杂特性(例如没有宏以及不允许多重继承).C#综合了VB简单的可视化操作和C++的高运行效率，因其强大的操作能力、优雅的语法风格、创新的语言特性和便捷的面向组件编程的支持，成为.NET开发的首选语言[4].

2.4 Visual Studio 2010集成工具

本系统开发采用的是ASP.NET环境下的Visual Studio 2010集成工具，这个开发工具可支持开发面向Windows 7的应用程序，除了.NET Framework的本地代码并行扩展以及并行模式库(Parallel Patterns Library)，Visual Studio 2010还包含了用于调试并行程序的工具，可以快速地构建中小规模的系统，具有生命周期短等优势[5].

2.5 JavaScript脚本语言

JavaScript(简称“JS”) 是一种具有函数优先的轻量级、解释型或即时编译型的高级编程语言.它虽然是作为开发Web页面的脚本语言而出名的，但是也被用到了很多非浏览器环境中，JavaScript 是基于原型编程、多范式的动态脚本语言，并且支持面向对象、命令式和声明式(如函数式编程)编程风格[6].

2.6 SQL Server 2008 R2数据库

通过使用关系型数据库SQL Server 2008 R2，提高了可管理性，强化了商业智能及数据仓库，为最苛刻的工作负荷提供了更有力的支持，为应用程序和数据中心的服务器提供更有效率的管理.

3 电子文件检索管理系统的整体流程和存储设计

3.1 系统的整体流程

系统分为管理员用户和普通用户，其中管理员用户又分为超级管理员和普通管理员.

登录系统时根据工号所对应的角色标签属性进行区分，进入不同的界面.当超级管理员角色判定为真时，可以运行管理员设置、功能设置、文档的维护与上传和版本查询等功能.当角色为普通管理员时，只具备查询的功能.系统的流程如图1所示.

3.2 存储设计

本系统基于浏览器模式，支持PC端、IOS客户端、Android客户端.浏览器智能终端可以通过HTTP协议访问服务器.服务器通过中间件处理成存储服务器和数据库服务器，并分别进行静态备份，即使因为意外因素导致数据丢失，也可以从备份服务器上重新获取，保障数据的完整性和降低由于数据丢失带来的风险，存储设计流程如图2所示.

4 电子文件检索管理系统的实现

4.1 后台管理登录

管理员通过后台进行管理登录.管理员需要输入正确的用户名、密码登录后方可进行操作.操作界面如图3所示.

4.2 首页检索

在网址栏中输入网站地址后就会自动进入到首页检索页面，在这里会根据文档上传的时间进行降序排列，最近上传的会显示在最上面，页面上将会按照编号、文档名字、上传人、文件来源、上传时间等维度展现.每页显示20个文档，通过“下一页”标签换页.如图4所示.

4.3 搜索设置

进入到检索页后，可以通过多个维度进行搜索，如文档名称、作者名、文档关键字、文档来源、备注、文件类型、更新时间等，并且匹配模式支持模糊和精确搜索，如图5所示.

4.4 用户管理

超级管理员用户可以进行增、删、改、查的操作，可以新增普通管理员的角色和重置普通用户的密码等，普通用户只能修改自己的密码，如图6所示.

4.5 上传模块

当用户想要把平时常用的模板文件上传到系统时，可以对文件建立多维度的标签，如文档标题、文档作者、文档来源、文档关键字、文档类型、工作属性、文件路径、文件大小、文档上传时间及预留的五个可以修改的字段.文档标题是用户上传文件时对该文件标题所进行的书写，文档作者默认为用户本身，文档来源来自发文单位，文档分为发文和收文两个类型，工作属性分为校内和校外.通过这些维度的字段标签，用户可以搜索子字段，大大减轻了文件管理工作人员的压力，减少了时间成本及人力成本.上传模块界面如图7所示.

5 结语

纸质版文件和图纸化档案模式还会在高校内存在很长时间，但不可否认的是，电子化、信息化管理在文件管理模式里占据着越来越重要的地位.目前，文中设计的电子文件检索管理系统经过一学期的试运行，取得了良好的效果，它使得工作人员可以方便快捷地找到想要的档案和文件，统计特定的资料，提高了文件查询、管理效率，也实现了网上的归档、查询、浏览、下载利用等功能，减少了重复劳动，提高了办公效率.当前，电子归档工作还处在探索阶段，还需要进一步完善，未来纸质版文件与电子文件双轨制管理模式将成为主流的管理模式.